<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Module Travaux en cours > Menu des transactions > Mandats > Onglet des mandats > Fiche de référence des mandats

 

 

 

Objectifs

 

Depuis la version 2.50, une nouvelle fiche a été ajoutée afin de définir les différents mandats. Cette fiche de référence est utilisée uniquement par la fiche des mandats. Cela permet de planifier et de limiter la création des mandats selon les objectifs du cabinet comptable.

 

Ainsi, lors de l'ajout d’un nouveau mandat, l'usager devra sélectionner un mandat prédéfini dans la fiche de référence des mandats. Cette nouvelle fiche est accessible au menu Utilitaires / Référence de la fiche des mandats / Référence des mandats, par le bouton  "Mandats" à la fiche des mandats et par le bouton  "Fiche des mandats de référence" à la fiche des feuilles de temps sous l'onglet "Mandats de l'usager'.

 

La définition des mandats permet de regrouper les données dans une catégorie précise d'un service rendu à un client. Sans ce regroupement (par mandat), il serait impossible de retracer les données spécifiques de ce service (comme la préparation des "EF" annuelle 2021). L'utilisation des mandats nous permet de comparer les heures et les informations financières d'un mandat à l'autre.

La valeur retenue pour définir les mandats est un choix de cabinet. Il n'y a aucune restriction sur la valeur retenue pour un mandat. Nous vous suggérons d'utiliser une valeur qui correspond à l'année du mandat et d'une description abrégée du mandat (qui peut se rapprocher de la mission de ce mandat). Par exemple: 2020-EF, 2020-TL, etc..

 

 

Enregistrement obligatoire

 

Le fichier de référence des mandats est un fichier source pour le fichier des mandats qui est lui-même un fichier source pour les fichiers des transactions des travaux en cours.  Les champs Mandat et Description sont des champs obligatoires.  Il est donc obligatoire de maintenir en tout temps au moins un enregistrement, afin de permettre la saisie de données au fichier des mandats.

 

 

Suppression d'un enregistrement

 

Il est impossible de supprimer un enregistrement au fichier des références des mandats si ce mandat est assigné à la table des mandats.

 

 

Modifier la référence du champ clé Mandat de la table de référence des mandats

 

Tous les usagers définis à titre d'administrateur du logiciel peuvent modifier la référence du champ Mandat pour une autre valeur et toutes les données dépendantes seront modifiées en conséquence. Voir les infos Modifier la référence du champ clé d'une table.

 

Depuis la version 3.3.3, un usager (non administrateur)  autorisé à l'option "200 - Autorise la modification d'un mandat de référence"  à la fiche des usagers / groupes est en mesure de modifier la référence du champ Mandat de la tale de référence des mandats.

 

 

Rubrique - Mandats

 

Définition des mandats:

 

 

 

Rubrique - Options

 

Depuis la version 3.3.0, cette fiche présente la rubrique "Options" qui comprend les quatre (4) champs suivants:

 

Options des mandats:

 

 

 

Tous ces champs ont un impact sur l'ensemble des mandats correspondants à la fiche des mandats ou à la fiche de facturation des travaux en cours.

 

L'option de définir une date de mandat fixe n'est pas disponible pour les mandats de type EF. Lorsqu'un mandat de référence contient une date fixe comme date du mandat et que son statut est modifié à un statut EF (lorsque la case EF est cochée) alors la date fixe inscrite comme date du mandat sera annulée. Lors de l'inscription d'une date de mandat le logiciel demandera à l'usager de confirmer la modification de la date du mandat (de ce mandat de référence) à tous les mandats des clients correspondants.

 

Lorsque la case Code = 0 est cochée, l'usager ne peut retenir un code de taux différent de zéro.

 

Le champ "Code = 0" peut être coché seulement si:

 

•tous les mandats existants ont comme code de taux des mandats la valeur de zéro.

•il n'y a aucun mandats de créer sous cette référence. Par exemple, lors de l'ajout d'un nouveau mandat de référence.

 

Si ces conditions ne sont pas rencontrées, le champ "Code = 0" ne peut être coché. Il faut donc réviser les mandats existants afin des retracer les codes de taux des mandats qui sont différents de zéro.

 

Lorsque le champ "Code = 0" est coché et qu'un usager tente de modifier le code de taux d'un mandat correspondant, à la table des mandats, ce code de taux sera modifié à sa seule valeur autorisée de zéro.

