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Date de regroupement
Depuis la version 3.03.00, la table permanente des travaux en cours contient un nouveau champ "D_REG_PER_AM" qui correspond à une date de regroupement des données. Cette date de regroupement des données permettra de regrouper les données (par mois et année) selon la date des services rendus. Ce champ est mis à jour lors du report des transactions de temps, des déboursés, des factures et des écritures de radiation. Cette nouvelle information sera (aussi) disponible pour les transactions de facturation et de de radiation. Le regroupement choisi est basé sur une période mensuelle (mois et année). Ainsi, cette date correspondra au premier jour du mois de la date des services rendus.
1). Activités et déboursés
Pour les transactions de temps et de déboursé, cette date de regroupement sera toujours fonction de la date de l'activité ou du déboursé. Par exemple, une transaction de temps ou d'un déboursé en date du 2021-05-15, aura une valeur de 2021-05-01 d'inscrite à ce nouveau champ.
2). Facturation des travaux en cours
Lors de la facturation des travaux en cours le logiciel propose (aux fins de la facturation) toutes les transactions des travaux en cours qui ne sont pas encore totalement facturés à la date de calcul désirée. Une transaction est totalement facturé lorsque le total du montant facturé et radié totalise le montant des travaux en cours de cette transaction. En fait, lorsque le solde des travaux en cours (après facturation et radiation) est de zéro.
A). Exemple # 1: transactions sont entièrement facturé (le solde des tec est de zéro).
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
Tec total |
FT |
Facturé |
Radié |
Solde Tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
A |
2021-05-15 |
400.00 |
OUI |
300.00 |
100.00 |
0.00 |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
D |
D |
2021-06-15 |
250.00 |
OUI |
250.00 |
000.00 |
0.00 |
2021-06-01 |
2021-06 |
Lors du report de ces transactions, les écritures de facturation seront crées, avec les informations suivantes (date: 2021-07-31 et no de facture 20210731):
Deux transactions composent l'écriture de facturation (F) en date du 2021-07-31. La particularité est que la date de regroupement de chacune des écritures correspond à la date initiale de l'activité ou du déboursé.
Nous pouvons conclure:
1). Que cette facture émise en juillet se rapporte à des services rendu en mai et en juin.
2). Que le total des transactions des critères de sélection (client / mandat / ad/ déboursé / activité / responsable ) totalise zéro.
3). Que ces deux transactions sont entièrement facturés en date du 2021-07-31.
Écritures de facturation des travaux en cours
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
N. de facture |
Facturé |
Radié |
Solde tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
F |
2021-07-31 |
20210731 |
300.00 |
100.00 |
(400.00) |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
D |
F |
2021-07-31 |
20210731 |
250.00 |
0.00 |
(250.00) |
2021-06-01 |
2021-06 |
3. |
|
|
|
|
|
550.00 |
100.00 |
(650.00) |
|
|
B). Exemple # 2: transactions sont partiellement facturé (le solde des tec est différent de zéro).
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
Tec total |
FT |
Facturé |
Radié |
Solde Tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
A |
2021-05-15 |
400.00 |
OUI |
300.00 |
25.00 |
75.00 |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
D |
D |
2021-06-15 |
250.00 |
OUI |
100.00 |
0.00 |
150.00 |
2021-06-01 |
2021-06 |
Lors du report de ces transactions, les écritures de facturation seront crées, avec les informations suivantes (date: 2021-07-31 et no de facture 20210731):
Deux transactions composent l'écriture de facturation (F) en date du 2021-07-31. La particularité est que la date de regroupement de chacune des écritures correspond à la date initiale de l'activité ou du déboursé.
Nous pouvons conclure:
1) Que cette facture émise en juillet se rapporte à des services rendu en mai et en juin.
2). Que le total des transactions des critères de sélection (client / mandat / ad/ déboursé / activité / responsable ) ne totalise pas zéro.
Écritures de facturation des travaux en cours
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
N. de facture |
Facturé |
Radié |
Solde tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
F |
2021-07-31 |
20210731 |
300.00 |
25.00 |
(325.00) |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
D |
F |
2021-07-31 |
20210731 |
100.00 |
0.00 |
(100.00) |
2021-06-01 |
2021-06 |
Le fait que les transactions de ces critères de sélection ne totalisent pas zéro, voici les écritures proposés pour une facture subséquente après le 31 juillet 2021:
Projet de facturation qui facture le solde des tec après le 31 juillet
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
Solde tec |
Facturé |
Radié |
Solde tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
A |
2021-05-15 |
400.00 |
|
|
0.00 |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
A |
F |
2021-07-31 |
(325.00) |
|
|
0.00 |
2021-05-01 |
2021-05 |
3. |
xxxxx |
D |
D |
2021-06-15 |
250.00 |
|
|
0.00 |
2021-06-01 |
2021-06 |
4. |
xxxxx |
D |
F |
2021-07-31 |
(100.00) |
|
|
0.00 |
2021-06-01 |
2021-06 |
|
|
|
|
|
225.00 |
|
|
0.00 |
|
|
Nous pouvons conclure sur ce projet de facturation:
1). Que toutes les écritures des travaux en cours non (totalement) facturées ou radiés sont affichées (du fait qu'elle ne sont pas entièrement facturées) .
