Le menu affiché ci-dessus est le menu lors de l'ouverture du logiciel. La fiche des clients est accessible par tous les modules Travaux en cours, Comptes clients et Archives.
Vous pouvez changer de module en cliquant sur le bouton correspondant ou utiliser le menu "Quitter" et sélectionner le module désiré.
Contenu
Au menu des travaux en cours, "Fiches - clients et fiches dépendantes" vous avez accès, entres autres, au menu des fiches suivantes: Clients, Associés, Divisions, Entités, Missions et Codes d'entreprises. Ces fiches constituent des fiches sources pour la fiche des clients.
Les saisies, suppressions et modifications d'enregistrements à l'une ou l'autre de ces cinq (5) fiches ne peuvent s'effectuer qu'à partir du module Travaux en cours, car ces fiches ne sont pas accessibles à partir des autres modules.
Objectifs
La fiche des clients permet la saisie de données et la mise à jour du fichier des clients.
Onglet 1 de 3 de la fiche des clients
La fiche des clients 1 de 3 apparaît ci-haut et contient les champs suivants:
Fiche des clients 1 /3 - champs de la partie gauche de la fiche |
|||||||||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
||||||
Nom du client |
OUI |
A |
Nom du client (Nom, Prénom ou Nom de l'entreprise) Le format "Nom, prénom .." permets la recherche de client en ordre alphabétique.
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||||||
Nom postal du client |
OUI |
A |
Nom du client aux fins des correspondances (Ex: Monsieur...ou Nom de l'entreprise) Utilisé pour l'impression des étiquettes.
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||||||
Adresse, Ville et province, Code postal
|
NON |
A |
Adresse complète. |
||||||
Fin d'année
|
OUI |
D |
Date de fin d'année du client. Date suggérée: date de fin d'exercice du mandat en cours ou du prochain mandat si ce mandat est complété afin d'obtenir une liste de planification des mandats à jour.
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||||||
Date prévue |
NON |
D |
Date approximative à laquelle il est prévu que le mandat annuel du client débute.
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||||||
Date Actif |
NON |
D |
Date d'entrée du client (ouverture d'un nouveau dossier). Valeur par défaut: date du jour de l'ajout du nouveau client.
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||||||
Date Inactif |
NON |
D |
Date de sortie du client (date à laquelle le client devient inactif). Si aucune valeur n'est déjà inscrite, la date à laquelle le client devient inactif sera retenue.
Un client devient inactif lorsque la case "Ce client est actif" n'est pas cochée.
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||||||
N.A.S. |
NON |
N |
Numéro d'assurance social.
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||||||
Tél. résidence |
NON |
N |
Numéro de téléphone à la résidence. Il est possible de saisir des numéros additionnels en cliquant le bouton situé à la droite du champ "Poste"
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||||||
Télécopie |
NON |
N |
Numéro du télécopieur. Il est possible de saisir des numéros additionnels en cliquant le bouton situé à la droite du champ "Poste"
|
||||||
Langue |
OUI |
A |
Langue du client.
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Fiche des clients 1 /3 - champs de la partie droite de la fiche |
|||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Statut légal |
OUI |
A |
Code de référence du statut légal des clients. Valeur prédéfinit "CIES, FIDU, PART et SENC".
La fiche des entités légales contient aussi un champ "Statut légal". Le bouton "Validation' de la fiche des clients permet la validation des statuts légaux des clients.
|
No de client |
OUI |
A |
Code de référence du numéro de client. Depuis la version 2.93.1, le code de référence d’un client doit être alphanumérique et le trait d'union est autorisé. |
Lien
|
OUI |
A |
Code de référence du lien de la famille.
|
No du conjoint |
NON |
A |
Code de référence du numéro de client du conjoint. Lorsqu'un numéro de conjoint est inscrit, il est possible d'accéder à la fiche de l'autre conjoint en cliquant sur le bouton
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Nom du conjoint |
NON |
A |
Nom du conjoint. Valeur inscrite automatiquement par le logiciel selon les données inscrites au champ Nom du client (postal) de l'enregistrement du conjoint.
|
Contact |
NON |
|
Nom de la personne à contacter chez le client. Saisie facultative (recommandée pour les compagnies à numéro).