 

Le champ "Code de taux des mandats" peut être modifié seulement si:

 

•tous les mandats existants ont comme code de taux des mandats la valeur correspondante.

•il n'y a aucun mandats de créer sous cette référence. Par exemple, lors de l'ajout d'un nouveau mandat de référence.

•si l'option "Autorise l'option d'une tarification en fonction d'une catégorie de taux"  est cochée à la fiche des paramètres sous l'onglet  " Travaux en cours # 4".

•le  champ "Code = 0" ne doit pas être coché.

 

Si ces conditions ne sont pas rencontrées, le champ "Code de taux des mandats" ne peut être modifié. Il faut donc réviser les mandats existants afin des retracer les codes de taux des mandats qui sont différents de la valeur sélectionnée.

 

Lors de l'ajout d'un enregistrement (d'un mandat de référence), le code taux des mandats sera fixé à zéro et la case Code = 0 sera cochée (lors du report de cet enregistrement).

 

Vous devez donc modifier un  "Code de taux des mandats" dans un deuxième temps après avoir décoché le champ "Code = 0" et inscrit le code de taux des mandats désiré. . Voir les notes Certaines options possibles en édition seulement.

 

 

Rubrique - Missions

 

Depuis la version 2.82, la fiche de référence des mandats présente la rubrique "Missions" avec la possibilité de définir une mission unique pour chacun des mandats.

Lorsque le champ "Unique" est coché cela signifie que tous les mandats correspondants (à la table des mandats) auront une mission unique, soit celle définie au champ Mission (de la table de référence des mandats).

Lors de l'ajout ou de l'édition d'un mandat d'un client, le champ "Mission" de la table des mandats aura toujours la valeur inscrite à la tables des mandats de référence.

 

Définition d'une mission unique:

 

 

Le champ "Unique" peut être coché seulement si:

 

•tous les mandats existants ont comme mission la mission définie à ce mandat. Par exemple, la valeur du champ mission de tous les mandats 2012-T1 est définie à "T1".

•il n'y a aucun mandats de créer sous cette référence. Lors de l'ajout d'un nouveau de référence.

 

Si ces conditions ne sont pas rencontrées, le champ "Unique" ne peut être coché. Il faut donc réviser les mandats existants afin des retracer les missions qui ne correspond pas à la mission visée.

Voir la section Corrections en lot du champ mission des mandats.

 

Lors de l'ajout d'un mandat de référence dont le champ "Mission" comprend une mission valide et que la case "Unique" est cochée, cette option de mission unique sera désactiver lors du report de cet enregistrement.

 

Vous devez donc activer l'option de "Mission unique" dans un deuxième temps. Voir les notes Certaines options possibles en édition seulement.

 

 

Rubrique - Nouveaux clients

 

Depuis la version 3.3.0, cette fiche présente la rubrique "Nouveaux clients" permettant de sélectionner plusieurs mandats qui doivent être ajoutés (directement par la base de données) après l'ajout d'un nouveau client. Dans les versions précédentes, seul un nouveau mandat pouvant être ajouté selon des paramètres définis à la fiche ds paramètres.

 

L'ajout de ces mandats (spécifiquement sélectionnés) peuvent être en fonction des champs du statut légal et/ou de l'entité légale des clients. Voir les exemples ci-après.

 

 

Sélection des mandats qui doivent être ajoutés après l'ajout d'un nouveau client.

 

 

 

Ces champs sont utilisés uniquement lors de l'ajout des nouveaux clients. La modification  de ces données n'a aucune influence sur les mandats déjà existants à la table des mandats.

Les champs de la rubrique "Mission" doivent être définis d'être en mesure de sélectionner un mandat.

Les mandats seront ajoutés même à un nouveau client inactif, mais il seront aussi inactifs.

La sélection des mandats se fait en cochant la case "Ajout client".

 

Exemples:

 

 

** Ne pas inscrire de valeur lorsque ce n'est pas un critère de sélection.

 

Ainsi, l'usager est en mesure de définir plusieurs mandats qui seront ajoutés à la table des mandats après l'ajout d'un client.

 

Lors de l'ajout d'un mandat de référence dont le champ "Ajout des clients" est cochée (et que toutes les conditions sont complétées) , cette option sera désactiver lors du report de cet enregistrement.

 

Vous devez donc activer l'option de "Ajout des clients" dans un deuxième temps. Voir les notes Certaines options possibles en édition seulement.

