Objectifs
Le calcul des comptes clients est le résultat de la compilation du montant cumulatif des comptes clients à n'importe quelle date sélectionnée par l'usager. Le résultat de ce calcul tient compte de toutes les transactions de comptes clients (facturation d'honoraires et notes de crédit sur honoraires, encaissement de comptes clients, facturation de frais d'administration et frais d'administration crédités, radiations de comptes clients, chèques sans provision et transferts de comptes clients) reportées aux fichiers des comptes clients jusqu’à la date de calcul sélectionnée.
Les rapports produits sont principalement utilisés afin de produire la liste des comptes clients ventilée selon les dates des transactions, les états de compte des clients et l'historique de toutes les transactions aux fichiers des comptes clients.
ONGLET SÉLECTION DES CLIENTS
Sélection des clients
L'écran affiché à partir de cet onglet est un écran permettant de sélectionner les clients pour lesquels on désire produire l'Âge des comptes clients.
Lorsque les rapports des comptes clients doivent être produits pour l'ensemble des clients, aucune sélection n'est requise. cliquez sur l'onglet Options et choisir l'option Complet relativement à la sélection des clients.
Lorsque le calcul des comptes clients ne doit être effectué que pour certains clients sélectionnés. Voir la section Sélection des clients aux fins des rapports.
ONGLET OPTIONS
Version 2.98.0
Les rapports "Liste sommaire # 1" et "Liste sommaire # 2" des comptes clients sont regroupés en un seul rapport. Le rapport Liste sommaire # 2 présentait des champs additionnels lorsque ce rapport était imprimé en format paysage. Le nouveau rapport combiné présente ces champs lorsqu’il est imprimé en format paysage. De plus, ce nouveau rapport présente l’âge des comptes clients avec les colonnes 90-120 jours et 120 jours et plus.
Les rapports "Liste détaillée # 1" et "Liste détaillée # 2" des comptes clients sont regroupés en un seul rapport. Le rapport Liste détaillée # 2 présentait des champs additionnels lorsque ce rapport était imprimé en format paysage. Le nouveau rapport combiné présente ces champs lorsqu’il est imprimé en format paysage. De plus, ce nouveau rapport présente l’âge des comptes clients avec les colonnes 90-120 jours et 120 jours et plus.
Les rapports "2705 - Relevés # 1" et "2706 - Relevés # 2" sont regroupés en un seul rapport. Ainsi, lors de l’impression des relevés il faut sélectionner le rapport 2705 - Relevés des clients sous l’onglet « Options ».
Avant la version 2.98.0
Rapports disponibles
| Sommaire # 1: | Liste sommaire # 1 des comptes clients |
| Détaillée # 1: | Liste détaillée # 1 des comptes clients |
| Relevés des clients: | Rapport cumulatif des transactions au fichier des comptes clients à une date donnée, présenté sous la forme d'un état de compte |
| État des clients: | Rapport cumulatif des transactions au fichier des comptes clients à une date donnée |
Transactions
| Impayé seulement: | Les rapports affichent seulement les transactions impayées en date du calcul du rapport. Les transactions payées partiellement sont affichées au rapport. |
| Payé et impayé: | Les rapports affichent toutes les transactions reportées aux fichiers des comptes clients des clients sélectionnés depuis le début des transactions pour ces clients, que ces transactions aient été payées à date ou non. |
Sélection des clients
| Sélection: | Rapport portant sur la sélection de clients effectuée à partir de l'onglet Sélection des clients |
| Complet: | Rapport portant sur l'ensemble des clients |
Imprimer nom du bureau
| Non: | Ne pas imprimer le nom du cabinet et l'adresse du cabinet sur les états de compte |
| Oui: | Imprimer le nom du cabinet et l'adresse du cabinet sur les états de compte (remplace le papier en-tête du cabinet aux fins de la production des états de compte) |
Message au bas de page sur les états de compte
Texte apparaissant au bas du rapport de type État de compte. Il est possible de modifier ce texte afin de l'adapter aux préférences de chaque cabinet.
ONGLET CALCUL ET IMPRESSION
Calcul des comptes clients
Sélectionner la date de calcul du rapport des comptes clients (calendrier disponible), c'est-à-dire la date à laquelle les rapports de l'Âge des comptes clients sont requis.
