Objectifs
Lors de l'entrée des dépôts aux comptes clients, chacune des factures acquittées pour chacun des clients doit être identifiée. Il en est de même pour les ajustements à enregistrer aux comptes clients, soit les crédits accordés sur honoraires ou sur frais d'administration et les radiations de comptes clients.
Il est possible de saisir directement au fichier des Projets des transactions des comptes clients ces données relatives aux encaissements et autres ajustements sur comptes clients, mais ce travail de saisie peut être laborieux, car il nécessite un travail de recherche sur la composition des soldes des comptes clients afin d'identifier chacune des factures acquittées ou sur lesquelles des ajustements doivent être apportés.
L'utilisation de l'écran Entrée des dépôts des clients permet de faciliter grandement le travail de saisie des dépôts et autres ajustements aux comptes clients.
Cet écran affiche le détail des factures (numéros de facture et montants) non acquittées pour tous les clients à la date spécifiée par l'usager et permet d'enregistrer les encaissements ou autres ajustements en regard de chacune de ces factures. Les encaissements ou autres ajustements aux comptes clients sont par la suite transférés en bloc, après acceptation par l'usager, dans le fichier des projets ( ou au journal des transactions, si cette option est choisie par l'usager) des transactions des comptes clients.
Date de calcul
Inscrire la date de calcul des soldes des comptes clients aux fins de la lecture et l'affichage du détail des factures non acquittées pour chacun des clients. Il peut s'agir par exemple de la date de l'encaissement, si les encaissements sont enregistrés de façon journalière, ou encore de la date du début de la semaine, si les encaissements sont enregistrés de façon hebdomadaire.
Date du paiement
Inscrire la date de l'encaissement et cette date sera par la suite affichée par défaut à chacun des enregistrements d'encaissements ou d'autres ajustements qui seront saisis en regard de factures non acquittées. Il est possible de modifier cette date en cours de saisie lorsque, par exemple, des encaissements ou autres ajustements relatifs à des dates différentes sont saisis.
La date de paiement ne pourra excéder de sept (7) jours de la date de lecture des données.
Validation de la date des transactions
La validation des dates des transactions peut s'effectuer en fonction de la période spécifique à l'usager ou en fonction de la période autorisée par le logiciel. Vous pouvez consulter ces dates en utilisant le bouton Période 
.
Lecture des factures impayées
Avant d'effectuer la lecture des factures impayées, vous devez sélectionner les options relatives aux divisions et à la validation des transactions.
cliquez sur le bouton Lecture 
afin de procéder au calcul et à l'affichage du détail des factures non acquittées pour chacun des clients à la date indiquée au champ Date de calcul.
Suite à cette opération, des données sont affichées dans les champs suivants:
| Client: | Code de référence du client pour lequel un solde figure au fichier des comptes clients |
| Nom Client: | Nom du client correspondant au code de référence |
| No Facture: | Numéro de facture dont le montant n'est pas acquitté ou n'est que partiellement acquitté à la date du calcul |
| Solde: | Solde du montant non acquitté en regard de la facture à la date du calcul |
Saisie des encaissements et autres ajustements
Avant de procéder à la saisie des encaissements et autres ajustements, sélectionner le type de transaction à saisir en cliquant la case appropriée dans la section intitulée Transactions. Tel qu'expliqué ci-après, les encaissements et autres ajustements à appliquer aux factures sélectionnées s'afficheront automatiquement dans la colonne correspondant au type de transaction ainsi sélectionné.
Déplacement dans la grille afin de sélectionner une facture précise
Cette nouvelle grille offre la possibilité de se déplacer à un enregistrement précis en utilisant la recherche incrémentale. Ainsi, vous pouvez accéder rapidement au numéro de client pour lequel des encaissements ou autres ajustements sont à saisir, en positionnant le curseur sur la colonne Client ou Nom Client et inscrivez directement le numéro de client ou le nom du client. La recherche débute dès que vous avez tapé le premier caractère jusqu'au résultat désiré.
La recherche incrémentale n'est pas disponible si vous avez activé le mode "édition immédiate" de la grille.
Sélection d'une facture
Une facture est sélectionnée dès que la date et un montant sont inscrits dans la colonne pertinente.
Sélectionnez une facture spécifique, selon l'une des méthodes décrites ci-dessous, et le champ Date affichera automatiquement la date inscrite précédemment au champ Date du paiement. L'un ou l'autre des champs Paiement, Crédit, Radiation ou Frais, selon le type de transaction sélectionné sous l'onglet Options, affichera automatiquement le solde non acquitté de la facture identifiée à l'enregistrement.
Les actions suivantes vous permettront de sélectionner la facture courante (avec l'ajout des valeurs par défaut) :
1). double-cliquez directement dans la grille sur l'enregistrement désiré ( la grille ne doit pas être en mode "édition immédiate"), ou
2). passer en mode "édition" en utilisant:
•le menu "Table / Modifier / Enregistrer les données", ou
•la clé [F9], ou
•le bouton "Édition" de la barre des boutons., ou
•inscrivez directement les informations dans la grille.
