Avant de débuter > Soldes de départ

Avant de débuter la saisie de transactions de temps, déboursés et facturation, les soldes de départ des travaux en cours et des comptes clients devraient être enregistrés dans les fichiers du logiciel.

Module Travaux en cours

Les soldes de départ des travaux en cours sont enregistrés comme des transactions régulières de travaux en cours.

Lorsque l'utilisation du logiciel débute, le solde d'ouverture des travaux en cours est fort probablement constitué d'un grand nombre de transactions de temps et déboursées non facturé pour chacun des clients.

Afin de permettre un traitement adéquat des données des travaux en cours par le logiciel, et plus particulièrement en ce qui concerne la production de l'Âge des travaux en cours, il est recommandé de saisir pour chacun des clients le détail de toutes les transactions de temps et de déboursés constituant le solde de départ des travaux en cours.

Il est aussi possible, si l'usager le préfère, d'enregistrer le montant total du solde de départ des travaux en cours de chacun des clients comme s'il s'agissait de transactions de déboursés à imputer à chacun des clients.

Afin de procéder de cette façon pour enregistrer les soldes de départ des travaux en cours de chacun des clients, accéder à la fiche des transactions des projets de déboursés comme suit: Module Travaux en cours / Transactions / Transactions des TEC / Onglet Projets de déboursés.

Remarque: Lorsque les soldes de départ des travaux en cours des clients sont saisis au logiciel de la façon décrite ci-dessus, le rapport de l'Âge des travaux en cours ne pourra évidemment pas tenir compte des dates réelles des transactions antérieures au début de l'utilisation du logiciel. Le rapport sera calculé comme si les transactions de temps avaient été effectuées à la date de l'établissement des soldes de départ.

Module Comptes clients

Les soldes de départ des comptes clients sont enregistrés comme des transactions régulières affectant les comptes clients.

Lorsque l'utilisation du logiciel débute, le solde d'ouverture des comptes clients est constitué de transactions de facturations, encaissements et frais d'administration pour chacun des clients.

Afin de permettre un traitement adéquat des données des comptes clients par le logiciel et plus particulièrement en ce qui concerne la production des États de compte et du rapport de l'Âge des comptes clients ainsi que le calcul des frais d'administration, il est recommandé de saisir pour chacun des clients le détail de toutes les transactions constituant le solde de départ des comptes clients.

Afin de procéder de cette façon pour enregistrer les soldes de départ des comptes clients de chacun des clients, accéder à la fiche des transactions des comptes clients comme suit: Module Comptes clients / Transactions / Client.

Il est aussi possible, si l'usager le préfère, de saisir une seule entrée par client, représentant le solde de départ de son compte. Toutefois, dans ce cas, les rapports indiqués ci-dessus ainsi que le calcul des frais d'administration ne seront pas entièrement adéquats.

Importation des données

Si vous êtes en mesure d'obtenir une liste des transactions des travaux en cours et des comptes clients constituant les soldes de départ sous forme numérique, il est toujours possible d'importer ces données directement à la base de données.