Depuis la version 2.62, la fiche des Usagers / Groupes contient de nouvelles options utiles lors de la saisie des feuilles de temps.
Cases à cocher |
Description |
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Mise à jour du champ précédent |
Cette option permet de mettre à jour l'heure de "Fin" de l'entrée précédente lors du report de la transaction courante.
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Calcul des heures selon la durée |
Lorsque cette option est activée, le champ "HC" (heures calculées) des feuilles de temps et des projets de temps sera automatiquement coché. Lorsque le champ "HC" est coché, le logiciel calcul les unités (heures) en fonction des champs "Début - Fin -Durée" et l'usager ne peut modifier cette valeur. Cette option peut être activée sans utiliser l'option précédente qui met à jour l'heure de "Fin" de l'entrée précédente lors du report de la transaction courante.
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Afficher les champs D/F/HC |
Option permettant d'afficher les champs "Début-Fin-Durée" aux fiches des feuilles de temps et de transactions des travaux en cours.
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Temps min. F/Temps
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Il est possible de définir un nombre d'heures minimum requis pour chacun des responsables. Si l'usager inscrit du temps dont la durée est inférieure au nombre d'heures défini à la fiche des responsables, le nombre d'heures sera modifié à ce minimum. Dans cet exemple, l'option est définie à 0.10, soit six (6) minutes.
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La fiche des divisions permet maintenant d'appliquer plusieurs de ces options à l'ensemble des usagers actifs.
Afficher la grille des mandats
Depuis la version 2.94, cette option permet d'afficher une grille au bas de la fiche des feuilles de temps afin d'inscrire les informations relatives aux mandats.
Cases à cocher |
Description |
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Afficher la grille des mandats |
Nouvelle option, applicable à l'usager, permettant d'afficher une grille au bas de la fiche des feuilles de temps afin d'inscrire les informations relatives aux mandats.
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Option de la mise à jour du champ Fin précédent
Cette option permet de mettre à jour l'heure de "Fin" de l'entrée précédente lors du report de la transaction courante. Cette option sera disponible lors de la saisie des feuilles de temps si la case « Mise à jour du champ Fin précédent » est cochée à la fiche de l'usager.
Lorsque l'option « Mise à jour du champ Fin précédent » est activée l'option « Afficher les champs D/F/HC » est aussi activé par le logiciel, car ces champs sont nécessaires aux à la mise à jour du champ précédent.
Cette option est utile lorsque le responsable saisit ses feuilles de temps en temps réelles et désire minimiser le temps de saisie.
La grille de saisie des feuilles de temps et de transactions de temps des travaux en cours (sous l'onglet Projet de temps) comprend les champs suivants:
Début |
Indique l'heure de l'ajout de la transaction de temps. Ajout par le logiciel. |
Fin |
Permets de saisir l'heure de fin d'une activité de temps. Si aucune donnée n'est saisie par l'usager, l'heure de fin correspondra à l'heure du début. |
Durée |
Affiche automatiquement la durée entre les heures de début et de fin. |
HC |
Case à cocher afin que le logiciel calcule les heures à partir du champ Durée. |
Cette option sera fonctionnelle si:
•la case HC de l'entrée précédente est cochée (case à cocher – heures calculées), et
•l'heure de fin « Fin » de l'entrée précédente n'a pas été modifiée manuellement (l'heure de fin doit correspondre à l'heure du début).
Cette option fonctionnera en deux étapes, soit l'inscription d'une première transaction et une modification de cette transaction lors du report de la transaction suivante.
Voici un exemple:
L'usager « AP » a inscrit l'activité « 130 » au mandat « 2016-EF1E » en indiquant quinze heures au champ début et il a coché le champ HC (heures calculées). L'usager n’a inscrit aucune valeur au champ Fin, le logiciel complétera cette valeur avec celle de l'heure du début.
Les champs Durée et Heures seront à zéro. La case Report ne sera plus cochée. Une transaction à zéro ne peut être reportée.
L'usager inscrit une deuxième entrée dont l'heure de début est 15:15. Dès le report de cette nouvelle transaction, le logiciel modifiera automatiquement la valeur du champ Fin de l'entrée précédente (avec la valeur au champ Début de cette nouvelle transaction) et les champs Durée et les Heures seront modifiés en conséquence.
Si l'option d'inscrire un nombre d'heures minimum est activée à la fiche du responsable, le nombre d'heures calculées sera révisé pour tenir compte de cette contrainte.
L'usager devra cocher la case Report, ou utiliser l'option de sélection des transactions, afin de compléter le tout. L'usager est ainsi en mesure de prendre connaissance des changements effectués par le logiciel au champ Durée et Heures avant de rendre cette transaction admissible au report.
Option d'afficher les champs Début / Fin / Durée / HC
Plusieurs utilisateurs désirent afficher les champs « Début, Fin, Durée et HC » sans pour autant utiliser le mode de calcul des heures automatique. Le fait de connaître l'heure du début de chacune des transactions permet au responsable de compléter adéquatement sa feuille de temps.
Vous pouvez désactiver les deux options précédentes et activer seulement l'option « Afficher les champs D/F/HC » et ces champs seront présentés à la fiche des feuilles de temps et aux transactions de temps des travaux en cours.