Objectifs
Le menu de l'inventaire des dossiers physiques permet de gérer l'inventaire des dossiers physiques.
Le menu de l'inventaire des dossiers physiques est facultatif au fonctionnement du logiciel.
L'écran illustré ci-dessus se divise en deux sections. La section du haut indique les données inscrites au fichier des clients, et la section du bas constitue l'écran de saisie au fichier des dossiers physiques définis pour chacun des clients.
La section du haut relative au fichier des clients est utilisée afin de sélectionner les clients pour lesquels des données relatives aux dossiers physiques doivent être saisies, modifiées ou supprimées.
Afin d'accéder rapidement au numéro de client pour lequel des données relatives aux dossiers physiques sont à saisir, positionner le curseur dans un champ de la colonne Client ou Nom Client et taper [Ctrl+Z] ou encore cliquez sur le bouton de recherche de la barre d'outils, puis taper le numéro ou le nom du client recherché.
Afin d'accéder au fichier des dossiers physiques pour le client sélectionné, appuyer sur la touche [F6] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Afin de retourner à la section du haut relative au fichier des clients, appuyer sur la touche [F5] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
L'écran de saisie au fichier des dossiers physiques permet la saisie de données et la mise à jour du fichier des dossiers physiques et contient les champs suivants:
| Exercice: | Date de la fin d'exercice financier visée par le dossier archivé ou encore date de référence applicable au dossier archivé, calendrier disponible. Créer autant d'enregistrements pour le client qu'il y a de dossiers archivés. |
| Champ format date |
| Saisie obligatoire |
| Type Dossier: | Code de référence du type de dossier archivé, liste de sélection disponible. |
| Se référer au Fichier des types de dossiers physiques pour les explications concernant le contenu de la liste de sélection. |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Boîte: | Boîte du dossier physique archivé. |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Archivé le: | Date d'archivage du dossier physique, calendrier disponible |
| Champ format date |
| Saisie obligatoire |
| Valeur par défaut: date du jour de la création de ce nouvel enregistrement |
| Commentaires: | Champ défini pour indiquer tout commentaire jugé utile |
| Champ alphanumérique |
| Saisie facultative |
| Supprimé le: | Date de destruction du dossier physique, calendrier disponible |
| Champ format date |
| Saisie facultative. Le champ "Supprimé Par" doit être complété si une valeur est inscrite dans ce champ. |
| Supprimé par: | Responsable qui a supprimé le dossier physique, calendrier disponible |
| Champ alphanumérique |
| Saisie facultative. Le champ "Supprimé Le" doit être complété si une valeur est inscrite dans ce champ. |
Suppression de dossiers
La suppression des dossiers est autorisé seulement à un administrateur du logiciel ou à un usager autorisé selon cette option prévue à la fiche des usagers et groupes.
Rapports disponibles
| Liste des dossiers: | Liste des dossiers physiques. |
Étiquettes dossiers
| 2 X 5: | Liste de tous les champs présentés en fonction des dimensions d'une étiquette 2 po X 5 po. Les étiquettes des dossiers archivés peuvent être imprimées et apposées sur les dossiers archivés. |
Étiquettes boîtes
| 2 X 5: | Les étiquettes des dossiers 2 po X 4 po peuvent être imprimées et apposées sur les boîtes archivées. |
| Liste des boîtes: | Liste des boîtes. |
Sélection des clients
| Sélection: | Rapport de l'inventaire des dossiers physiques pour un client sélectionné. Afin de sélectionner un client, positionner le curseur sur un champ de l'enregistrement du client au fichier des clients dans la section du haut de l'écran (onglet Fiche). |
| Complet: | Rapport de l'inventaire des dossiers physiques pour tous les clients du fichier des clients |