 

 

Rubrique - Date d'échéance

 

Depuis la version 2.96, cette fiche présente la rubrique "Date d'échéance" avec la possibilité de définir une date d'échéance pour chacun des mandats.

 

Définition d'une date d'échéance:

 

 

 

Lorsque la date d'échéance est définie en fonction d'un nombre de jours de la date du mandat, cette date sera modifiée dès que la date du mandat est modifiée.

 

Rubrique - Gestion des mandats

 

Cette rubrique n'est plus disponible.

 

 

Rubrique - Nombre de mandats

 

Depuis la version 2.99, cette fiche présente la rubrique "Nombre de mandats" qui permet de connaître le nombre de mandats correspondants à la table des mandats.

 

Sélections des mandats et options:

 

 

La mise à jour des données est possible en utilisant le bouton .

 

 

La fiche des références de mandats présente les boutons suivants:

Depuis la version 3.3.3, l'option de copier les mandats est mise à jour afin de permettre de copier les mandats 2019 à 2025.

 

 

 

Version 3.3.2

Depuis la version 3.3.2, l'option de copier les mandats est modifiée afin de permettre la copie des mandats vers les années 2019 à 2025.

Cette fonctionnalité sera disponible pour les mandats qui débutent par l'année, par exemple 2022-EF1A.

 

 

Version 3.3.3.1

L'option de copier les mandats est modifiée et lorsqu'une mission (mandat) est inscrite à la rubrique "Missions", la case "Unique" sera coché par défaut.

Lors de l'ajout d'un mandat de référence, certaines options (Ajout client, Mission unique) ne peuvent être activée lors de l'ajout (mais plutôt lors de l'édition),  ces options seront désactiver lors du report d'un nouvel enregistrement.

 

Vous devez donc activer ces options dans un deuxième temps. Voir les notes Certaines options possibles en édition seulement.

 

 

Version 3.3.4  (en développement)

Les champs suivants sont ajoutés à la version 3.3.4.

 

Rubrique - Gestion des mandats

 

L'ajout de deux champs permet d'indiquer l'année de référence du mandat et de préciser qu'Il s'agit bien d'un mandat annuel répétitif. Ce deux champs seront utilisés (et nécessaires) pour utiliser l'option d'ajout du prochain mandat et d'utiliser l'option de validation des dates des mandats.

 

 

Rubrique - Prochain mandat

 

La rubrique "Prochain mandat" permet d'inscrire l'information nécessaire afin d'utiliser l'option de la création du prochain mandat (automatiquement par le logiciel) lorsque le mandat sélectionné d'un client actif devient inactif.

 

Quelles sont les conditions afin d'utiliser cette nouvelle option ?

 

 

1. L'option doit être disponible à la fiche des paramètres sou l'onglet Travaux en cours # 4 - ajout de l'option qui autorise l'ajout du prochain mandat lors de la fermeture d'un mandat. Voir les notes des Paramètres - Travaux en cours # 4

2. Les deux nouveaux champs (année du mandat et mandat annuel) et à la rubrique des mandats doivent être complétés.

3. Le champ prochain mandat doit indiquer le prochain mandat à utilisé et doit être défini à la table des mandats, et

4. Finalement, le champ le champ "Ajout du prochain mandat" doit être coché.

 

 

Si l'option à la fiche des paramètres est désactivée, tous les champs "Ajout du prochain mandat" seront décochés.  Voir les notes Certaines options possibles en édition seulement.

 

Cette option ne peut être activée directement lors de l'ajout des mandats. Il faut dans un premier temps créer le mandat, le valider et par la suite le modifier afin d'inscrire les informations pertinentes.

 

 

Rubrique - Options

 

La rubrique "Options" est modifiée avec les changements suivants:

 

a). Le champ "Code = 0" sera coché (valeur "Oui") par le logiciel lorsque le code de taux du mandats sera de zéro (0). Lorsque cette case est cochée le code de taux fixe du mandat doit être obligatoirement de zéro.

b). Lors de la mise à jour de la version 3.3.4, ce changement s'appliquera à tous les enregistrements.

 

 

Les choix du code de validation des dates sont:

 

 

L'option d'utiliser un code de mandats permet de valider la date inscrite comme date du mandat. Le code de validation de la date peut-être utilisé si le mandat est un mandat répétitif annuel. Un code de validation de zéro (valeur par défaut) indique que cette option n'est pas utilisée.