|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: Structure du logiciel > Particularités du logiciel |
Date de calcul des différents rapports
Le logiciel TEC 2000 conserve toutes les données historiques c'est-à-dire toutes les données saisies ou reportées depuis le début de son utilisation. Il est en mesure de compiler des données et de produire les différents rapports à n'importe quelle date désirée, car il n'y a pas de procédures de fermeture mensuelle ou annuelle. Il est donc possible de générer le rapport de l'âge des travaux en cours à n'importe quelle date de l'année courante ou de toute année précédente.
Si désiré, l'administrateur du programme peut toutefois épurer les fichiers de transactions afin de supprimer toutes les données relatives à un client.
Facturation des travaux en cours - Écritures automatiques et options
Lors de la facturation, l'ensemble du temps et des déboursés attribuables à chacune des factures produites doit être identifié et éliminé du solde des travaux en cours.
De plus, lors de la facturation des travaux en cours, des surplus de facturation ou des radiations doivent généralement être constatés afin d'annuler le solde des travaux en cours attribuable aux clients pour lesquels des factures sont produites.
Le logiciel TEC 2000 permet d'effectuer ces opérations de façon automatique, en fonction d'options de calculs choisies par l'usager pour chacune des factures. Cette particularité du logiciel fait en sorte que la saisie et l'imputation des facturations des travaux en cours s'effectuent de façon extrêmement rapide et efficace.
En effet, le logiciel est en mesure de générer automatiquement l'écriture permettant d'affecter toutes les transactions de temps et de déboursés non facturés jusqu’à ce jour, et ce, pour chacun des clients pour lesquels des factures sont produites.
Concernant les surplus de facturation ou les radiations, le logiciel est en mesure de les répartir entre tous les responsables ayant imputé du temps au niveau du dossier faisant l'objet de la facturation, et ce, au prorata du temps de chacun sur l'ensemble du temps à facturer.
Ces transactions sont générées automatiquement dans un fichier de projets de factures des travaux en cours. Il est possible de consulter et modifier ces transactions avant de les transférer définitivement au fichier des travaux en cours.
Le logiciel laisse évidemment la possibilité à l'usager de saisir lui-même le détail des travaux en cours qu'il veut spécifiquement affecter à des facturations ainsi que le montant et la ventilation des radiations.
Cette méthode de ventilation des surplus de facturation et radiations au prorata des travaux en cours imputés par chacun des responsables dans chacun des codes de tâches par rapport au total des travaux en cours facturés pour chaque client, permet d'assurer une meilleure gestion de la rentabilité des responsables.
Rapports d'analyse des travaux en cours
Les rapports d'analyse des travaux en cours des clients calculés à n'importe quelle date sélectionnée peuvent être imprimés pour l'ensemble des clients ou encore pour des clients sélectionnés. Ces rapports peuvent être imprimés selon des formats détaillés ou sommaires.
Ces rapports d'analyse constituent un outil très efficace lors de la préparation des factures aux clients car ils contiennent toute l'information accumulée depuis la dernière facturation ainsi que les commentaires indiqués par les responsables lors de la saisie de leurs feuilles de temps concernant les tâches particulières ou additionnelles dans chacun des mandats.
Rapports d'analyse du temps
Les rapports de l'analyse du temps permettent de connaître la rentabilité exacte de chacun des employés et/ou associés. Ils indiquent pour chaque personne impliquée dans la réalisation des mandats, le montant de facturation, le montant des radiations, le coût ainsi que le bénéfice brut réel réalisé.
Ces rapports d'analyse peuvent être produits à partir de données sélectionnées selon différents critères par exemple pour une période sélectionnée, pour un groupe de clients sélectionnés, etc.
Budgets et gestion du temps
Le logiciel TEC 2000 comporte un menu permettant de préparer les budgets des mandats en heures et en dollars. Cet aspect du logiciel constitue un outil précieux au niveau de la planification du temps des employés et au niveau de l'atteinte de rentabilité dans la réalisation des mandats. Il permet de planifier le nombre d'heures par mois à consacrer aux mandats par chaque personne concernée (l'associé, les professionnels comptables, le département de fiscalité, les techniciens, le secrétariat, etc.), et ce, pour tous les types de tâches prévues.