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Commentaires # 1 |
NON |
A |
Commentaires jugés utiles par l'utilisateur.
|
Commentaires # 2 |
NON |
A |
Commentaires jugés utiles par l'utilisateur.
|
Tel. bureau |
NON |
N |
Numéro de téléphone de l'entreprise. Il est possible de saisir des numéros additionnels en cliquant le bouton situé à la droite du champ "Poste"
|
Poste |
NON |
A |
Numéro de poste du contact.
|
Liste de sélection des données
La section du bas regroupe dix (10) champs provenant des tables de référence et dont la sélection peut s'effectuer selon une liste de sélection provenant de la table correspondante. Pour chacun de ces champs *, il est possible de définir une valeur par défaut ( sous l'onglet "Bureau" de la fiche des Paramètres) lors de l'ajout d'un client. Si aucune valeur par défaut n'est inscrite à la fiche des Paramètres l'usager devra inscrire ou sélectionner une valeur appropriée.
Fiche des clients 1 /3 - section gauche au bas de la fiche - sélections des tables de référence |
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Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Associé * |
OUI |
A |
Code de référence de l'associé responsable du client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des associés dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Entité légale * |
OUI |
A |
Code de référence de l'entité légale du client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des entités dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Mission *
|
OUI |
A |
Code de référence du type de mission à réaliser pour ce client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des misions dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
Ce champ est utilisé principalement afin d'obtenir une liste de clients par missions (type de services rendus).
|
Code d'entreprise *
|
OUI |
A |
Code de référence du code d'entreprise du client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des codes d'entreprises dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
Ce champ est utilisé principalement afin d'obtenir une liste de clients par code d'entreprise pour lesquels des états financiers sont préparés.
|
Division * |
OUI |
N |
Code de référence de la division du client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des divisions dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Fiche des clients 1 /3 - section droite au bas de la fiche - sélections des tables de référence |
|||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Responsable * |
OUI |
A |
Code de référence du responsable du client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche du personnel dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Réviseur * |
OUI |
A |
Code de référence du réviseur du client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche du personnel dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Directeur * |
OUI |
A |
Code de référence du directeur pour ce client, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des misions dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Groupe # 1
|
OUI |
A |
Code de référence du groupe de client # 1, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des groupes de clients dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Groupe # 2 |
NON |
A |
Code de référence du groupe de client # 2, liste de sélection disponible. Champ relié à la fiche des groupes de clients dont la fiche est accessible en cliquant sur le bouton situé à la droite du champ.
|
Onglet 2 de 3 de la fiche des clients
La fiche de clients 2 de 3 apparaît ci-dessus et contient les champs suivants:
Fiche des clients 2 /3 |
||
Champs |
Format |
Description
|
Gestion des lettres |
O/N |
Possibilité de définir dix (10) types de correspondances (champs personnalisés) destinées à des clients ciblés à la fiche Paramètres. Cocher le champ désiré afin d'indiquer que le client fait partie de cette liste.
Lors de la lecture des données aux fins de l'impression, vous pouvez appliquer un filtre le champ personnalisé et obtenir la liste des clients ciblés.
|
Gestion des comptes gouvernementaux |
A |
Nouvelle grille afin de gérer les différents comptes gouvernementaux. Saisie facultative.
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Onglet 3 de 3 de la fiche des clients
La fiche des clients 3 de 3 apparaît ci-haut et contient les champs suivants:
Fiche des clients 3 /3 - regroupement du siège social |
|||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Adresse, Ville et province, Code postal
|
NON |
A |
Adresse complète. |
Téléphone |
NON |
N |
Numéro de téléphone du siège social du client.
|
Télécopie |
NON |
N |
Numéro de téléphone du télécopieur du siège social du client.
|
Contact |
NON |
A |
Contact au siège social du client.
|
Fiche des clients 3 /3 - regroupement du web - courriels |
|||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Web
|
NON |
A |
Adresse du site internet du client. Bouton d'accès au navigateur sera activé lorsque l'adresse web est inscrite.
|
Courriel |
NON |
A |
Adresse de courriel du client. Bouton d'accès au logiciel de courriel sera activé lorsque l'adresse de courriel est inscrite.
