Avant l'utilisation initiale de TEC 2000, il y a lieu de définir et/ou modifier le contenu des différentes fiches sources et de la fiche des paramètres, car c'est à partir de cette définition que la structure d'organisation de l'information générée par le logiciel sera établie.
Le logiciel contient déjà des données dans chacune de ces fiches, mais ces données doivent être revues et modifiées, le cas échéant, en fonction des catégories de données désirées, de l'organisation et des besoins d'informations de chaque cabinet.
Afin de procéder à cette étape de revue et mise à jour des données aux différentes fiches sources et à la fiche des paramètres, il serait souhaitable de se familiariser avec le contenu et l'utilisation de chacune de ces fiches en consultant les sections de ce guide qui en traitent.
À la lecture de ces sections, l'usager constatera que certaines fiches sources sont facultatives et qu'il n'est pas requis d'y définir un contenu. Lorsqu'aucun contenu n'est défini pour une fiche source, les différents rapports pouvant être produits par le logiciel ne pourront évidemment pas être triés et organisés en fonction des données autrement contenues dans cette fiche.
Toutefois, dans la plupart des cas il est requis de créer au moins un enregistrement par fiche source, soit par exemple le code 00 et la description Inactif, afin d'assurer le fonctionnement adéquat du logiciel.
Remarque importante: Le format de saisie de toutes les catégories de champ contenues dans les écrans de saisie est indiqué dans les sections du présent guide traitant de chacun des menus. Lorsqu'il est indiqué que le champ est de format alphanumérique, il est important de savoir que les tris effectués sur ces champs le sont par la comparaison de la première valeur apparaissant aux champs. Par exemple, lors d'un tri croissant sur les codes de référence des clients (numéros de clients), la valeur 100 précédera la valeur 20 de même que la valeur 020 précédera la valeur 10. Par conséquent, il est important d'inscrire des valeurs comportant le même nombre de caractères dans les champs d'une même catégorie (ex: 0001, 0010, 0100 et 1000).
Voici l'ordre dans lequel il est proposé de définir et modifier, le cas échéant, le contenu des différentes fiches:
| Fiches sources | Accès et sommaire du contenu |
| Fiche des associés | Module Travaux en cours |
| Menu Fiches / Fiche des clients / Associés |
| Noms et codes de référence des associés du cabinet |
| Fiche des missions | Module Travaux en cours |
| Menu Fiches / Fiche des clients / Missions |
| Descriptions et codes de référence des types de missions confiées par les clients |
Fiche des entités
| légales: | Module Travaux en cours |
| Menu Fiches / Fiche des clients / Entités |
| Descriptions et codes de référence des types d'entités légales des clients |
Fiche des codes
| d'entreprise: | Module Travaux en cours |
| Menu Fiches / Fiche des clients / Codes d'entreprise |
| Descriptions et codes de référence des types de codes d'entreprise des clients |
| Fiche des tâches: | Module Travaux en cours |
| Descriptions et codes de référence des types de tâches effectuées par les responsables (professionnels et autres employés) |
| Fiche du personnel: | Module Travaux en cours |
| Menu Utilitaires / Administrateur / Gestion du personnel / Fiche du personnel |
| Noms, coordonnées, coûts horaires, taux de facturation et codes de référence des responsables |
Fiche de la gestion
| de l'accès du logiciel: | Module Travaux en cours |
| Menu Utilitaires / Administrateur / Gestion du personnel / Gestion de l'accès du logiciel |
| Définition des mots de passe des usagers et des niveaux d'accès aux différents menus du logiciel |
| Fiche des clients: | Module Travaux en cours |
| Menu Fiches / Fiche des clients / Clients |
| Noms, coordonnées et codes de référence des clients |
| Particularité: Définir un enregistrement correspondant au cabinet lui-même, c'est-à-dire l'enregistrement du client dans lequel toutes les transactions de temps non imputables pourront être inscrites, par exemple le temps de formation des employés, les fêtes légales, etc. |
| Afin de faciliter et d'accélérer le processus de saisie de données de temps par les usagers, il est suggéré d'utiliser un code de référence simple (ex: 0000) pour désigner le client représentant le cabinet, car plusieurs transactions y seront attribuables. |
Fiche des groupes
| de clients: | Module Travaux en cours |
| Menu Fiches / Groupe des clients |
| Descriptions et codes de référence des groupes de clients |
| Fiche des déboursés: | Module Travaux en cours |
| Descriptions, coûts unitaires, taux de facturation et codes de référence des types de déboursés |
| Particularité: Conserver l'enregistrement 999 (utiliser un autre code de référence, si désiré) correspondant aux Soldes de départ (utiliser une autre description, si désirée) des travaux en cours dès le début de l'utilisation du logiciel afin de permettre l'utilisation de ce code pour l'enregistrement initial des soldes de départ des travaux en cours. |
Fiche des comptes
| du grand livre: | Module comptes clients |
| Descriptions et codes de référence des comptes comptables utilisés dans la gestion des comptes clients, provenant de la charte de comptes comptables du cabinet |
Fiche des
| paramètres | Accès et sommaire du contenu |
Fiche des
| paramètres | Module Travaux en cours ou Module Comptes clients |
| Menu Utilitaires / Paramètres |
| Onglet Bureau | Paramètres applicables à l'ensemble du logiciel, soit le module Travaux en cours et le module Comptes clients. Sections: Identification, validation de l'entité légale des particuliers, période autorisée pour la saisie |
Onglet Travaux en
| cours # 1 et # 2: | Paramètres applicables au module Travaux en cours. Sections: No de client du bureau, définitions des types de correspondances pour des clients ciblés, les mots de passe, les pourcentages aux fins des budgets, les options de saisie des feuilles de temps, la gestion des séquences des numéros de factures, etc. |
Onglet Comptes
| clients | Paramètres applicables au module Comptes clients |
| Calcul des frais d'administration: Choix du taux de calcul des frais d'administration sur les comptes clients |
| Dépôts: Identification des numéros de compte de grand-livre aux fins de l'imputation de l'écriture comptable relative aux encaissements sur les comptes clients |
| Transfert des TEC aux comptes clients: Identification des numéros de compte de grand-livre aux fins de l'imputation de l'écriture comptable relative aux factures émises et aux taxes de vente applicables |