Objectifs
Cette fiche est une fiche de travail permettant de générer des écritures de frais d'administration à la fiche des Projets des transactions des comptes clients. Il est toujours possible de saisir directement au fichier des Projets des transactions des comptes clients ces transactions relatives aux frais d'administration, mais ce travail de saisie peut être laborieux, car il nécessite un travail de recherche sur la composition des soldes des factures impayées sur lesquelles des frais doivent être facturés.
Cet écran affiche le détail des factures (numéros de facture et montants) impayées pour les clients sélectionnés et propose un calcul des frais d'administration selon certains critères spécifiés par l'usager. Les écritures sont par la suite générées et transférées en bloc, après acceptation par l'usager, dans le fichier des projets des transactions des comptes clients.
L'écran Calcul des frais d'administration permet de réaliser les étapes suivantes:
•de générer une liste projet des frais d'administration pour chacune des factures impayées à la date de calcul désiré pour l'ensemble des clients ou sur une sélection spécifique de clients.
•d'exclure de ce calcul des frais certaines factures pour lesquels le cabinet ne désire pas facturer de tels frais.
•de générer une seule écriture comptable par client à la Fiche des transactions des comptes clients pour approbation.
ONGLET SÉLECTION DES CLIENTS
L'écran affiché à partir de cet onglet est un écran permettant de sélectionner les clients pour lesquels on désire calculer des frais d'administration.
Lorsque le calcul des frais d'administration doit être effectué pour l'ensemble des clients, aucune sélection n'est requise. cliquez sur l'onglet Options et décocher la case Sélection du rapport de la "Liste projet des frais d'administration".
Sélection des clients
Lorsque le calcul des frais d'administration ne doit être effectué que pour certains clients spécifiques, plusieurs commandes de sélection sont disponibles afin de procéder à la sélection. Ces commandes de sélection sont indiquées et accessibles à l'aide des boutons situés dans la partie supérieure de l'écran ou encore en effectuant un clic droit de la souris sur la grille afin d'accéder à un menu contextuel. Consulter la rubrique Sélection des clients aux fins des rapports qui présentent toutes les particularités et le fonctionnement de la sélection des clients aux fins des rapports.
Vous pouvez afficher seulement les clients sélectionnés en utilisant la case à coche suivante:
ONGLET OPTIONS
Type de rapports
| Détaillé: | Liste projet du résultat du calcul des frais d'administration par client, comprenant le détail des frais calculés pour chacune des factures impayées à la date du calcul spécifiée |
Sélection spécifique ou non des clients
| Sélection: | Cocher la case Sélection du rapport du calcul des frais d'administration. |
| Complet: | Décocher la case Sélection du rapport du calcul des frais d'administration. |
Consulter la rubrique Onglet - Options qui présente le fonctionnement et les particularités des options des rapports.
ONGLET CALCUL ET IMPRESSION
Date de calcul
Sélectionner la date à laquelle le calcul des frais d'administration est effectué (calendrier disponible). Il s'agit de la date spécifiée aux fins de l'identification des soldes impayés sur factures. Cette date est obligatoirement antérieure à la Date des transactions.
Le délai entre la Date des transactions et la Date de calcul dépend de la politique du cabinet en ce qui concerne le nombre de jours qu'il accorde aux clients pour acquitter les factures sans charger de frais d'administration.
Par exemple, si le délai accordé par le cabinet est établi à 31 jours, la Date de calcul sera de 31 jours antérieurs à la Date des transactions. Ainsi, aux fins de la préparation des états de compte et de la charge de frais d'administration en date du 30 novembre 2016 (le 30 novembre 2016 représentant donc la Date des transactions), la Date de calcul sera le 31 octobre 2016 et de cette façon, les frais d'administration chargés sur les états de compte du 30 novembre 2016 seront calculés selon les soldes des factures non acquittées en date du 31 octobre 2016 et aucune charge de frais d'administration ne sera calculée sur les factures émises entre ces deux dates.
La date de calcul est un champ spécifique à l'usager et conservé pour affichage ultérieur.
Date des transactions
Sélectionner la date à laquelle la charge de frais d'administration est effectuée (calendrier disponible). Il s'agit généralement d'une date correspondant à la fin d'un mois aux fins de la préparation des états de compte aux clients. La date inscrite à ce champ sera celle qui figurera sur les états de compte aux clients en regard de la charge d'administration calculée.
La date des transactions est un champ spécifique à l'usager et conservé dans la base de données.
Taux, montant minimum et compte du grand-livre des frais d'administration
Les champs Taux mensuel, Montant minimum et Compte de grand-livre des frais présentent les informations nécessaires au calcul des frais d'administration, ces champs proviennent de la fiche des Paramètres du logiciel sous l'onglet Paramètres - Comptes clients # 1 . Depuis la version 3.2.6, la sélection du compte de grand-livre aux fins du calcul des frais d'administration est modifié. Le compte sélectionné doit correspondre à un compte de revenu indiqué à la Fiche des comptes du grand-livre. Seul un administrateur peut modifier les valeurs de ces champs.