Une option du logiciel permet de faciliter grandement cette étape de préparation des budgets : une procédure d'importation dans le budget courant des données concernant les heures réelles consacrées à un client pour des périodes antérieures et/ou des mandats antérieurs est disponible.
Lorsque l'usager choisit cette option, il peut immédiatement visualiser à son écran de budget courant les données réelles antérieures en heures et en dollars, déjà ventilées par mois, par responsables et par types de tâches et faire les modifications désirées pour ainsi obtenir le budget courant.
Ce menu comporte aussi la possibilité de budgéter les radiations de temps selon un taux prédéterminé ou défini à chaque mandat spécifique.
Lorsque les budgets sont préparés, plusieurs options de rapports sont disponibles afin de répondre à une gamme de besoins en terme d'outils de gestion. Par exemple, un rapport des heures prévues par mois et par responsable peut être produit permettant ainsi de visualiser rapidement l'utilisation du temps des employés. Ce rapport permet entre autres d'identifier les surplus ou manques de personnel, ou encore s'il y a surcharge de travail pour certains employés, et, ainsi, de revoir l'attribution des mandats ou les dates de réalisation de mandats.
Il est aussi possible de produire un rapport des revenus d'honoraires prévus pour un groupe de clients ou pour l'ensemble des clients du cabinet ou encore pour un groupe de clients ayant la même entité légale (compagnies, particuliers, etc.). Ce dernier rapport peut s'avérer fort utile dans la planification du personnel pour une saison d'impôts de particuliers.
Suivi des mandats
Le logiciel TEC 2000 comporte un menu permettant de gérer efficacement le suivi dans la réalisation des mandats.
Il est conçu de façon à ce que les différents responsables impliqués dans la réalisation des mandats saisissent, dans les fiches des mandats au fur et à mesure de leur avancement, les dates suivantes :
•date de l'entrée du mandat ou d'entrée des documents du client;
•date du début du travail;
•date du transfert du dossier au département de la révision;
•date de fin de révision;
•date du projet;
•date du final;
•date de livraison du mandat complété.
Traitements en lots
Les transactions affectant les travaux en cours et les comptes clients sont traitées par lots.
Les transactions sont dans un premier temps inscrites dans un fichier de projets de transactions à partir duquel des journaux de projets de transactions peuvent être générés et imprimés aux fins de vérification et de validation. Lorsqu'acceptées, les transactions sont reportées en lot vers les fichiers concernés de données permanentes.
Cette particularité du logiciel en constitue un atout majeur du fait qu'elle assure la fiabilité des données reportées aux fichiers permanents.
Gestion de la correspondance
Le logiciel TEC 2000 permet de faciliter la gestion de la correspondance.
Il offre la possibilité de définir au niveau des paramètres jusqu'à 10 types de correspondances en fonction de clients ciblés. Par exemple, un type de lettre pourrait être défini afin d'inviter les clients ciblés à communiquer avec le cabinet relativement à la préparation des relevés fiscaux (T-4, Relevés 1, T-5, etc.).
La fiche des clients contient des champs permettant de choisir les correspondances applicables à chacun des clients.
Autres accessoires
Le logiciel TEC 2000 comporte des menus permettant d'effectuer efficacement la gestion d'autres activités du cabinet telles que:
•confirmations bancaires, suivi des dates d'envoi et de retour et liste des institutions financières;
•gestion de l'inventaire des dossiers physiques, liste des types de dossiers, lieu et/ou numéro de boîte d'archivage, date d'archivage;
•gestion de l'inventaire des livres de minutes appartenant aux clients;
•gestion de l'envoi de courrier recommandé, dates d'envoi, destinataires, commentaires et numéros de référence;
•gestion de la liste des administrateurs.