Il peut s'agir de n'importe quelle date entre le début d'utilisation du logiciel et la date du jour.
Par conséquent, les rapports des comptes clients peuvent être calculés et générés à n'importe quelle date, actuelle ou antérieure, car les données de transactions aux fichiers des comptes clients y demeurent de façon permanente.
Lecture des données
cliquez sur le bouton Lecture des données afin de procéder au calcul des comptes clients en fonction de la date de calcul sélectionnée et des options choisies à partir de l'onglet Options.
Depuis la version 3.00.03, Lors de la lecture des données avec l'option des transactions des factures payées et impayées la procédure de lecture des données sera annulée si le nombre d'enregistrements excède 5 000 transactions. Cette restriction ne s'applique pas lors d'une sélection de clients.
Suite à ce calcul, le résultat de la requête s'affiche à l'écran. Il s'agit des données qui seront contenues dans les rapports à être imprimés.
Il est possible d'appliquer un filtre sur l'ensemble des données ainsi obtenues afin d'en extraire les enregistrements répondant à certains critères spécifiés par l'usager aux fins de l'impression des rapports. Pour plus de détails sur la façon d'appliquer ou annuler un filtre, se référer au chapitre Barre d'outils traitant de cette fonction.
Afin d'imprimer les rapports, cliquez sur l'icône de l'imprimante située dans la barre d'outils. Un aperçu du rapport avant impression s'affichera à l'écran.
cliquez à nouveau sur cette icône afin de diriger l'impression du rapport vers l'imprimante sélectionnée dans le menu secondaire Configurer l'imprimante du menu Fiche.
Impression des états de compte
Depuis la version 2.98.00, le fonctionnement de l’impression des relevés a été modifié. Le bouton « imprimante » dans la barre supérieure de la fiche n’est plus disponible pour l’impression des relevés. Il faut utiliser le bouton « Relevés des clients » situé juste au-dessus de la grille des données. Cette nouvelle fonction permet d’imprimer les nouveaux formats par défaut des relevés ou encore d’utiliser des rapports personnalisés ( si la case "Rapport personnalisé" est cochée) spécifiquement pour votre bureau.
Bouton Épurer
cliquez sur le bouton Épurer 
afin d'épurer, si désiré, toutes les données affichées à l'écran résultant de la requête courante.
Cette opération est facultative, car ces données seront épurées automatiquement lors d'une requête ultérieure.
Version 3.3.2.1
La lecture des données entièrement facturées est optimisée et réduit considérablement le temps de calcul de l'âge des comptes clients.
Version 2.98.04
Depuis la version 2.98.04, l'onglet "Calcul et impression" contient un bouton "Clients' qui permet l'accès à la fiche de clients. Si la grille des résultats contient des données, lors de l'ouverture de la fiche client, celle-ci se positionnera sur ce numéro de client.
Le champ « Période seulement - PER. SEUL » a été déplacé à la rubrique principale « COMPTES CLIENTS ». Ce champ permet d'identifier les transactions de la période courante seulement. Voir les notes à ce sujet à la fiche Envoi des relevés des clients par courriel. Par exemple, si un usager désire ne PAS expédier de relevé pour les clients qui ont des transactions seulement dans la période courante, il suffit d'effectuer un filtre sur ce champ avec la valeur "Faux".
Version 2.99.0
Depuis la version 2.99.0, le champ « FR. SEUL » a été ajouté. Ce champ permet d'identifier les transactions d'un client qui se compose uniquement de frais d'administration. Un bonne pratique voudrait que ces transactions soient validées ou supprimées avant l'envoi des relevés papiers ou par courriels.
Version 3.3.1.1
Depuis la version 3.3.1, l'onglet "Calcul et impression" présente une case à cocher "Filtre des clients définis pour l'envoi des relevés par courriel" qui permet d'appliquer un filtre retenant ainsi seulement les clients qui sont définis pour l'envoi des relevés par courriel.
La rubrique principale "Comptes clients" présente le champ "Rel. exp. courriel" (antérieurement nommé "Rel. courriel") qui est géré par le logiciel et cette case est cochée si le relevé correspondant a déjà été expédié par courriel. La rubrique principale "Courriels - clients" présente le champ "Rel. courriel" qui correspond à la case à cocher "Envoi des factures et des états de compte par courriel" de la fiche des clients. Voir les notes de la Fiche des clients.