Objectifs
L'analyse des travaux en cours est le résultat de la compilation du montant cumulatif des travaux en cours à n'importe quelle date sélectionnée par l'usager. Le résultat de ce calcul tient compte de toutes les transactions de temps, déboursés, facturations et radiations reportées aux fichiers des travaux en cours jusqu'à la date de calcul sélectionnée.
Cette analyse est utilisée entre autres pour produire le rapport de l'Âge des travaux en cours (liste des travaux en cours ventilée selon la date des transactions) à une date sélectionnée.
Cette analyse est aussi utilisée pour produire le rapport des Travaux en cours détaillés, rapport particulièrement utile dans le cadre de la préparation des factures aux clients car il contient le détail de toutes les transactions accompagnées des commentaires inscrits par les responsables lors de la saisie de leurs feuilles de temps.
ONGLET SÉLECTION DES CLIENTS
Sélection des clients
L'écran affiché à partir de cet onglet est un écran permettant de sélectionner les clients pour lesquels on désire procéder à l'analyse des travaux en cours.
Lorsque le rapport de l'analyse des travaux en cours doit être généré pour l'ensemble des clients, aucune sélection n'est requise. Dans ce cas, la case "Sélection" du rapport correspondant sous l'onglet Options ne doit pas être cochée.
Lorsque la lecture des données des travaux en cours ne doit être effectué que pour certains clients sélectionnés : voir la section Sélection des clients aux fins des rapports.
ONGLET OPTIONS
Rapports disponibles
Rapports |
Description |
Commentaires |
4201 |
Travaux en cours sommaire |
Analyse des travaux en cours regroupés par tâche et par responsable et comprenant le sommaire des transactions de temps, déboursés, facturations et radiations.
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4202 |
Travaux en cours détaillé |
Analyse détaillée des travaux en cours, comprenant le détail de chacune des transactions de temps, déboursés, facturations et radiations.
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4203 |
Âge des travaux en cours |
Analyse sommaire par client indiquant la ventilation des travaux en cours en fonction des dates des transactions.
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4204 |
Âge des travaux en cours et comptes clients |
Analyse sommaire par client indiquant la ventilation des travaux en cours et des comptes clients en fonction des dates des transactions.
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4205 |
Analyse de la facturation et de la radiation.
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Analyse des montants facturés et radiés des écritures de facturation et de radiation et ventilés selon deux périodes en fonction de la date sélectionnée.
Voir les notes du Rapport de l'analyse de la facturation et de la radiation
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4206 |
Liste des travaux en cours par année
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Ventilation des travaux en cours regroupé par année. |
Depuis la version 2.98.0, les colonnes 90-120 jours et 120 jours et plus pour les rapports 4203 et 42004 lorsque ces rapports sont imprimés en format papier légal et en format Paysage.
Les rapports 4205 et 4206 sont ajoutés depuis la version 3.03.00.
ONGLET CALCUL ET IMPRESSION
Date de calcul des travaux en cours
Sélectionner la date de calcul des travaux en cours (calendrier disponible), c'est-à-dire la date à laquelle les rapports d'analyse des travaux en cours sont requis.
Il peut s'agir de n'importe quelle date entre le début d'utilisation du logiciel et la date du jour.
Par conséquent, les rapports d'analyse des travaux en cours peuvent être calculés et générés à n'importe quelle date, actuelle ou antérieure, car les données de transactions aux fichiers des travaux en cours y demeurent de façon permanente.
Bouton de calcul
cliquez sur le bouton Calculer afin d'activer la commande de calcul de l'analyse des travaux en cours en fonction de la date de calcul sélectionnée et des options choisies à partir de l'onglet Options.
Maintenant, il y a un message spécifique lors du calcul des travaux en cours lorsqu’il y a des transactions non reportées (des feuilles de temps, des projets de temps, des projets de déboursés et des projets de factures) inscrites avant la date de calcul des rapports.
Suite à ce calcul, le résultat de la requête s'affiche à l'écran. Il s'agit des données qui seront contenues dans les rapports à être imprimés.
Depuis la version 3.00.03, lors de la lecture des données avec l'option "Toutes les transactions" la procédure de lecture des données sera annulée si le nombre d'enregistrements excède 5 000 transactions. Cette restriction ne s'applique pas lors d'une sélection de clients.
Il est possible d'appliquer un filtre sur l'ensemble des données ainsi obtenues afin d'en extraire les enregistrements répondant à certains critères spécifiés par l'usager aux fins de l'impression des rapports.
Afin d'imprimer les rapports d'analyse, cliquez sur l'icône Impression des rapports située dans la barre d'outils. Un aperçu du rapport avant impression s'affichera à l'écran.
cliquez à nouveau sur cette icône afin de diriger l'impression du rapport vers l'imprimante sélectionnée dans le menu secondaire Configurer l'imprimante du menu Fiche.
Transactions
Non facturé
| seulement: | Les rapports d'analyse affichent seulement les transactions non facturées en date du calcul de l'analyse. Les transactions facturées partiellement antérieurement sont affichées au rapport ainsi que les facturations et radiations reportées à jour sur ces transactions. |
| Toutes les écritures: | Les rapports d'analyse affichent toutes les transactions (de façon sommaire ou détaillée, selon le type de rapport choisi) reportées aux fichiers des travaux en cours des clients sélectionnés depuis le début des transactions pour ces clients, que ces transactions aient été facturées à date ou non. |
Bouton Épurer
cliquez sur le bouton Épurer 
afin d'épurer, si désiré, toutes les données affichées à l'écran résultant de la requête courante.
Cette opération est facultative car ces données seront épurées automatiquement lors d'une requête ultérieure.
Division des clients
Lors de l'ouverture de la fiche, si le bureau utilisent plusieurs divisions et que l'usager n'est pas un administrateur du logiciel, la boîte de sélection des "Divisions des clients" sera initialisée à la division spécifique de l'usager. L'objectif étant de proposer un calcul des données sur la division de l'usager n'est pas un administrateur du logiciel. Cette option n'est pas disponible lors d'un changement d'usager.
Impression du nom du client
Option disponible d'imprimer le nom du client sur plusieurs lignes pour les différents rapports de la fiche. Si non, le nom du client sera tronqué selon l'espace disponible du rapport.