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Fiche des clients 3 /3 - Factures et relevés par courriel |
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Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Envoi des états de compte par courriel |
OUI |
O/N |
Sélection des clients aux fins des envois des relevés clients par courriel (dont le format des adresses de courriel sont valides).
|
Courriel (relevés et factures) |
NON |
A |
Adresse de courriel aux fins des états de compte des clients. Depuis la version 3.1.0, possibilité d'inscrire plus d'une adresse de courriel séparé par une virgule (,) ou un point virgule (;).
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Fiche des clients 3 /3 - Ouverture |
|||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Naissance / constitution |
NON |
D |
Date de naissance ou de constitution du client.
|
Matricule |
NON |
D |
Date de l'immatriculation de la société.
|
Bilan d'ouverture |
NON |
D |
Date du bilan d'ouverture.
|
Renouvellement R.B.Q. |
NON |
D |
Date de renouvellement de la licence R.B.Q.
|
Ouverture de dossier |
NON |
D |
Date de l'ouverture de dossier.
|
No. de référence de client |
NON |
A |
Numéro de client antérieur. Utilisé principalement afin de conserver un numéro de client antérieur.
|
Référé par responsable
|
NON |
A |
Responsable qui a référé ce client. |
Associé référé |
OUI |
A |
L'associé qui a référé le client.
|
Directeur signataire des états financiers
|
NON |
A |
Le directeur signataire des états financiers.
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Fiche des clients 3 /3 - Autorisation et procuration (date) |
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Champs |
Requis |
Format |
Description
|
MR-69 |
NON |
D |
Date de production du formulaire - MR-69.
|
RC-59 |
NON |
D |
Date de production du formulaire - RC-59.
|
MRW-69 |
NON |
D |
Date de production du formulaire - MRW-69.
|
T1013 |
NON |
D |
Date de production du formulaire - TP1013.
|
TP-1000 |
NON |
D |
Date de production du formulaire - TP-1000.
|
Fiche des clients 3 /3 - Options |
|||
Champs |
Requis |
Format |
Description
|
Calcul des frais d'administration |
OUI |
O/N |
Sélection des clients aux fins du calcul des frais d'administration. Les modalités d'application des frais d'administration se retrouvent à la fiche des paramètres.
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Impression des états de compte |
NON |
O/N |
Sélection des clients aux fins de l'envoi des états de comptes papier ou par courriel.
|
Inclure à la liste des bulletins |
NON |
O/N |
Sélection des clients aux fins de l'envoi des bulletins mensuels.
|
Impression du questionnaire T1 |
NON |
O/N |
Sélection des clients aux fins de l'impression du questionnaire T1.
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Format des champs
A - alphanumérique
D - date
N - numérique
O/N - case à cocher
Impression du rapport pour le client sélectionné
L'onglet 3/3 propose un bouton "Imprimer rapport de ce client" afin d'imprimer un rapport se rapportant au client sélectionné.
Envoi des relevés et des factures par courriel
Afin d'être admissibles à l'envoi des relevés des clients par courriel, les clients doivent être des clients autorisés à la fiche des clients. Ainsi, les champs "Impression des états de compte" et "Envoi des états de compte par courriel" doivent être cochés.
Afin d'être admissibles à l'envoi des factures par courriel, les clients doivent être des clients autorisés à la fiche des clients. Ainsi, le champ "Envoi des factures et des états de compte par courriel" doit être coché.
Les adresses de courriel doivent être inscrits prévu à cet effet et doivent respecter la forme "adresse@domaine.xx" afin d'être sélectionnée. Depuis la version 3.1, ce champ peut contenir plus d'une adresse de courriel séparé par une virgule (,) ou un point virgule (;).
Depuis la version 2.98.4, il est possible de valider le format de chacune des adresses de courriel avec un [double- clique] sur champ des adresses.
Exemple:
Consulter tous les courriels expédiés
La barre de bouton principale de la fiche des clients vous propose le bouton 
qui vous permet d'accéder à la fiche sommaire des relevés et des factures expédiées par courriel. À l'ouverture de la fiche, les données du client sélectionné sont affichées. Une boîte de sélection permet de sélectionner tous les clients afin d'obtenir la liste de tous les factures et relevés expédiés par courriel. Voir les notes de la fiche Sommaire des relevés et factures expédiés par courriel
Changement d'onglet
Lorsque la saisie des données des champs ci-dessus est complétée, il est possible de passer à un autre onglet pour ce client ou encore de demander l'acceptation des données saisies en cliquant sur le bouton ü de la barre d'outils.