2) Que cette facture émise après juillet se rapporte à des services rendu en mai et en juin.
3). Que le total des transactions des critères de sélection (client / mandat / ad / déboursé / activité / responsable ) après le report de cette facture totalisera zéro.
C). Exemple # 3: facturation progressive d'une activité ou d'un déboursé
La facturation progressive des travaux en cours est l'inscription d'une facture sans aucun lien avec les transactions existantes des travaux en cours. Par exemple, l'émission d'une facture dont le temps est inconnu comme une facture de tenue de livres en début de chaque mois ou encore une facture en cours de mandat dont le temps est incomplet. Dans ce cas, la date de regroupement sera calculé en fonction de la date initiale de l'émission de cette facture progressive. Une facturation progressive est une transaction ajoutée manuellement (EM = OUI).
Ajout d'écritures manuelles à une facture en date du 2021-07-31:
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
Tec total |
FT |
Facturé |
Radié |
Solde Tec |
Date reg. période |
Reg. période |
EM |
1. |
xxxxx |
A |
F |
2021-07-31 |
0.00 |
OUI |
300.00 |
0.00 |
(300.00) |
2021-07-01 |
2021-07 |
OUI |
2. |
xxxxx |
D |
F |
2021-07-31 |
0.00 |
OUI |
250.00 |
0.00 |
(250.00) |
2021-07-01 |
2021-07 |
OUI |
Il est fortement recommandé d'utiliser un déboursé lors de la facturation progressive afin de ne pas affecter la rentabilité d'un responsable du simple fait d'utiliser la facturation progressive.
Voir l'Exemple d'une facturation progressive (avec code déboursé).
3). Radiation des travaux en cours
Lors de la radiation des travaux en cours le logiciel propose (aux fins de la radiation) toutes les transactions des travaux en cours qui ne sont pas encore facturés ou radiés à la date de calcul. Une transaction est totalement facturée ou radiée lorsque le total du montant facturé et radié totalise le montant des travaux en cours de cette transaction.
A). Exemple # 1: radiation d'une activité ou d'un déboursé, en date du 31 juillet 2021:
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
Solde Tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
A |
2021-05-15 |
400.00 |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
D |
D |
2021-06-15 |
250.00 |
2021-06-01 |
2021-06 |
Lors de la radiation de ces transactions, les écritures de radiation seront crées, avec les informations suivantes (date: 2021-07-31):
1). La radiation est toujours calculé sur le montant total de la transaction.
2). La date de regroupement de chacune des écritures de facturation correspond à la date initiale de l'activité ou du déboursé.
3). Que ces radiations comptabilisées en juillet se rapporte à des services rendu en mai et en juin.
4). Que le total des transactions des critères de sélection (client / mandat / ad/ déboursé / activité / responsable ) totaliseront zéro (après ces écritures).
5). Que ces deux transactions sont entièrement facturés ou radiés en date du 2021-07-31.
Écritures de radiation des travaux en cours
# |
Critères de sélection |
AD |
T |
Date |
Radié |
Solde tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
R |
2021-07-31 |
400.00 |
(400.00) |
2021-05-01 |
2021-05 |
2. |
xxxxx |
D |
R |
2021-07-31 |
250.00 |
(250.00) |
2021-06-01 |
2021-06 |
B). Exemple # 2: radiation d'une facture progressive en date du 12 août 2021:
Radiation de la facturation progressive émise le 31 juillet 2021 (voir exemple 2C). exemple # 3)
Écritures de radiation des travaux en cours
# |
Critères de sélection |
T |
T |
Date |
Radié |
Solde tec |
Date reg. période |
Reg. période |
1. |
xxxxx |
A |
R |
2021-08-12 |
(300.00) |
300.00 |
2021-07-01 |
2021-07 |
2. |
|
|
|
|
|
|
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Nous pouvons donc distinguer les transactions suivantes:
# |
|
Calcul de la date de regroupement associé à l'écriture de facturation, selon |
1. |
Facturation complète d'une activité |
Date initiale de l'activité |
2. |
Facturation complète d'un déboursé |
Date initiale du déboursé |
3. |
Facturation partielle d'une activité |
Date initiale de l'activité |
4. |
Facturation partielle d'un déboursé |
Date initiale du déboursé |
5. |
Facturation progressive d'une activité |
Date initiale de la facture progressive |
6. |
Facturation progressive d'un déboursé |
Date initiale de la facture progressive |
7. |
Radiation d'une activité ou d'un déboursé |
Date initiale de l'activité ou du déboursé |
8. |
Radiation d'une facturation partielle d'une activité ou d'un déboursé |
Date initiale de l'activité ou du déboursé |
9. |
Radiation d'une facturation progressive d'une activité ou d'un déboursé |
Date initiale de la facture progressive |
|
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