Objectifs
Le menu des budgets de temps permet de préparer les budgets des mandats en heures et en dollars. Cet aspect du logiciel constitue un outil précieux au niveau de la planification de l'utilisation du temps des employés et au niveau de l'atteinte de rentabilité dans la réalisation des mandats.
Le menu des budgets de temps est facultatif au fonctionnement du logiciel. Il s'agit d'un menu accessoire au niveau de la gestion du temps.
À partir de ce menu, il est possible de planifier le nombre d'heures par mois à affecter aux mandats pour chacun des responsables (professionnels et autres employés) et pour tous les types de tâches prévues, soit par exemple l'associé, les professionnels comptables, le département de fiscalité, les techniciens, le secrétariat, etc.
Comme expliquer en détail ci-après dans les instructions concernant l'onglet Lecture des données antérieures, une option du logiciel permet de faciliter grandement l'étape de préparation des budgets. En effet, une procédure d'importation dans le budget courant des données concernant les heures réelles consacrées à un client pour des périodes antérieures et/ou des mandats antérieurs est disponible.
Lorsque l'usager choisit cette option, il peut immédiatement visualiser à son écran de saisie de données relatives au budget courant les données réelles antérieures en heures et en dollars, déjà ventilées par mois, par responsable et par type de tâches, et faire les modifications désirées pour ainsi obtenir le budget courant.
ONGLET FICHE
Fichier des mandats
Budget des heures par responsables
Heures pour chacune des périodes
L'écran illustré ci-dessus se divise en trois sections. La section du haut indique les données inscrites au Fichier des mandats, soit la Fiche maître et les sections du bas constituent les écrans de saisie au fichier des budgets de temps, soit les Fiches détail.
Section Fichier des mandats
•Sélection des clients et mandats
La section du haut relative au fichier des mandats est utilisée afin de sélectionner les clients et mandats pour lesquels des données relatives aux budgets de temps doivent être saisies, modifiées ou supprimées.
Afin d'accéder rapidement au numéro de client pour lequel des données relatives aux budgets de temps sont à saisir, positionner le curseur dans un champ de la colonne Client ou Nom Client et taper [Ctrl+Z] ou encore cliquez sur le bouton de recherche de la barre d'outils, puis taper le numéro ou le nom du client recherché. Lorsqu'un enregistrement du client recherché est atteint, se déplacer vers l'enregistrement de ce client qui concerne le mandat pour lequel des données de budgets de temps sont à saisir.
•Saisie des budgets d'honoraires par mandats
La section relative au fichier des mandats est aussi utilisée pour y saisir ou y modifier les budgets d'honoraires par mandats en termes de valeurs monétaires.
La saisie de données de budgets d'honoraires par mandats est facultative au menu de budgets de temps. Il s'agit d'une fonction accessoire au fonctionnement du menu des budgets de temps.
Lorsque des données de budgets d'honoraires par mandats sont saisies, ceci permet par la suite entre autres:
•De faciliter la saisie de données aux fichiers de budgets des heures par responsable, car le montant total des honoraires prévus aux mandats est déjà établi et affiché à l'écran ainsi que la répartition entre les différentes étapes de réalisation des mandats;
•De permettre le calcul et la répartition au prorata entre les différents responsables, des budgets de radiations de temps. Cette option de calcul est plus amplement expliquée ci-après dans la section traitant du Budget des heures par responsable;
•De produire le rapport Budget visé par mandat, disponible en accédant au fichier des Mandats (menu Transactions \ Mandats).
Le budget d'honoraires par mandat représente le montant estimatif d'honoraires prévus pour chaque mandat, indépendamment des budgets d'heures par responsable, répartis entre chacune des étapes de réalisation du mandat, soit la Planification, les États financiers, la Révision, le Fiscal, et les Autres aspects du mandat ainsi que le montant estimatif des Radiations de temps applicables.