Suppression d'un enregistrement
Il est impossible de supprimer un enregistrement au fichier des clients si des transactions ont déjà été imputées à ce client aux fichiers des transactions des travaux en cours ou des comptes clients. Cet enregistrement doit donc être conservé afin d'assurer l'intégralité des données.
Ajout d'un mandat suite à l'ajout d'un client
Depuis la version 3.03.00, l'ajout des nouveaux mandats n'est plus géré par la fiche des clients (et des paramètres) mais plutôt par la fiche de référence des mandats. Consulter les notes de la fiche Fiche de référence des mandats afin d"obtenir plus de renseignements. Lorsque l'ajout d'un client est complété et que des mandats sont ajoutés directement par la base de données, un message affichera le nombre de mandats ajoutés.
Ajout d'une restriction au champ « Division » à la version 3.03.03
Depuis la version 3.03.00, la modification du champ "Division" d'un client n'est plus possible à un usager qui n'est pas spécifiquement autorisé à la fiche des Usagers / groupes. Voir les notes Fiche des usagers / groupes - Autorisations additionnelles.
Ajout d'un nouveau champ « Associé référé » à la version 3.00.00
Ajout d’un nouveau champ permettant d’inscrire un associé qui a référé ce client. Ce champ est disponible sous l’onglet « Fiche des clients 3/3 » sous la rubrique "Ouverture".
Ce champ est disponible à la La grille d’impression des fiches suivantes permettant d'effectuer un filtre avant l'impression:
Fiches disponibles |
Rubrique |
L'âge des comptes clients |
Référence des clients |
L'âge des travaux en cours |
Référence des clients |
Transactions des comptes clients |
Référence des clients |
Clients |
Début ouverture |
Recherche des clients (mode recherche complète) |
Référence |
Ajout d'un nouveau champ « Référé par. » à la version 2.98.00
Ajout d’un nouveau champ permettant d’inscrire un responsable qui a référé ce client. Ce champ est disponible sous l’onglet « Fiche des clients 3/3 ». Ce champ est affiché sous la rubrique "Début Ouverture" à la grille d'impression des clients.
La grille d’impression de la fiche des dépôts des clients affiche ce champ provenant de la table des clients sous la rubrique « Clients ». Ce champ est utilisé afin de retracer les dépôts des clients qui sont référés par un responsable du bureau aux fins de la bonification selon les encaissements.
Utilisation des données
Les données inscrites au fichier des clients constituent des données sources qui sont utilisées par le logiciel lorsque des transactions de temps, de déboursés et de facturation sont saisies dans les différents fichiers des transactions des travaux en cours et des comptes clients.
Les données au fichier des clients permettent aussi, entre autres:
•de valider le champ Client lors de saisie aux fichiers des transactions des travaux en cours et des comptes clients;
•d'appliquer un filtre sur le champ Client aux fichiers des transactions des travaux en cours et des comptes clients;
•l'impression de différents rapports disponibles, triés par clients.
L'onglet Options
Le regroupement "Contact étiquettes T1 / T4 / T5" vous permet de sélectionner un des choix suivants concernant l'impression du contact sur les étiquettes.
Choix |
Description |
Aucun |
Nom du contact non inscrit |
Contact |
Nom du contact inscrit |
Conjoint |
Nom du conjoint inscrit |
Commentaires # 2 |
Commentaires # 2 de la fiche des clients |
Rapports disponibles - liste des clients:
Rapports |
Description |
Liste sommaire # 1 |
Liste des clients, incluant les champs suivant: numéro, nom du client, associé, responsable, entité légale, fin d'année, nom du contact, téléphone bureau et résidence.
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Liste sommaire # 2 |
Liste des clients, incluant les champs suivants: numéro, nom du client, numéro de client du conjoint, associé, responsable, entité légale, fin d'année et nom du contact.
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Liste sommaire # 3 |
Liste des clients, incluant les champs suivants: numéro, nom du client, adresse, ville et province, téléphone bureau et résidence.
