Objectifs
Tout comme l'écran de consultation des comptes clients, l'écran de consultation des transactions des comptes clients permet de consulter l'historique de toutes les transactions de comptes clients (facturation d'honoraires et notes de crédit sur honoraires, encaissement de comptes clients, facturation de frais d'administration et frais d'administration crédités, radiations de comptes clients, chèques sans provision et transferts de comptes clients) ayant été reportées à date aux fichiers des comptes clients.
De plus, il permet de consulter le détail des comptes de grand-livre affectés par chacune des transactions ayant été reportées aux fichiers des comptes clients.
L'écran illustré ci-dessus se divise en deux sections. La section du haut indique le sommaire des transactions des comptes clients et la section du bas indique le détail des comptes de grand-livre affectés par chacune des transactions.
La section du haut relative au sommaire des transactions des comptes clients est utilisée afin de sélectionner les clients pour lesquels l'usager désire consulter le sommaire des transactions des comptes clients et/ou pour sélectionner les transactions pour lesquelles l'usager désire consulter le détail des comptes de grand-livre affectés.
Afin d'accéder rapidement au numéro de client pour lequel l'usager désire consulter le sommaire des transactions des comptes clients et/ou le détail des comptes de grand-livre affectés par transaction, positionner le curseur dans un champ de la colonne Client et taper [Ctrl+Z] ou encore cliquez sur le bouton de recherche de la barre d'outils, puis taper le numéro de client recherché.
Afin d'accéder à l'écran de consultation du détail des comptes de grand-livre affectés pour une transaction, appuyer sur la touche [F6] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Afin de retourner à la section du haut relative au sommaire des transactions, appuyer sur la touche [F5] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Modification ou suppression d'un enregistrement autre qu'une écriture de facturation provenant du journal des travaux en cours (TC)
Il est possible de modifier ou de supprimer un enregistrement, autre qu'une écriture de facturation provenant du journal des travaux en cours (TC), relatif aux transactions des comptes clients apparaissant à l'écran de consultation des transactions des comptes clients malgré qu'il s'agisse de données permanentes.
La modification est possible en positionnant le curseur sur le champ à modifier et en inscrivant les modifications désirées. Depuis la version 2.90, seul les administrateurs et les usagers autorisés sont en mesure de supprimer des telles transactions.
Journal des travaux en cours (TC) et la modification ou la suppression d'une écriture de facturation
Lors du report d'une facture à l'auxiliaire des travaux en cours, les écritures de ventes sont automatiquement générées et reportées à l'auxiliaire des comptes clients. La fiche de facturation des travaux en cours est accessible au module des travaux en cours au menu Transactions / Écritures de facturation des travaux en cours.
Depuis la version 2.90, le journal (TC) a été ajouté. Ainsi, les transactions de facturation provenant des travaux en cours, c'est-à-dire générer avec l'auxiliaire des travaux en cours, seront identifiés au journal (TC). Les autres transactions de facturation, par exemple une facture de vente ou un crédit comptabilisé directement à l'auxiliaire des comptes clients ne peut utiliser le journal (TC). Le journal (JV) ou autre est suggéré pour ces transactions.
Les transactions provenant du journal des travaux en cours (TC) ne peuvent être modifiées ou supprimées (administrateur ou non) à la fiche de consultation des transactions avec les touches habituelles de suppression ([Ctrl+Suppr] ou [-] de la barre de navigation). La suppression d'une écriture de facturation des travaux en cours (TC) doit s'effectuer en utilisant le bouton "Consulter la facture" qui permet la suppression d'une facture (sous certaines conditions) . Cette option supprime les transactions des travaux en cours et les transactions des comptes clients d'une facture spécifique assurant ainsi une synchronisation entre les deux modules.
Période
Activer l'onglet Options et cliquez sur le bouton Période 
situé en haut de l'écran afin d'indiquer la période pour laquelle les transactions des comptes clients doivent être incluses dans les différents rapports disponibles.
Accès à la fiche des clients
Le bouton situé en haut de l'écran permet d'accéder à la fiche des clients et à l'enregistrement correspondant au numéro de client de la transaction.
Rapports disponibles
Rapports |
Description |
3301 |
Liste des transactions de ventes (JV) |
3302 |
Liste des transactions de recettes (CR) |
3303 |
Liste des transactions des frais (FR) |
3304 |
Liste des transactions générales (JG) |
3305 |
Liste des transactions de ventes (TC) |
3306 |
Liste des transactions de ventes (JV) et (TC) |
3307 |
Liste des transactions complètes (tous les journaux) |
3308 |
Liste des comptes du grand-livre |
3309 |
Variation des comptes du grand-livre |
Rapport # 3309
Depuis la version 2.99.0, le rapport # 3309 est disponible afin d'obtenir un sommaire des transactions par compte de grand-livre. La version 3.01.0 permet le regroupement des comptes pour l'ensemble des divisions (disponible seulement lorsqu'il y a plusieurs divisions).
Version 3.3.1 Modifier les transactions qui excède la période autorisée du logiciel
Un usager qui a les droits complets à la fiche des transactions des comptes clients est en mesure de modifier ou de supprimer des transactions à cette fiche. Depuis la version 2.90, les transactions de facturation générée par le logiciel dont le journal est "TC" ne peuvent plus être modifiées (administrateur ou on ) à moins d'être spécifiquement autorisé à la fiche des paramètres sous l'onglet "Comptes clients # 1" de la fiche des paramètres. De plus, ces transactions au journal "TC" ne peuvent plus être supprimées à cette fiche par un usager (administrateur ou non). Il faut plutôt supprimer la facture complète prévue avec l'option de suppression.
Depuis la version 3.3.1, un usager non-administrateur du logiciel n'est plus autorisé à modifier ou de supprimer des transactions (autres que les transactions dont le journal est "TC") des comptes clients dont la date excède la période autorisée du logiciel.
Version 3.2.0 Modifier le numéro de client
Le champ "Client" ne peut être modifié directement dans la grille des transactions suite à la réorganisation de la base de données. La modification doit s'effectuer en utilisant le nouveau bouton "Modifier le no de client". La modification du numéro de client n'est pas autorisé pour les transactions dont le journal est "TC".