Contenu
Le fichier des transactions des comptes clients est un fichier temporaire contenant les projets de transactions des comptes clients.
Les projets de transactions des comptes clients incluent, entres autres, les catégories suivantes de transactions: facturation d'honoraires et notes de crédit sur honoraires, encaissement de comptes clients, facturation de frais d'administration (intérêts) et frais d'administration crédités, radiations de comptes clients (mauvaises créances), chèques sans provision et transferts de comptes clients.
Des journaux de projets de transactions peuvent être générés et imprimés pour fin de vérification et validation. Lorsqu'acceptés, les projets de transactions sont reportés en lot vers les fichiers concernés de données permanentes des comptes clients.
Le bouton Période 
situé dans le haut de l'écran de saisie sert à inscrire la période courante de l'usager, c'est-à-dire la période couvrant les dates de projets de transactions que l'usager s'apprête à saisir. Lorsque des projets de transactions sont saisis, le logiciel valide les dates par rapport à la période courante de l'usager et affiche un message d'avertissement si la date saisie ne fait pas partie de la période courante.
Il est possible de saisir à partir de cet écran toutes les catégories de transactions des comptes clients, à l'exception des transactions de facturation des travaux en cours provenant du journal (TC), mais ce travail peut être laborieux lorsque plusieurs transactions doivent être enregistrées, particulièrement pour les encaissements et les frais d'administration des clients.
Le logiciel vous propose d'utiliser les fiches des "dépôts des clients" (voir Entrée des dépôts des clients) et des "calculs des frais d'administration" (voir Calcul des frais d'administration) afin générer en lot tous les enregistrements liés aux encaissements au aux frais d'administration.
Objectifs
L'écran du fichier des projets de transactions des comptes clients permet:
•la saisie de données d'écritures spécifiques et/ou le report des données provenant des fiches temporaires de l'Entrée des dépôts des clients et du Calcul des frais d'administration concernant les transactions de comptes clients à enregistrer;
•la validation de ces données;
•la modification (corrections) à ces données.
L'écran illustré ci-dessus se divise en deux sections. La section du haut intitulé Sommaire des transactions des comptes clients est utilisée afin de saisir les données sommaires relatives à un projet de transaction des comptes clients.
La section du bas intitulée Transactions des comptes clients permet de saisir le détail d'un projet de transaction saisi dans la section du haut.
Afin d'accéder au détail d'un projet de transaction contenu dans la section du bas, appuyer sur la touche [F6] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
Afin de retourner à la section du haut relative au sommaire des transactions, appuyer sur la touche [F5] ou encore déplacer le curseur à l'aide de la souris.
La section du haut du fichier des projets de transactions des comptes clients, intitulé Sommaire des transactions des comptes clients, contient les champs suivants:
| Client: | Code de référence du client, liste de sélection disponible |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Date: | Date de la transaction, calendrier disponible |
| Champ format date |
| Saisie obligatoire |
| Facture: | Numéro de la facture concernant laquelle une transaction est saisie |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Com Rel: | Code de référence du commentaire au relevé, liste de sélection disponible |
| Champ relié à la fiche des commentaires des relevés. Voir Fiche des commentaires de relevés des clients. |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Journal: | Valeur attribuée automatiquement par le logiciel |
| Lecture seulement. |
| Valeur selon le code "Com. Rel." défini à la Fiche des commentaires de relevés des clients. |
Commentaire de
| l'écriture: | Description possible de l'écriture |
| Ajout à la version 2.94 |
La section du bas du fichier des projets de transactions des comptes clients, intitulée Transactions des comptes clients, permet de saisir le détail d'un projet de transaction saisi dans la section du haut. Plusieurs enregistrements peuvent être saisis au niveau de cette section pour chacun des enregistrements saisis à la section du haut (Ex: facture incluant TPS et TVQ requiert 3 enregistrements soit: Revenus d'honoraires, TPS et TVQ). Cette section contient les champs suivants:
| Compte: | Code de référence du compte de grand-livre à imputer pour enregistrer la transaction, liste de sélection disponible |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Montant facturé: | Montant d'augmentation du solde du compte client attribuable à la catégorie de transaction représentée par le code de référence du compte de grand-livre saisi ci-dessus |
| Champ format monétaire |
| Saisie obligatoire dans l'un ou l'autre des champs Montant facturé ou Montant crédité (voir ci-dessous) |
| Montant crédité: | Montant de réduction du solde du compte client attribuable à la catégorie de transaction représentée par le code de référence du compte de grand-livre saisi ci-dessus |
| Champ format monétaire |
| Saisie obligatoire dans l'un ou l'autre des champs Montant facturé (voir ci-dessus) ou Montant crédité |
| Nom compte: | Nom du compte de grand-livre |
| Lecture seule |
| Valeur attribuée automatiquement par le logiciel selon le compte de grand-livre sélectionné |
Utilisation des données
Les données inscrites au fichier des projets de transactions des comptes clients seront reportées en lot aux fichiers de données permanentes des comptes clients après avoir été validées et acceptées. Elles sont utilisées afin de générer des rapports qui permettront à l'utilisateur d'effectuer les vérifications requises avant le report des transactions.