Afin de saisir, modifier ou supprimer au fichier des mandats les budgets d'honoraires par mandats, cliquez sur le bouton Calcul du budget par mandat 
prévu à cet effet. Une boîte de dialogue s'affiche à l'écran lorsque cette commande est activée afin d'y saisir le montant d'honoraires prévus au mandat, net du montant des radiations. Le résultat du calcul s'affiche par la suite dans chacune des cases reliées aux différentes étapes du mandat au montant des radiations.
La répartition des budgets d'honoraires par mandat est calculée à partir des pourcentages indiqués à la Fiche des paramètres du logiciel sous l'onglet Travaux en cours, aux champs Pourcentages aux fins du budget. Cette section de la fiche des paramètres est aussi accessible dans le menu courant sous l'onglet Options et il est possible d'y consulter ou d'y modifier les pourcentages inscrits à la fiche des paramètres.
Afin de modifier la répartition calculée sans modifier les pourcentages de la fiche des paramètres, positionner le curseur dans les cases à modifier et saisir directement les valeurs désirées. Afin de confirmer une modification effectuée ou encore se déplacer d'une case à l'autre, appuyer sur [Tab] ou déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Section Budget des heures par responsable
•Saisie des budgets d'heures par responsable
Afin d'accéder au fichier du budget des heures par responsable pour le client et le mandat sélectionnés ci-dessus, appuyer sur la touche [F6] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Afin de retourner à la section du haut relative au fichier des mandats, appuyer sur la touche [F5] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
L'écran du budget des heures par responsable permet la saisie de données et la mise à jour du fichier du budget des heures par responsable.
Tel que mentionné précédemment, une option du logiciel permet de faciliter grandement l'étape de préparation du budget des heures par responsable. En effet, une procédure d'importation dans le budget courant des données concernant les heures réelles consacrées à un client pour des périodes antérieures ou des mandats antérieurs est disponible. Cette option du logiciel est expliquée en détail dans les instructions concernant l'onglet Lecture des données antérieures.
Lorsque l'usager choisit cette option, il peut immédiatement visualiser à son écran de saisie de données relatives au budget courant les données réelles antérieures en heures et en dollars, déjà ventilées par mois, par responsable et par type de tâches, et faire les modifications désirées pour ainsi obtenir le budget courant.
Il est aussi possible de saisir directement les données du budget des heures par responsable à cet écran. L'usager devra fonctionner de cette façon lorsque les données provenant de périodes antérieures ne seront pas disponibles, par exemple lorsqu'il s'agit de préparer le budget d'heures pour un nouveau client ou encore lorsque le logiciel est utilisé par le cabinet depuis moins d'un an.
L'écran du budget des heures par responsable contient les champs suivants:
| Responsable: | Code de référence du responsable, liste de sélection disponible. Ce champ est prévu afin d'inscrire les codes de référence de tous les responsables (professionnels et autres employés) que l'on prévoit affecter au mandat sélectionné. |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Activité: | Code de référence de l'activité, liste de sélection disponible. Ce champ est prévu afin d'inscrire le code de référence de la tâche à exécuter par le responsable inscrit au champ précédent. Lorsqu'un même responsable doit exécuter plus d'un type de tâches, créer des enregistrements distincts pour chaque type de tâches à être exécutées par ce responsable. |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Année: | Année civile au cours de laquelle seront exécutées les heures du responsable pour le type de tâches inscrit au champ précédent. Lorsque les heures s'échelonnent sur une période chevauchant deux années civiles, créer un enregistrement distinct pour les heures prévues dans chaque année civile. |
| Champ numérique |
| Saisie obligatoire |
