Ce chapitre fournit des schémas et explications sommaires concernant les principales étapes prévues au niveau de l'utilisation du logiciel pour les modules Travaux en cours et Comptes clients.
MODULE TRAVAUX EN COURS
| (A) : | Saisie des feuilles de temps par chacun des responsables |
| (B) : | Validation, par chacun des responsables, des données saisies |
| Moyens possibles: examen visuel du Sommaire des données de temps saisies et/ou impression du rapport des feuilles de temps et vérification de son contenu |
| Report des feuilles de temps par chacun des responsables vers le fichier des Projets de temps, après la validation |
| (C) : | Validation par une personne désignée des feuilles de temps reportées au fichier des Projets de temps |
| Moyens possibles: examen visuel du Sommaire du temps par responsable et/ou impression du rapport des projets de temps et vérification de son contenu |
| Transactions \ Transactions des TEC, onglet Projet de temps |
| Report des projets de temps vers le fichier des données permanentes des TEC, après la validation |
| (D) : | Saisie des données relatives aux déboursés effectuées pour les clients au fichier des Projets de déboursés |
| Transactions \ Transactions des TEC, onglet Projet des déboursés |
| (E) : | Validation des projets de transactions de déboursés |
| Moyens: impression du rapport des projets de déboursés et vérification de son contenu |
| Report des projets des déboursés vers le fichier des données permanentes des TEC, après la validation |
| (F) : | Examen du contenu des soldes des TEC afin de procéder à la facturation avec le rapport d'analyse des TEC |
| Rapports d'analyse \ Analyse des TEC |
| Autre possibilité: Consultation des soldes des TEC afin de procéder à la facturation |
| Consultation \ TEC détaillé |
| (G) : | Préparation des factures papier aux clients à partir des informations recueillies à l'étape précédente |
| Cette étape du processus s'effectue à l'extérieur de l'application TEC 2000 |
| (H) : | Saisie des données relatives aux factures préparées à l'étape précédente au fichier des Projets de factures afin d'identifier les transactions de temps et de déboursés incluses aux TEC qui ont été facturées et afin d'appliquer les surplus ou radiations |
| Afin d'accélérer ce processus de saisie de données, utiliser les outils du logiciel prévus à cet effet |
| Transactions \ Écritures de facturation des TEC |
| (I) : | Validation des projets de transactions de factures |
| Moyens: impression du rapport des projets de factures et vérification de son contenu |
| Report des projets de factures vers le fichier des données permanentes des TEC et des comptes clients |
MODULE COMPTES CLIENTS
| (A) : | Transfert des données de facturations du module Travaux en cours vers le fichier des Données permanentes des comptes clients du module Comptes clients |
| (B) : | Saisie des transactions de dépôts (encaissements) |
| Validation des données saisies à l'écran des dépôts des clients |
| Moyens: impression de la liste des dépôts et vérification de son contenu |
| Transfert en bloc des transactions de dépôts vers le fichier des Projets de transactions des comptes clients, après la validation |
| Il est aussi possible (mais non recommandé) de saisir les transactions de dépôts directement au fichier des Projets de transactions des comptes clients |
| (C) : | Sélection de clients et identification des comptes clients aux fins du calcul des frais d'administration |
| Transactions \ Frais d'administration |
| Calcul et transfert en bloc des transactions de frais d'administration vers le fichier des Projets de transactions des comptes clients |
| Il est aussi possible (mais non recommandé) de saisir les transactions de frais d'administration directement au fichier des Projets de transactions des comptes clients |
| (D) : | Saisie de données relatives aux autres transactions affectant les comptes clients |
| Il peut s'agir des types de transactions suivantes: radiations de comptes (mauvaises créances), crédits sur honoraires ou sur frais d'administration, chèques sans provision ou transferts de comptes |
| Transactions \ Dépôts et/ou Transactions \ Clients |
| Validation des données saisies |
| Moyens: impression de la liste des autres transactions et vérification de son contenu |
| Transfert en bloc des transactions des transactions vers le fichier des Projets de transactions des comptes clients, après la validation |
| (E) : | Validation des projets de transactions des comptes clients |
| Moyens: impression des rapports des projets de transactions des comptes clients et vérification de leur contenu |
| Report des projets de transactions des comptes clients vers le fichier des données permanentes des Comptes clients, après leur validation. |