Le logiciel contient maintenant une table permanente des clients dont les relevés de compte ont été expédiés par courriel. Ainsi, l'information des relevés expédiés par courriel sera conservée avec d'autres fichiers si certaines options prévues à la fiche des paramètres du logiciel sont activées. Cette opération se réalise lors du calcul du rapport de l'âge des comptes clients. Les données sont conservées en fonction du client et de la date du relevé des clients.
Cette nouvelle fiche est accessible uniquement à la fiche de rapports des comptes clients en utilisant le bouton "Relevés des clients par courriel".
Cette nouvelle fiche "Relevés des clients par courriel" est accessible aux usagers spécifiquement autorisés à la fiche des responsables et à l'ensemble des administrateurs si cette option est activée à la fiche des paramètres.
Depuis la version 2.93, la fiche présente uniquement les relevés de la date sélectionnée.
Depuis la version 2.98 vous pouvez consulter le ficher en format PDF en utilisant bouton 
et consulter le fichier log de l'envoi par courriel.
Boutons disponibles
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Boutons |
Description |
1. |
Sélection des clients. |
Ajout des clients à la table permanente des courriels selon les clients autorisés à l'envoi des relevés par courriels à la fiche des clients et avec des transactions impayées à la date de calcul de l'âge des comptes clients.
La sélection des clients pour l'envoi des relevés des clients en lot peut être limitée aux clients de la division de l'usager selon les options définies à la fiche des paramètres.
De plus, la date de calcul des transactions impayées doit être dans la période autorisée par le logiciel. Ainsi, l'envoi des relevés des clients en lot n'est pas autorisé pour une date en dehors de la période autorisée par le logiciel. |
2. |
Validation. |
Lecture du nombre des transactions aux rapports des comptes clients et des transactions du mois courant aux fins de la sélection des relevés disponible à l'envoi par courriel.
Mise à jour de la liste des clients admissibles à l'envoi des courriels.
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3. |
Tout. |
Sélection de tous les courriels disponibles aux fins de l'envoi par courriel.
La colonne "Sélection" nous indique la sélection des clients effectuée. |
4. |
Aucun. |
Annule la sélection en cours. |
5. |
Envoi par courriel. |
Envoi des courriels en lot. |
6. |
Fiche des messages |
Accès à la fiche des définitions des messages des courriels |
7. |
Relevés des clients |
Rapport des relevés de TOUS les clients de l'âge des comptes clients. |
Sélection des clients pour l'envoi des relevés en lot
La fiche des clients contient des champs spécifiques pour la gestion et l'envoi des relevés.
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Champs de la fiche des clients |
Description |
1. |
Impression des états de compte |
Case à cocher qui permet d'indiquer si le client doit recevoir un relevé de comptes.
La colonne "Imp. Rel" de la grille nous indique cette information provenant de la fiche des clients.
Si le client n'est pas autorisé à recevoir des relevés, la sélection de ce client pour l'envoi des relevés ne sera pas possible. |
2. |
Envoi des états de compte par courriel |
Case à cocher qui permet d'indiquer si le client désire recevoir ses relevés de compte par courriel.
Cette information nous provient de la fiche des clients.
Cette option est disponible seulement si une adresse de courriel est indiquée au champ prévu à cet effet. |
3. |
Adresse de courriel aux fins des relevés |
La fiche des clients contient un champ pour l'adresse de courriel du client et un champ spécifique pour l'adresse de courriel aux fins de l'envoi des factures et des relevés.
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Le bouton "Sélection des clients" permet l'ajout des clients à la table des courriels en fonction des clients autorisés à l'envoi des relevés par courriels à la fiche des clients et avec des transactions impayées à la date de calcul de l'âge des comptes clients.
Sous la rubrique "CLIENTS" de la grille, les colonnes "COURRIEL", "SEL. CLIENT" et "IMP. Rel," représente les champs correspondant à la fiche des clients.
La sélection des clients pour l'envoi des relevés des clients en lot peut être limitée seulement aux clients de la division de l'usager selon les options définies à la fiche des paramètres.
L'information des relevés expédiés est conservée à la table permanente des données. Tous les relevés projets sont supprimés lorsque l'usager procède à un nouveau calcul de l'âge des comptes clients à une date différente de celle déjà sélectionnée.
La sélection des clients peut s'effectuer plus d'une fois, par exemple si l'envoi des courriels ne se réalise pas dans une seule étape. Dans ce cas, les nouveaux clients admissibles selon la fiche des clients seront ajoutés et l'information des clients existants sera mise à jour.
Validation et mise à jour des données
Le bouton "Validation et mise à jour" est utile lorsque l'envoi des courriels ne se réalise pas dans une seule étape et permet de mettre à jour la liste des clients admissibles à l'envoi des courriels. Le logiciel vous informera du nombre de mise à jour effectuée.
La validation et la mise à jour des données sont effectuées automatiquement lors de la sélection des clients et immédiatement avant l'envoi en lot des relevés par courriel.
