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Voici une liste de procédures qui peuvent être retenues lors d'un changement d'année.
01. Validation et report des transactions de l'année précédente. Voir les notes Onglet des Infos - feuilles de temps.
a). S'assurer de valider et de reporter les transactions de l'année précédente. L'onglet "Infos feuilles de temps" de la fiche des transactions des travaux en cours nous permet de valider ces transactions.
02. Modifier la période autorisée à la fiche des paramètres. Voir les notes Période autorisées pour la saisie des données.
03. Fiche de référence des mandats. Consulter les notes de la Fiche de référence des mandats.
a). Ajout des nouveaux mandats (de référence) à la fiche de référence des mandats. Création des mandats en lot en utilisant le bouton "Copie des mandats 2020". La version 3.3.2 permet de copier les mandats 2022 aux mandats 2023.
b). Fermeture des mandats des années antérieures. Plusieurs options sont disponibles pour la fermeture des mandats en lot.
c). Utilisez le plus possible, l'option des missions unique afin de s'assurer de l'exactitude de la mission des mandats en fonction des services rendus.
04. Ajout en lot des mandats de la nouvelle année. Voir les notes de la fiche Ajout en lot des mandats.
a). Ajout en lot des nouveaux mandats des clients à partir des mandats existants. Par exemple, générer tous les mandats 2021-TL de tous les clients actifs qui ont déjà un mandat 2020-TL.
05. Fiche des clients.
a). Ajout au client bureau ou administratif du mandat de la nouvelle année correspondant au mandat du temps non imputable, par exemple 2022-NI.
b). Fermeture des mandats au client bureau ou administratifs des mandats antérieurs (à la nouvelle année) afin d'inscrire le temps non imputable, par exemple 2020-NI.
c). Identifier les clients actifs qui sont devenus inactifs et modifier leurs statuts à inactif.
06. Fiche des usagers et de groupes
a). Réviser les usagers qui sont maintenant inactifs et décocher la case "L'usager est actif".
b). Réviser les usagers qui sont définis à titre d'administrateur du logiciel. Retirez les usagers inactifs ou les usagers non autorisés.
Onglet - liste des taux horaires
c). Ajout en lot des taux de facturation au premier jour de la nouvelle année (même si les taux n'ont pas changé). Voir les notes Ajout en lot de taux de facturation.
d). Fermeture des périodes autorisées des usagers pour les périodes antérieures à la nouvelle année (dès que les feuilles de temps de l'année précédente sont complétées et reportées).
e). Modifier les nouveaux taux de facturation de la nouvelle année et obtenir l'approbation de l'associé.
07. Facturation ou radiation des clients inactifs. Voir la fiche des Écritures de radiation des travaux en cours.
a). Réviser les montants des travaux en cours des clients inactifs afin de radier ou de facturer le solde. La fiche de écritures de radiation permet d'obtenir ces informations.
08. Facturation ou radiation des mandats annuels.
a). Identifier les mandats internes (qui regroupe le temps de plusieurs clients dans un seul mandat) qui sont utilisés sur une base annuelle. Par exemple, les mandats de tenue de livres, des mandats des T1 dont le temps est regroupé dans un seul client administratif. etc.
b). Réviser les montants des travaux en cours de ces mandats internes afin de les radier ou de les facturer.
09. Facturation ou radiation des mandats avec facturation progressive.
a). Identifier les mandats avec facturation progressive afin de comptabiliser le profit ou la perte sur ces mandats. Vous pouvez générer le rapport # 4202 Travaux en cours détaillé et appliquer un filtre sur le code de déboursé qui correspond au code de la facturation progressive.
10. Imprimer les rapports annuels selon la procédure adoptée par votre cabinet.
a). Certains rapports résument les transactions d'une année comme le rapport des heures mensuelles par responsable, etc.
11. Remise des livres des minutes aux client inactifs.
a). Imprimer la liste des livres des minutes aux clients inactifs. Remettre aux clients inactifs, avec l'autorisation des associés, les différents livres des minutes en inventaire.
12. Réviser et compléter les procédures mensuelles adoptées par votre cabinet. Voir les notes sur les Procédures mensuelles.