| Budget d'heures: | Nombre d'heures prévues au mandat pour le responsable, le type de tâches et l'année civile inscrits aux champs précédents. Cette donnée provient de la sous-fiche Heures pour chacune des périodes dans laquelle les heures ainsi prévues sont saisies et ventilées dans chacun des mois de l'année civile concernée. Afin d'accéder à la sous-fiche des heures pour chacune des périodes, appuyer sur la touche [F7] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris. Afin de retourner à la section du haut relative au budget des heures par responsable, appuyer sur la touche [F6] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris. |
| Champ numérique (format 0.000) |
| Saisie obligatoire |
| Valeur par défaut: 1.000 heure affectée au mois de janvier |
| Remarque: Afin de faciliter l'estimation du nombre d'heures à affecter au mandat par chaque responsable, se référer, à titre indicatif, aux montants inscrits au Budget d'honoraires par mandat si des données ont préalablement été saisies à cette section. |
| Taux: | Taux de facturation horaire du responsable selon le type de tâches inscrit précédemment |
| Champ monétaire |
| Valeur attribuée automatiquement par le logiciel: Taux horaire de facturation du responsable provenant de la Fiche des usagers / groupes pour la catégorie de taux de facturation (1, 2 ou 3) associée au type de tâches et provenant de la Fiche des tâches. |
| Budget de temps: | Valeur monétaire du budget de temps |
| Champ monétaire |
| Valeur calculée automatiquement par le logiciel en fonction du nombre d'heures et du taux de facturation |
| Remarque: Le total de la valeur monétaire du budget de temps pour le mandat, calculé et affiché à la dernière ligne de la colonne Budget de temps, devrait normalement correspondre à la valeur affichée à la case Total de la section Budget d'honoraires par mandat, dans le cas où des données ont préalablement été saisies à cette section. |
| Budget de radiation: | Montant prévu des radiations attribuables au budget de temps |
| Champ monétaire |
| Saisie facultative |
| Afin de calculer et inscrire en bloc le montant prévu des radiations attribuables à chaque enregistrement du budget de temps, voir les explications ci-après concernant l'utilisation du bouton Calcul de la radiation au prorata |
| Remarque: Le total du montant prévu des radiations pour le mandat, calculé et affiché à la dernière ligne de la colonne Budget de radiation, devrait normalement correspondre à la valeur affichée à la case Radiation de la section Budget d'honoraires par mandat, dans le cas où des données ont préalablement été saisies à cette section. |
| Budget net: | Valeur monétaire du budget de temps net du montant prévu des radiations |
| Champ monétaire |
| Valeur calculée automatiquement par le logiciel en fonction du budget de temps et du budget de radiation |
| Remarque: Le total de la valeur monétaire du budget de temps net, calculé et affiché à la dernière ligne de la colonne Budget net, devrait normalement correspondre à la valeur affichée à la case Budget de la section Budget d'honoraires par mandat, dans le cas où des données ont préalablement été saisies à cette section. |
| Précédent-Radiation: | Montant réel des radiations de temps attribuées aux transactions de temps lors des facturations des travaux en cours pour une période ou un mandat antérieurs. Des valeurs s'affichent automatiquement à ces champs lorsque l'option de lecture et transfert des données antérieures est activée. Voir à cet effet les instructions concernant l'onglet Lecture des données antérieures. Les valeurs inscrites à ce champ sont affichées à titre indicatif seulement et permettent à l'usager de revoir, le cas échéant, le budget d'honoraires par mandat et/ou le budget des heures par responsable et/ou le budget de radiations. |
| Champ monétaire |
| Valeur calculée automatiquement par le logiciel si la commande de lecture et transfert des données antérieures est activée |
Lorsque l'usager désire effacer l'ensemble des données inscrites à l'écran du Budget des heures par responsable car il constate qu'elles sont toutes ou pour la plupart erronées, il peut accélérer l'opération de suppression en cliquant sur le bouton Épurer 
situé dans le bas de l'écran.
•Calcul de la radiation au prorata
cliquez sur le bouton Calcul de la radiation au prorata afin de faire exécuter une commande qui calcule le montant total prévu des radiations attribuables au budget de temps du mandat et qui attribuent ce montant entre chaque enregistrement du budget, au prorata de la valeur monétaire du budget de temps de chaque enregistrement par rapport au total de la valeur monétaire du budget de temps du mandat.
