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Objectifs

 

L'onglet de la "Grille des tâches" permet la saisie de données et la mise à jour du fichier des tâches des travaux en cours et contient les champs suivants:

 

 

 

Version 3.02.00

 

La mise à jour en lot des périodes (des mandats) a été révisée entièrement avec la version 3.02.00. Le nouveau champ "Code d'activité" est utilisé pour cette mise à jour en lot.

 

Consulter les notes de la Mise à jour en lot des périodes des mandats pour en connaître le fonctionnement et ses particularités.

 

 

Catégorie de taux

 

Les catégories de taux du fichier des tâches sont associées aux taux de facturation inscrits à la Fiche des usagers / groupes.  Le fichier du personnel contient cinq (5) taux de facturation possibles (catégories 1 à 5) pour chacun  des responsables.

 

Lors du report des transactions de temps, le taux de facturation utilisé sera le taux de facturation du responsable qui correspond à la catégorie de taux de l'activité.

 

Ceci permet d'imputer le temps des responsables à des taux variant en fonction du type de tâche effectuée.

 

Exemple:

 

 

Dans ce scénario, si ce responsable impute du temps dans l'activité 130, le logiciel compilera le temps au taux horaire de 75 $ et si ce responsable impute du temps dans l'activité 160, le temps sera compilé au taux horaire de 50 $.

 

De façon générale, les différentes activités incluses à cette fiche seront de la catégorie 1, les catégories 2 à 5 peuvent être utilisées afin d'appliquer une structure de taux en fonction de types des services rendus.

 

 

Utilisation des données

 

Les données inscrites au fichier des tâches constituent des données sources qui sont utilisées par le logiciel lorsque des données sont saisies dans les différents fichiers des transactions des travaux en cours.

 

Les données au fichier des tâches permettent aussi, entre autres:

 

•de gérer des taux de facturation distincts par types de tâches (voir ci-dessus);

•de valider le champ Activité lors de saisie de données aux fichiers des transactions des travaux en cours;

•d'appliquer un filtre sur le champ Activité aux différents fichiers des transactions des travaux en cours;

•l'impression de différents rapports disponibles, triés par activités (analyse du temps, etc..).

 

Il est impossible de supprimer un enregistrement au fichier des tâches si le code tâche a déjà été imputé aux fichiers des transactions des travaux en cours. Cet enregistrement doit donc être conservé afin d'assurer l'intégralité des données.

 

 

Doit-on ajouter un mandat ou une tâche ?

 

L'ajout d'un mandat sera pertinent si :

a). l'on désire regrouper des données pour un service rendu à un client.

b). de comparer ces données d'un mandat à l'autre.

c). de dénombrer le nombre de mandats.

 

Par exemple, un cabinet se demande s'il doit ajouter un mandat 2017-T1135 ou tout simplement ajouter une tâche T1135.

 

1). Ajout d'un mandat, L'ajout d'un mandat annuel 2017-T1135,  permettra:

 

a). de connaître le nombre de mandats XXXX-T1135 pour une année précise.

b). de comparer le nombre d'heures et les informations financières de mandat à l'autre.

c). la possibilité de définir un budget pour chacun des mandats.

d). d'ajouter les mandats 2018-T1135 en lot à partir des mandats existants 2017-T1135.

 

2). Ajout d'une tâche T1135, permettra retracer les mandats dont l'activité T1135 a été inscrite.

 

Dans ce cas, le cabinet devrait envisager l'option des relevés et des formulaires.

 

 

 

Grille des titres de tâches

 

 

L'onglet "Grilles des titres des tâches" présente la table des données des titres des tâches. Cette table des données des titres de tâche permet de saisir le champ "titre' et sa description. Ce champ "Titre" est utilisé dans la table des tâches afin de regrouper les tâches selon les besoins spécifiques du cabinet. Ce regroupement, selon chaque cabinet, peut-être planifier en fonction des services rendus, des mandats, des missions et/ou des entités des clients.

 

 

 

Depuis la version 2.95, cette fiche présente un nouveau champ "Mission reg." permettant d'assigner un regroupement de mission pour chacun des titres de tâches. Ce nouveau champ est lié à la table des regroupements des missions. Voir la rubrique qui permet de Restreindre les codes de tâches en fonction des regroupements de missions.

 

Le champ "Mission reg. unique" est une case à cocher qui permet d'activer une option qui fera en sorte que la valeur du champ "Mission reg." de la table des tâches sera obligatoirement la valeur inscrite dans cette table pour toutes les tâches dont le titre de tâches est correspond au titre de la présente table.

 

De plus, lorsque cette option est activée,  cette valeur au champ "Mission reg." sera utilisé comme valeur par défaut lors de l'ajout d'un enregistrement à table des tâches.

 

 

Définition d'un regroupement de missions unique:

 

 

Le champ "Mission reg. unique" peut être coché seulement si toutes les tâches à la table des tâches ont comme "regroupement de missions" le regroupement de mission défini pour ce titre de tâche. Par exemple, la valeur du champ "regroupement de mission" de toutes les tâches dont le titre des tâches est 100 est définie à "EF".

 

Si cette condition n'est pas rencontrée, le champ "Unique" ne peut être coché. Il faut donc réviser les tâches existantes afin de retracer les transactions qui ne respectent pas cette condition.

 

Lorsque le champ "Unique" est coché, l'usager ne peut modifier une valeur autre au champ "Mission reg." de la table des tâches que la valeur correspondante à la présente table.

 

 

Mise à jour du champ "Mission reg." de toutes les tâches correspondant au titre des tâches:

 

 

Le bouton "MAJ du regroupement des missions selon les titres de tâches" vous permet de mettre à jour en lot le champ "Mission reg." de toutes les tâches de la table des tâches avec la valeur correspondante à ce champ dans la présente table. Cela vous évite d'effectuer ces corrections manuellement. Vous devez déplacer le curseur sur l'enregistrement correspondant au titre de tâche que vous voulez modifier avant d'utiliser ce bouton.

 

 

Grille des regroupements des missions

 

 

Une nouvelle table des données est ajoutée à la version 2.95. Cette table permet de définir un nouveau champ "regroupement de missions" et sa description. Cette table est utilisée afin de restreindre la sélection des tâches en fonction d'un regroupement de missions.

 

 

Voir la rubrique qui permet de Restreindre les codes de tâches en fonction des regroupements de missions.

 

 

Modifier la valeur du champ "Mission Reg."

 

Lorsque l'option "Mission reg. unique" est activée à la table des titres des tâches, il n'est pas possible de  modifier la valeur du champ Mission reg.