Barre de boutons
La barre de boutons vous permet de sélectionner les actions suivantes:
1. La lecture des données.
2. L'exportation des données.
3. L'impression des rapports.
4. L'épuration des données.
5. La suppression des transactions à zéro.
6. Le report des transactions.
7. Fermeture de la fiche.
cliquez sur le bouton Lecture des données afin de procéder à la lecture et au calcul des frais d'administration en fonction de la Date de calcul sélectionnée et des options choisies à partir de l'onglet Options.
Suite à ce calcul, le résultat de la requête s'affiche à l'écran. La grille contient les champs suivants:
| Division: | Code de référence de la division du client. |
| Client: | Code de référence du client . |
| Nom Client: | Nom du client correspondant au code de référence |
| No Facture: | Numéro de facture dont le montant n'est pas acquitté ou n'est que partiellement acquitté à la Date de calcul |
| Solde: | Solde du montant non acquitté en regard de la facture à la Date de calcul |
| Solde à jour: | Solde du montant non acquitté en regard de la facture à la Date du jour c'est-à-dire à la date actuelle |
| Minimum: | Montant minimum entre le Solde à la Date de calcul et le solde À jour |
| Frais: | Montant des frais d'administration calculés en regard de la facture. Les frais d'administration sont calculés sur le montant Minimum de telle sorte qu'il n'y a pas de calcul de frais d'administration sur une facture acquittée entre la Date de calcul et la Date du jour, évitant ainsi d'avoir à effectuer des corrections ou à créditer des frais d'administration par la suite. |
| Les frais d'administration calculés en regard d'une facture représentent le résultat du produit du Taux mensuel par le montant Minimum pour les clients pour lesquels la valeur Oui est inscrite au champ Frais à la Fiche des clients. Pour les clients pour lesquels la valeur Non est inscrite à ce champ, le résultat du calcul est toujours 0.00 $. |
| Si frais adm. | La Fiche des clients contient le champ Calcul des frais d'administration dans lequel la valeur est Oui ou Non selon que l'on choisit de charger ou non des frais d'administration à ce client sur les factures impayées. Dans les cas des clients pour lesquels la valeur inscrite à ce champ est Oui, le calcul des frais d'administration sera effectué, si ces clients sont sélectionnés à l'écran de sélection du menu courant. Dans les cas des clients pour lesquels la valeur inscrite à ce champ est Non, le résultat du calcul des frais d'administration sera 0.00 $, si ces clients sont sélectionnés à l'écran de sélection du menu courant. |
Ajout, modification et suppression de données
Il est IMPOSSIBLE d'ajouter manuellement ou de modifier des données inscrites à l'écran Calcul des frais d'administration avant le transfert de ces données au fichier des projets des transactions des comptes clients.
Vous pouvez supprimer un enregistrement (une facture spécifique) pour lequel vous ne désirez pas calculer de frais d'administration. Depuis la version 2.96, il est possible de supprimer toutes les factures correspondantes à des factures des frais d'administration en utilisant le bouton "Sup. factures frais'. Une facture de frais représente une facture qui provient du journal des frais "FR" et dont la référence du numéro de facture se termine par "F".
Vous pouvez effacer en bloc l'ensemble des données inscrites à l'écran Calcul des frais d'administration en cliquant sur le bouton Épurer 
et procéder à un nouveau calcul des frais d'administration.
Vous avez toujours la possibilité d''ajouter, de modifier ou supprimer des données relatives au calcul des frais d'administration en procédant au transfert de ces données au fichier des projets des transactions des comptes clients (voir ci-après) et d'effectuer les corrections appropriées à partir de l'écran Transactions des comptes clients.
Calcul composé des frais
La fiche des Paramètres du logiciel sous l'onglet Paramètres - Comptes clients # 1 présente une option sous forme d'une case à cocher "Ne pas inclure les factures des frais d'administration au calcul des frais". Lorsque cette option est activée, ces factures de frais seront exclues lors de la lecture et du calcul des frais d'administration.
Si le cabinet désire un calcul composé, il suffit d'activer cette option et les factures de frais antérieurs et impayés s'ajouteront au calcul en cours.
Impression
Afin d'imprimer les rapports des frais d'administration, cliquez sur l'icône Impression des rapports situés dans la barre d'outils. Un aperçu du rapport avant impression s'affichera à l'écran. Vous pouvez imprimer la grille des résultats en utilisant le bouton à la barre de navigation directement au bas de la grille.
Report des transactions
Lorsque les données à l'écran Calcul des frais d'administration sont affichées, l'étape suivante est le transfert des données au fichier des projets des transactions des comptes clients.
Le transfert des données s'effectue par un traitement en lot. Afin de procéder au transfert des données, cliquez sur le bouton Report des transactions.
Suite à ces opérations, les données transférées au fichier des projets des transactions des comptes clients deviennent des projets de transactions des comptes clients qu'il est possible de consulter et modifier avant de les reporter définitivement au fichier des données permanentes des comptes clients.
Vous devez générer et reporter, une seule fois pour une date précise, les transactions des frais d'administration. Les écritures transférées au projet de transactions des comptes clients seront supprimées de la grille des résultats. Si une écriture spécifique existe déjà au projet de transactions, cette dernière ne sera pas supprimée de la grille et un message indiquera que le report est incomplet.
Options de la grille des résultats
L'utilisation de cette nouvelle grille présente plusieurs options d'affiche, de filtre et d'impression. Consulter la rubrique Utilisation des grilles.