Le montant total prévu des radiations représente la différence entre:
•le total de la valeur monétaire du budget de temps pour le mandat, calculé et affiché à la dernière ligne de la colonne Budget de temps
et
•la valeur affichée à la case Budget de la section Budget d'honoraires par mandat.
En utilisant cette commande, le montant total du Budget net, calculé et affiché à la dernière ligne de cette colonne, correspondra invariablement au montant exact du Budget établi à la section Budget d'honoraires par mandat.
Toutefois, afin d'utiliser cette commande, il est impératif que des données aient été préalablement saisies à la section Budget d'honoraires par mandat.
Validation des budgets
La fiche des budgets vous propose un nouveau bouton 
qui permet d’afficher les rapports de validation suivants :
•La liste des mandats autres que les particuliers sans budget
•La liste des mandats actifs des particuliers sans budget
•La liste des mandats actifs autres que les particuliers sans total de budget
•La liste des mandats actifs des particuliers sans total de budget.
Version 3.1.0
Depuis la version 3.1, l'option de sélectionner des cellules est activée pour la grille des heures mensuelles, et ce, dans un but d'utiliser le menu contextuel. Ce menu vous permettra d'initialiser les heures à zéro ou de déplacer (en plus ou en moins) les données des cellules sélectionnées. Ce menu contextuel est accessible en utilisant le bouton droit de la souris sur la grille des heures mensuelles.
Le traitement de ce menu s'applique uniquement aux cellules sélectionnées.
ONGLET OPTIONS
Pourcentage des activités
Planif., E/F, Révision
| Fiscal, Autres: | Les données inscrites à ces champs représentent les pourcentages théoriques des honoraires attribuables à chacune des étapes de réalisation d'un mandat, soit Planification, États financiers, Révision, Fiscalité et Autres et sont utilisées lors de la préparation des Budgets d'honoraires par mandats. Ces données proviennent de la Fiche des paramètres du logiciel. Il est possible de modifier ces données directement par une saisie à ces champs des données requises et la fiche des paramètres est automatiquement modifiée en conséquence. |
| Champs numériques |
| Saisies facultatives |
Pourcentage de radiation au budget
| % Radiation: | Pourcentage théorique de radiation de temps à considérer lors de la préparation des Budgets d'honoraires par mandats. Cette donnée provient de la Fiche des paramètres du logiciel . Il est possible de modifier cette donnée directement par une saisie à ce champ de la donnée requise et la fiche des paramètres est automatiquement modifiée en conséquence. |
| Champ numérique |
| Saisie facultative |
Rapports disponibles
| Budget par client: | Budget détaillé des heures par client pour l'année civile sélectionnée et ventilée par mois, par responsable et par mandat |
Budget par
| responsables: | Budget détaillé des heures par responsable pour l'année civile sélectionnée et ventilée par mois, par client et par mandat |
Budget sommaire
| par responsables: | Budget sommaire des heures par responsable pour l'année civile sélectionnée et ventilée par mois |
| Budget par mandat: | Budget détaillé en heures et en dollars par mandat et ventilé par responsable et par activité. Liste des données provenant du Fichier des mandats |
Sélection des clients
| Sélection: | Rapport pour un client sélectionné. Afin de sélectionner un client, positionner le curseur sur un champ de l'enregistrement du client au fichier des mandats dans la section du haut de l'écran (onglet Fiche) |
| Complet: | Rapport pour tous les mandats du fichier des mandats |
ONGLET IMPRESSION
Budget des heures - Impression
| Année: | Année civile couverte par les rapports de budgets des heures par responsable à imprimer |
| Champ numérique |
| Saisie obligatoire pour la production des rapports suivants: Budget par client, Budget par responsable et Budget sommaire par responsable |
Depuis la version 2.98.00, la grille d'impression des mandats comprend un nouveau champ « Code Mandat » qui permet d’effectuer un filtre selon l’avancement des mandats. Vous pouvez consulter l'onglet Mandats de l'usager de la fiche des feuilles de temps qui décrit plus amplement ce nouveau filtre et les valeurs correspondantes.