Clients admissibles à la sélection des clients
Sous la rubrique "SÉLECTION" de la grille, les colonnes "PÉR. COUR", "PREM. ENVOI", "C. VALIDE" et "EST DISP" nous informent des clients qui peuvent être sélectionnés à l'envoi des relevés par courriel. Seuls les clients dont la colonne "EST DISP." est cochée peuvent être sélectionnés.
Le champ "C. VALIDE" (courriel valide) a été ajouté à la version 2.99.0 indiquant que l'adresse de courriel est valide. L'adresse de courriel sera considérée comme valide si elle respecte le format "adresse@domaine.xx", car l'adresse ne peut être validée.
Tout d'abord, les clients doivent être des clients autorisés à la fiche des clients. Ainsi, les champs "Impression des états de comptes" et "Envoi des états de compte par courriel", sous l'onglet (3/3), doivent être sélectionnés. L'adresse de courriel doit être valide.
Par la suite, la validation des clients admissibles sera en fonction des options prévues à la fiche des paramètres, sous l'onglet "Courriels du bureau":
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Options |
Description |
1. |
Exclure les relevés des clients de la période courante. |
Les clients dont toutes les transactions impayées sont incluses dans la période courante seront exclus de la sélection des relevés.
Version 2.94:
Lorsque la date des relevés correspond à la dernière journée d'un mois, la période courante correspond au mois de la date de calcul de l'âge des comptes clients.
Lorsque la date des relevés correspond entre le jour 1 et le jour 15, la période courante correspond au premier jour du mois précédent. Exemple: date de calcul le 2018-04-07 la période courante est le 2018-03-01 au 2018-04-07, soit 38 jours.
Lorsque la date excède la 15 du mois, la période courante est le mois courant (soit le premier jour du mois jusqu’à la date de calcul). Exemple: date de calcul le 2018-04-17 la période courante est le 2018-04-01 au 2018-04-17, soit 17 jours.
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2. |
Limite d'un seul relevée par client. |
Les clients qui ont déjà reçu un courriel pour un relevé de comptes à cette même date de la part du cabinet (quel que soit l'usager) seront exclus de la sélection des relevés. |
Lors de la modification de ces options à la fiche des paramètres, les champs "MOIS COURANT" et/ou "PREM. ENVOI" seront mis à jour automatiquement pour l'ensemble des clients dont les relevés ne sont pas encore expédiés.
Sélection des relevés
Les boutons "Tout " et "Aucun" vous permettent de tout sélectionner ou annuler la sélection en cours.
Envoi des courriels
Le bouton "Envoi des courriels" est l'étape finale à l'envoi des relevés de comptes. Avant l'envoi final, les données sont validées et mises à jour. Si des changements sont effectués, le logiciel vos avisera avant l'envoi final des relevés. Cette option n'est pas fonctionnelle lorsque le modèle de rapport des relevés du cabinet n'est pas défini à la fiche des paramètres.
Fiche des messages
Accès à la fiche permettant de définir les messages joints aux différents courriels. Cette option est disponible aux usagers autorisés à l'envoi des relevés par courriel. Voir la Fiche des messages annexés aux courriels.
Relevés des clients
Impression des relevés de TOUS les clients de l'âge des comptes clients selon les paramètres et des filtres à la fiche de l'âge des comptes clients.
Suppression des données
Tous les usagers peuvent supprimer un enregistrement pour lequel le relevé n'a pas été expédié. Cependant, seul un administrateur du logiciel est autorisé à supprimer un enregistrement pour lequel le relevé est déjà expédié.
Ouverture de la fiche
À l'ouverture de la fiche, les informations suivantes seront mises à jour:
•la boîte de sélection des rapports indiquera le modèle de rapport des relevés retenu par le du cabinet pour l'envoi des relevés par courriel.
•la case "Rapport personnalisé" sera cochée si modèle de rapport des relevés retenu par le du cabinet est un modèle personnalisé.
•la case "Imprime le nom du bureau" sera cochée selon l'option correspondante à la fiche des paramètres indique que les coordonnées du bureau doivent être affichées sur l'en-tête des relevés.
Courriels non expédiés seulement
La case à cocher "Courriels non expédiés seulement" permet d'appliquer un filtre sur les données afin de retenir seulement les courriels non expédiés.
Version 2.99
Depuis la version 2.99.0, l'objet du message indiqué au courriel (aux fins des relevés) a été modifié afin d'inscrire le numéro du client correspondant. Par exemple, l'objet du message sera « Relevé du client [0021] au 15-07-2018 » au lieu de l'ancien message qui était « Relevé en date du 15-07-2018 ». Ainsi lors d'un retour de courriel, il sera plus facile de retracer le client correspondant.
Version 3.3.1 Possibilité de joindre un autre fichier (fichier annexé) au courriel des relevés
La fiche des divisions contient un champ « Fichier courriel relevé » permettant d'inscrire le nom d'u fichier (avec son extension). Lorsque ce champ contient le nom d'un fichier, ce dernier sera annexé au courriel des relevés. Ce fichier doit se retrouver au sous-répertoire « Rapports » du répertoire de TEC2000. Par exemple, ce fichier pourrait décrire les modalités de paiement de la division du cabinet.