Objectifs
Les mandats sont utilisés afin de regrouper des transactions dans un ensemble spécifique. Sans ce regroupement, il serait impossible d'identifier les transactions spécifique à un service rendu à un client. L'utilisation des mandats nous permet de comparer les heures et le informations financières d'un mandat à l'autre.
La fiche des mandats se divise en deux sections. La section du haut indique les données inscrites au fichier des Clients, et la section du bas constitue l'écran de saisie au fichier des Mandats.
La section du haut relative au fichier des Clients est utilisée afin de sélectionner les clients pour lesquels des données relatives aux mandats doivent être saisies, modifiées ou supprimées.
Afin d'accéder au fichier des Mandats pour le client sélectionné, appuyer sur la touche [F6] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Afin de retourner à la section du haut relative au fichier des Clients, appuyer sur la touche [F5] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
L'onglet des Mandats permet la saisie de données et la mise à jour du fichier des mandats des travaux en cours et contient les champs suivants:
Fiche des mandats - mandats |
|||
Champs |
Requis |
F |
Description
|
Mandat |
OUI |
A |
Code de référence du mandat, liste de sélection disponible.
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Date du mandat |
OUI |
D |
Date de référence du mandat Valeur par défaut: date de fin d'année provenant de la Fiche des clients.
|
Mission |
OUI |
A |
Code de référence de la mission. Valeur par défaut: code de référence de la mission provenant de la Fiche des clients
|
Actif
|
OUI |
O/N |
Cocher si mandat actif (double-clique ou barre de tabulation pour cocher) Décocher si mandat inactif (double-clique ou barre de tabulation pour décocher)
|
Commentaires |
NON |
A |
Champ défini pour indiquer tout commentaire.
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Fiche des mandats - personnel des mandats |
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Champs |
Requis |
F |
Description
|
Responsable |
OUI |
A |
Responsable du mandat. Valeur par défaut: responsable provenant de la Fiche des clients.
|
Réviseur |
OUI |
A |
Réviseur du mandat. Valeur par défaut: réviseur provenant de la Fiche des clients.
|
Réviseur fiscal (V2.96) |
OUI |
A |
Réviseur fiscal du mandat..Valeur par défaut: réviseur provenant de la Fiche des clients.
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Directeur (v3.1)
|
OUI |
A |
Directeur fiscal du mandat. Valeur par défaut: directeur provenant de la Fiche des clients.
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Associé |
OUI |
A |
L'associé du mandat. Valeur par défaut: associé provenant de la Fiche des clients.
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Adjointe (v2.96) |
OUI |
A |
Adjointe du mandat. Valeur par défaut: responsable provenant de la Fiche des clients.
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Fiche des mandats - périodes |
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Champs |
Requis |
F |
Description
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Échéance (v2.82) |
NON |
D |
Date d'échéance du mandat. Date fixe possible selon les options de la fiche des références des mandats.
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Planifiée (v3.1) |
OUI |
D |
Date planifié du début du mandat. Lorsque la valeur est nulle, la date retenue est la date du mandat.Cette date ne peut être antérieure à la date du mandat.
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Entrée |
NON |
D |
Date d'entrée du dossier.
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Cours
|
NON |
D |
Date du début de la réalisation du mandat.
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Révision |
NON |
D |
Date du dossier remis à la révision.
|
Révisé |
NON |
D |
Date de fin de la révision.
|
Révisé - fiscal (v2.96) |
NON |
D |
Date de fin de la révision fiscale . |
Projet |
NON |
D |
Date de présentation du projet au client.
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Final |
NON |
D |
Date d'approbation finale du dossier.
|
Livraison |
NON |
D |
Date de livraison au client.
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Fiche des mandats - autres |
|||
Champs |
Requis |
F |
Description
|
TF |
NON |
O/N |
Transmission au niveau fédéral effectuée.
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TP |
NON |
O/N |
Transmission au niveau provincial.
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BGT TOTAL |
NON |
O/N |
Indique si un budget global a été inscrit. Mise à jour automatique par le logiciel
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BGT MDT
|
NON |
O/N |
Indique si un budget pour ce mandat est défini à la fiche des budgets par mandats. Mise à jour automatique par le logiciel.
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Divers |
NON |
O/N |
Case à cocher (libre) disponible pour l'usager.
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Poste |
NON |
O/N |
Documents mis à la poste.
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OK |
NON |
O/N |
Champ de validation des dates. Mise à jour jour automatique par le logiciel.
