Liste des procédures des travaux en cours:

Objectifs

01.

Concilier le solde des travaux en cours au grand-livre au début de la période avec le total des travaux en cours au logiciel de TEC2000. Informations disponibles aux travaux en cours sommaire sous l'onglet "Travaux en cours".  

S'assurer qu'il n'y a aucune écriture qui a été inscrite dans une période antérieure à la période courante au logiciel de TEC2000.

02.

S'assurer que les feuilles de temps et les projets de temps sont reportés. Imprimer le rapport sommaire des feuilles de temps afin de concilier le total des heures par responsables avec le total des heures inscrits au journal des salaires.

S'assurer de l'intégralité des feuilles de temps des travaux en cours et la conciliation avec le journal des salaires.

03.

Concilier le total des déboursés au grand-livre avec le total des déboursés inscrits au logiciel de TEC2000. S'assurer que les déboursés de la période sont reportés.

S'assurer de l'intégralité des déboursés externes et des déboursés inscrits aux travaux en cours.

04.

Valider la séquence et imprimer les numéros des factures non encore inscrites aux travaux en cours. Retracer les factures manquantes et/ou en projet de facturation. Concilier cette liste avec celle de la période précédente.

Utiliser le bouton à la fiche de consultation des transactions des comptes clients qui permet d'obtenir la liste des factures non encore inscrites aux travaux en cours.

S'assurer du suivi des numéros de factures des travaux en cours.

05.

Conserver et classer les documents de facturation en ordre numérique, la facture finale, les brouillons de factures et les notes de facturation.

La copie de la facture finale devrait contenir l'estampe indiquant qui a posté la facture au client et la date de la mise à la poste.  

S'assurer de la conservation des documents de facturation.

06.

Concilier les totaux de facturation et de radiation des différentes factures (documents papier) avec les totaux au journal des factures du logiciel.

S'assurer de l'intégralité des montants de la période.

07.

Inscrire les écritures des travaux en cours et des comptes clients au grand livre et concilier les soldes à la fin de la période avec le total des travaux en cours au logiciel de TEC2000.  Informations disponibles aux travaux en cours sommaire sous l'onglet "Travaux en cours".

S'assurer de l'intégralité des données.

08.

Consulter les "Travaux en cours sommaire" pour toute la période du début de l'année jusqu’à la date de fin de période et concilier avec les soldes cumulatifs aux grand-livre.

S'assurer de l'intégralité des données de toute la période depuis le début de l'année.

09.

S'assurer que les comptes de revenu des comptes clients et des travaux en cours (#3000 et # 3040) et (#3005 et # 3045) devraient cumulés les mêmes montants tout au long de l'année permettant ainsi la conciliation des soldes du sommaire des travaux en cours et les soldes aux grand-livre.

S'assurer de l'exactitude entre les revenus des travaux en cours et des comptes clients.

10.

Imprimer l'âge des travaux en cours et les autres documents en format papier ou numériques selon la procédure adoptée par votre cabinet.

Conservation des documents.

11.

Imprimer les rapports pour les associés selon la procédure adoptée par votre cabinet.

Information divulguée aux associés.

Liste des procédures des comptes-clients:

Objectifs

01.

Concilier le solde des comptes clients au grand-livre au début de la période avec le total des comptes clients au logiciel de TEC2000. Informations disponibles aux travaux en cours sommaire sous l'onglet "Compte-clients".

S'assurer qu'il n'y a aucune écriture qui a été inscrite dans une période antérieure à la période courante au logiciel de TEC2000.

02.

S'assurer d'inscrire tous les dépôts reçus des clients. Concilier le total des dépôts inscrits aux comptes clients avec le total des dépôts selon les livrets des dépôts.

Le rapport "Liste des comptes du grand livre" permet d'obtenir toutes les transactions de la période. Au menu "Consultation / transactions" des comptes clients.

Compléter la conciliation bancaire de la période afin de s'assurer de l'exactitude des encaissements.

S'assurer de l'intégralité des encaissements des clients.

03.

Calculer et générer les écritures des frais d'administration mensuels. Au menu "Transactions / frais d'administration" des comptes clients.

Présenter le projet des frais d'administration à la personne autorisée. Exclure les frais des clients pour lesquels on a reçu des chèques postdatés. Obtenir l'approbation de la personne autorisée et reporter ces transactions.

Inscription des frais d'administration des clients.

04.

Concilier le montant de taxes de vente à remettre avec les revenus d'honoraires de la période et expliquer les écarts.

S'assurer de l'intégralité des taxes perçues.

05.

Inscrire les écritures des comptes clients relatifs aux frais d'administration et des encaissements et concilier les soldes à la fin de la période avec le total des comptes clients au logiciel de TEC2000.  Informations disponibles aux travaux en cours sommaire sous l'onglet "Comptes clients".

S'assurer de l'intégralité des données.

06.

Procéder à une fermeture périodique seulement si vous désirez que les factures payées n'apparaissent pas sur les rapports et les états de comptes des clients.

Option d'affichage des données.

07.

Imprimer l'âge des comptes clients et les autres documents en format papier ou numériques selon la procédure adoptée par votre cabinet.

Conservation des documents.

08.

Imprimer les rapports pour les associés selon la procédure adoptée par votre cabinet.

Information divulguée aux associés.

09.

Imprimer la liste détaillée des comptes clients par associé et les états de comptes des clients regroupés par associés.

Retirer les états de compte:

•avec un solde créditeur,

•ceux dont on a reçu des chèques postdatés,

•dont les factures ne sont pas mises à la poste.

•qui comportent uniquement des frais d'administration.

Obtenir l'approbation de l'associé de l'exactitude des états de compte.

Identifier les cas problématiques afin de les remettre à la personne responsable de la perception.

Identifier sur la liste détaillée des comptes clients les états de compte non remis à la poste.

Mettre à la poste les états de compte selon les procédures adoptées par votre cabinet (lettre, estampe, avis, etc.).

Approbation et conservation des documents.

Voir Fiche des comptes clients dont le solde est nul.

Voir Fiche des factures uniques des comptes clients.