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Liste sommaire # 4 |
Liste des clients, incluant les champs suivants: numéro et le nom du client.
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Liste sommaire # 5
|
Liste des clients, incluant les champs suivants: numéro, nom du client, nom du contact, téléphone résidence, bureau, poste et télécopie.
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Liste sommaire # 6
|
Liste des clients, incluant les champs suivants: numéro, nom du client, associé, réviseur, entité légale, fin d'année, le nom du contact et téléphone bureau et résidence.
|
Liste détaillée des clients
|
Liste d'un certain nombre de champs.
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Liste sommaire des groupes clients # 1
|
Liste des groupes # 1 de clients, incluant les champs suivants: numéro et nom du groupe, numéro, nom, numéro et nom du conjoint et l'entité légale du client.
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Liste sommaire des groupes clients # 2
|
Liste des groupes # 2 de clients, incluant les champs suivants: numéro et nom du groupe, numéro, nom, numéro et nom du conjoint et l'entité légale du client.
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Rapports disponibles - liste de planification des T1, T4 et T5:
Rapports |
Description |
Liste de planification des T1
|
Liste des clients, incluant les champs suivants: numéro, nom du client et téléphone. Ces champs sont suivis d'une série de cases à compléter manuellement pour effectuer le suivi dans la préparation des déclarations d'impôts de particuliers.
|
Liste de planification des T4
|
Liste des clients incluant les champs suivants: numéro, nom du client et téléphone. Ces champs sont suivis d'une série de cases à compléter manuellement pour effectuer le suivi dans la préparation des T4 et Relevés 1.
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Liste de planification des T5
|
Liste des clients incluant les champs suivants: numéro, nom du client et téléphone. Ces champs sont suivis d'une série de cases à compléter manuellement pour effectuer le suivi dans la préparation des T5 et Relevés 3.
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Rapports disponibles - liste des étiquettes clients:
Rapports |
Description |
Étiquettes clients 2 X 4 (2.50" marge haut/bas 0.50")
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Nom du client (Postal) et adresse complète. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 2.50 pouces ( 2 X 4 ).
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Étiquettes clients 2 X 4 (2.75" aucune marge)
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Nom du client (Postal) et adresse complète. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 2.75 pouces ( 2 X 4 ).
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Étiquettes clients 2 X 5 (2.00" marge haut/bas 0.50")
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Nom du client (Postal) et adresse complète. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 2.00 pouces ( 2 X 5 ).
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Étiquettes clients 2 X 7 (1.33" marge haut/bas 0.83")
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Nom du client (Postal) et adresse complète. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 1.3 pouce ( 2 X 7 ).
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Étiquettes clients 2 X 8 (1.37" aucune marge)
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Nom du client (Postal) et adresse complète. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes Avery 05162 ( 2 X 8 ) .
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Étiquettes clients 2 X 10 (1.00" marge haut/bas 0.50")
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Nom (postal), adresse et code postal. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 1.0 pouce ( 2 X 10 ).
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Étiquettes clients 2 X 11 (1.00" aucune marge)
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Nom (postal), adresse et code postal. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 1.0 pouce ( 2 X 11 ).
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Étiquettes clients 3 X 10 (1.00" marge haut/bas 0.50")
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Nom (postal), adresse et code postal. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes 1.0 pouce ( 3 X 10 ). |
Rapports disponibles - liste des étiquettes des dossiers:
Rapports |
Description |
Étiquettes dossiers 2 X 5 (2.00" marge haut/bas 0.50")
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Numéro de client, nom du client (Postal) et téléphone bureau et résidence. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes pour les dossiers Avery 5163 ( 2 X 5 ) .
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Étiquettes dossiers 2 X 10 (1.00" marge haut/bas 0.50") |
Numéro de client, nom du client (Postal) et téléphone bureau et résidence. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes pour les dossiers Avery 5161 ( 2 X 10 ).
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Étiquettes dossiers 2 X 15 (0.67 marge haut/bas 0.50")
|
Numéro de client, nom du client (Postal) et téléphone bureau et résidence. La liste des champs est organisée de façon à permettre l'impression d'étiquettes pour les dossiers. ( 2 X 15 ) .
|