Journal de facturation des travaux en cours
Depuis la version 2.90, le journal (TC) a été ajouté. Ainsi, les transactions de facturation provenant des travaux en cours, c'est-à-dire générer avec l'auxiliaire des travaux en cours, seront identifiés au journal (TC). Ces transactions provenant du journal (TC) sont ajoutées directement de la fiche de facturation des travaux en cours aux données permanentes des comptes clients.
La présente fiche peut être utilisée afin d'inscrire certaines transactions de facturation, par exemple une facture de vente (dont le montant est négligeable) ou un crédit. Le journal (JV) est suggéré pour ces transactions. Il est important de noter qu'une écriture de vente qui ne provient pas de la fiche de facturation des travaux ne sera pas tenue compte dans les différents rapports de rentabilité des travaux en cours.
Rapports disponibles
Transactions -
| ventes (JV): | Liste de tous les projets de transactions à être reportées au journal des ventes |
Transactions -
| recettes (CR): | Liste de tous les projets de transactions à être reportées aux caisses-recettes |
Transactions -
| frais (FR): | Liste de tous les projets de transactions à être reportées au journal des frais administratifs |
Transactions -
| général (JG): | Liste de tous les projets de transactions à être reportées au journal général |
Transactions
| complètes: | Liste de tous les projets de transactions à être reportées à tous les journaux |
Ordre d'impression des données (tri)
| Division: | Regroupement des projets de transactions par division du client |
| Associés: | Regroupement des projets de transactions par associé |
| Entités: | Regroupement des projets de transactions par entité légale des clients |
| Groupe-client: | Regroupement des projets de transactions par groupe de clients |
| Facture: | Regroupement des projets de transactions par facture (JV, JG, complètes) |
| Date: | Regroupement des projets de transactions par date |
| Client: | Regroupement des projets de transactions par client |
| Compte: | Regroupement des projets de transactions par compte du grand-livre |
Ajout, modification et suppression d'un enregistrement
Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer un enregistrement au fichier des projets des transactions des comptes clients avant le report de ces transactions aux fichiers des données permanentes des comptes clients.
•Afin d'ajouter un enregistrement, utiliser la touche "â " lorsque le curseur est positionné sur le dernier enregistrement ou encore, utiliser le bouton "+" de la barre d'outils et saisir les données du nouvel enregistrement;
•Afin de modifier un enregistrement, positionnez le curseur sur le champ à modifier et effectuer les modifications;
•Afin de supprimer un enregistrement, positionner le curseur dans un champ de l'enregistrement à supprimer et utiliser le bouton "-" de la barre d'outils.
Lorsque l'utilisateur désire effacer l'ensemble des données inscrites au fichier des projets des transactions des comptes clients, car il constate qu'elles sont toutes ou pour la plupart erronées, il peut accélérer l'opération de suppression en utilisant le bouton Épurer 
situé dans le haut de l'écran.
Report des transactions
Lorsque les transactions au fichier des projets des transactions des comptes clients ont été vérifiées, modifiées le cas échéant et acceptées, l'étape suivante est le report de ces transactions dans les fichiers de données permanentes des comptes clients.
Le report de ces transactions s'effectue par un traitement en lot.
Afin de procéder au report, cliquez sur le bouton Report 
situé dans le haut de l'écran du fichier des projets des transactions des comptes clients.
Suite à ce report, les données du fichier des projets des transactions des comptes clients sont éliminées de ce fichier et sont dorénavant inscrites dans les fichiers de données permanentes des comptes clients.
Le report des transactions s'applique maintenant seulement aux transactions de la division sélectionnée.