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Version 2.82
La table régulière des mandats prévoit un seul rapport au suivi de chacun des mandats, soit le rapport "Liste de planification des mandats". La table détaillée des mandats prévoit cinq (5) rapports de gestion et de suivi des mandats.
La version 2.82 de TEC2000 prévoit l'ajout d'une nouvelle table avec un nombre de champs permettant le suivi détaillé de chacun des mandats. L'usager peut choisir d'utiliser la table régulière des mandats ou d'utiliser cette nouvelle option de gestion détaillée des mandats. Cette nouvelle fiche de gestion détaillée des mandats est accessible par :
•au menu des travaux en cours « Transactions / Gestion des mandats des tec »,
•ou par le bouton « Fiche des mandats détaillés » à la fiche des mandats.
Enregistrement obligatoire
Le fichier des mandats est un fichier source pour les fichiers des transactions des travaux en cours et des budgets. Il est donc obligatoire de maintenir en tout temps un mandat actif pour un client afin de permettre la saisie de données aux fichiers des transactions des travaux en cours et/ou des budgets.
Enregistrement facultatif
Le fichier des mandats contient des champs prévus pour la saisie de commentaires, de dates de réalisation d'étapes dans la poursuite du mandat ainsi que de mémos. La saisie de données dans ces champs est facultative au niveau du traitement des données dans les fichiers des transactions des travaux en cours et des budgets. Des données doivent être saisies dans le cas où l'utilisateur utilise les options de planification.
Suppression d'un enregistrement
Il est impossible de supprimer un enregistrement au fichier des mandats si des transactions imputables à ce mandat ont déjà été enregistrées aux fichiers des transactions des travaux en cours ou si des données de budget pour ce mandat ont été saisies au fichier des budgets de temps. Cet enregistrement doit donc être conservé afin d'assurer l'intégralité des données.
Validation selon la période autorisée du logiciel
Tous les champs "Date" de l'application sont assujettis à la validation de la période autorisée du logiciel définie à la fiche des paramètres. Cependant, la fiche des mandats peut être exclue de cette validation si l'option correspondante est activée à la fiche des paramètres. Consulter les notes Période autorisée pour la saisie des données.
Utilisation des données
Les données inscrites au fichier des mandats constituent des données sources qui sont utilisées par le logiciel lorsque des données sont saisies dans les fichiers des transactions des travaux en cours et des budgets.
Les données au fichier des mandats permettent aussi, entre autres:
•de valider le champ Mandat lors de saisie de données aux fichiers des transactions des travaux en cours;
•d'appliquer un filtre sur le champ Mandat aux différents fichiers des transactions des travaux en cours;
•l'impression de différents rapports disponibles, triés par mandats;
•d'effectuer le suivi sur le déroulement des mandats (option facultative).
Afficher les mandats actifs seulement
Seulement les mandats actifs sont affichés par défaut. Cependant, il est possible d’afficher les mandats actifs et les mandats inactifs en cochant la case Mandats actifs et inactifs.
Rapports disponibles reliés à l'onglet des mandats
| Mandats: | Liste de tous les mandats |
| Planification: | Liste de tous les champs, excluant le champ Commentaire et incluant les totaux au niveau de chaque étape de réalisation de mandat. |
| Budget sommaire par mandat: | Liste de tous mandats avec le budget en dollars pour chacun, provenant du Fichier des budgets de temps |
Mandat actif seulement
| Oui: | Données incluses aux rapports: mandats actifs seulement |
| Non: | Données incluses aux rapports: mandats actifs et inactifs |
Validation du champ "Mandat EF" de la fiche des mandats
Lors de l'ouverture de la fiche des missions ou de la lecture des données à la grille d'impression des mandats le message suivant apparaîtra "Il y a xx mandat(s) de référence EF qui ne concorde(nt) pas avec les missions EF" lorsque les mandats de référence "EF" (dont la case "MDT EF" est cochée) ne concordent pas avec les missions correspondantes "EF" (à la fiche des missions dont la case "MISSION EF" est cochée).
Cette validation est possible uniquement pour les mandats de référence dont le champ "MISSION" est complété même si l'option de mission unique n'est pas activée.Consulter les notes de la Fiche de référence des mandats.
L'objectif de cette validation est de prévenir l'usager que le filtre sur le champ "MDT EF" de la grille d'impression des mandats peut être erroné. Ce champ "MDT EF" de la grille d'impression des mandats correspond au champ "MDT EF" de la fiche de référence des mandats.