3). Utiliser le bouton 
de la facture courante.
Modifier les informations d'une facture
Dans la majorité des cas, les données ainsi affichées automatiquement correspondront aux encaissements et autres ajustements à enregistrer en regard d'une facture sélectionnée. Si tel n'est pas le cas, positionner le curseur sur les champs à modifier et saisir les données requises.
L'écran Entrée des dépôts des clients contient les champs suivants dans lesquels des données peuvent être saisies ou s'inscrivent automatiquement en appuyant sur la touche [F9] :
| Date: | Date de l'encaissement ou de l'ajustement |
| La date inscrite au champ Date du paiement s'inscrira par défaut à ce champ lorsque des données monétaires seront saisies ou affichées dans l'un ou l'autre des champs suivants ou encore en appuyant sur la touche [F9] ou son équivalent |
| Champ format date |
| Saisie obligatoire |
| Paiement: | Montant de l'encaissement à appliquer sur la facture identifiée à l'enregistrement |
| Champ monétaire |
| Saisie facultative si un montant est par ailleurs saisi ou affiché à l'un ou l'autre des champs Crédit, Radiation ou Frais |
| Crédit: | Montant de crédit (note de crédit) à appliquer sur la facture identifiée à l'enregistrement |
| Champ monétaire |
| Saisie facultative si un montant est par ailleurs saisi ou affiché à l'un ou l'autre des champs Paiement, Radiation ou Frais |
| Radiation: | Montant de radiation (mauvaise créance) à appliquer sur la facture identifiée à l'enregistrement |
| Champ monétaire |
| Saisie facultative si un montant est par ailleurs saisi ou affiché à l'un ou l'autre des champs Paiement, Crédit ou Frais |
| Frais: | Montant d'ajustement (crédit de frais d'administration dans la plupart des cas) à appliquer sur la facture identifiée à l'enregistrement |
| Champ monétaire |
| Saisie facultative si un montant est par ailleurs saisi ou affiché à l'un ou l'autre des champs Paiement, Crédit ou Radiation |
| Total: | Montant total d'encaissement et autres ajustements à appliquer sur la facture identifiée à l'enregistrement |
| Champ monétaire |
| Valeur calculée automatiquement par le logiciel |
Retrait d'une facture
Il est possible de retirer une facture de la sélection selon l'une des méthodes décrites ci-dessous:
•Effacer la date de la transaction, ou
•Inscrire un montant se zéro,
•Utiliser le bouton 
de la facture courante.
Épurer toutes les transactions
Lorsque l'utilisateur désire effacer l'ensemble des données inscrites à l'écran Entrée des dépôts des clients, il peut accélérer l'opération de suppression en cliquant sur le bouton 
situé dans le haut de l'écran.
Report des transactions
Vous avez la possibilité d'un report des transactions aux projets des transactions des comptes clients ou au journal des transactions, si cette option est choisie par l'usager.
Lorsque les données à l'écran Entrée des dépôts des clients ont été vérifiées, modifiées le cas échéant et acceptées, l'étape suivante est le report des données au fichier des projets des transactions des comptes clients ou au fichier permanent des comptes clients.
.
Les numéros de compte de grand-livre relatifs aux types de transactions sont indiqués sous l'onglet Options. Selon les types de transactions, ces numéros de compte seront ceux qui seront affectés lors du transfert des encaissements et autres ajustements au fichier correspondant des comptes clients.
Le transfert des données s'effectue par un traitement en lot.
Afin de procéder au transfert des données, cliquez sur le bouton Report 
situé dans le haut de l'écran.
Report des projets des transactions des comptes clients
Lorsque l'usager a choisi d'un report aux projets des transactions des comptes clients les données transférées pourront être consultées et modifier avant le report définitif au fichier des données permanentes comptes clients.
Utilisation des données
Les données inscrites à cet écran sont utilisées afin de générer des rapports qui permettront à l'utilisateur d'effectuer les vérifications requises avant le transfert des données au fichier des projets des transactions des comptes clients.
Type de rapports
| Détaillé: | Liste de toutes les données relatives aux factures pour lesquelles des encaissements ou autres ajustements sont inscrits |
Grille des résultats sous l'onglet "Impression"
La grille d’impression de la fiche des dépôts des clients affiche la liste des dépôts des clients. Depuis la version 2.98.00 le champ « Client référé par » provenant de la table des clients est présenté sous la rubrique « Clients ». Ce champ permet de retracer les dépôts des clients qui sont référés par un responsable du bureau aux fins de la bonification selon les encaissements.
Épuration des transactions des dépôts
Cette fiche est une fiche qui propose les factures impayées afin de faciliter la saisie des dépôts des clients. Dans les versions précédentes, les données générées à la grille de lecture des données étaient supprimées lorsque l’usager quittait le logiciel.
Depuis la version 2.99.0, dès qu’un dépôt est sélectionné, l’ensemble de ces données seront conservées lorsque l’usager quittera le logiciel. Ainsi, un usager pourra conserver les données d'un dépôt et poursuivre lors de la prochaine connexion au logiciel.