ONGLET DES PROJETS DES DÉBOURSÉS
En activant l'onglet Projet des déboursés à l'écran du fichier des transactions, l'écran ci-dessous est affiché. Il s'agit de l'écran du fichier des projets des déboursés.
Objectifs
L'écran du fichier des projets des déboursés permet:
•la saisie de données de projets des déboursés;
•la validation des données de projets des déboursés;
•la modification (corrections) des données de projets des déboursés;
Lors de la saisie de données, des options d'affichage sont disponibles afin que les valeurs inscrites aux champs de l'enregistrement précédent s'affichent par défaut aux champs de l'enregistrement courant. L'utilisateur peut sélectionner les champs pour lesquels il choisit cette option en activant l'onglet Options et en cochant les cases appropriées dans le carré Projet des déboursés.
L'ordre d'affichage des données saisies dans ce fichier peut être sélectionné en cochant la case appropriée dans le carré Tri situé dans le bas de l'écran.
Le fichier des projets des déboursés contient les champs suivants:
| Report: | Permet un report sélectif des transactions |
| Saisie optionnelle |
| Client: | Code de référence du client, liste de sélection disponible |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Déboursé: | Code de référence du déboursé, liste de sélection disponible |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Date TEC: | Date du déboursé à enregistrer, calendrier disponible |
| Champ format date |
| Saisie obligatoire |
| Valeur par défaut: date du jour de l'enregistrement |
| Mandat: | Code de référence du mandat, liste de sélection des mandats actifs pour ce client disponible |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Référence: | Numéro de semaine de l'année civile (01 à 52) |
| Champ numérique |
| Valeur attribuée automatiquement par le logiciel |
| INI: | Imputable ou non imputable au client (I ou NI) |
| Champ alphanumérique |
| Saisie obligatoire |
| Valeur par défaut: valeur attribuée à cette caractéristique pour ce type de déboursé, à la Fiche des déboursés |
| Unités: | Nombre d'unités du déboursé (Ex: 1.00) |
| Champ numérique |
| Saisie obligatoire |
| Coût: | Coût unitaire du déboursé |
| Champ monétaire, format "0.00" |
| Saisie obligatoire |
| Valeur par défaut: coût unitaire de ce type de déboursé, à la Fiche des déboursés |
| Taux: | Taux de facturation unitaire du déboursé |
| Champ monétaire, format "0.00" |
| Saisie obligatoire |
| Valeur par défaut: taux de facturation unitaire de ce type de déboursé, à la Fiche des déboursés |
| Commentaire: | Champ défini pour indiquer tout commentaire jugé utile. Ex:"Consultation pour relations de travail" |
| Champ alphanumérique |
| Saisie facultative |
Utilisation des données
Les données inscrites au fichier des projets des déboursés seront reportées en lot aux fichiers de données permanentes des travaux en cours après avoir été validées et acceptées. Elles sont utilisées afin de générer des rapports qui permettront à l'utilisateur d'effectuer les vérifications requises avant le report des transactions.
Rapport disponible
Liste des projets de feuilles des déboursés
La sélection du rapport du fichier des projets de déboursés s'effectue en activant l'onglet Options et en cochant la case Déboursés du carré Sélection du rapport.
Ajout, modification et suppression d'un enregistrement
Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer un enregistrement au fichier des projets de déboursés avant le report de ces transactions aux fichiers des données permanentes des travaux en cours.
•Afin d'ajouter un enregistrement, utiliser la touche "â " lorsque le curseur est positionné sur le dernier enregistrement, ou utiliser le bouton "+" de la barre d'outils, ou appuyer sur la touche [Insert] et saisir les données du nouvel enregistrement;
•Afin de modifier un enregistrement, positionnez le curseur sur le champ à modifier et effectuer les modifications;
•Afin de supprimer un enregistrement, positionner le curseur dans un champ de l'enregistrement à supprimer et utiliser le bouton "-" de la barre d'outils ou appuyer sur les touches [Ctrl+Suppr].
Lorsque l'utilisateur désire effacer l'ensemble des données inscrites au fichier des projets des déboursés car il constate qu'elles sont toutes ou pour la plupart erronées, il peut accélérer l'opération de suppression en utilisant le bouton à cet effet 
situé dans le bas de l'écran.
Report des transactions
Lorsque les transactions au fichier des projets de déboursés ont été vérifiées, modifiées le cas échéant et acceptées, l'étape suivante est le report de ces transactions dans les fichiers de données permanentes des travaux en cours.
Le report de ces transactions s'effectue par un traitement en lot.
Depuis la version 2.82, le report des transactions est limité aux transactions dont les dates sont comprises dans la période autorisée par le logiciel. Les transactions admissibles au report (dont la case report est cochée) et qui ne sont pas comprises dans période autorisé par le logiciel ne seront pas reportées et la case report sera décochée.
Afin de procéder au report, cliquez sur le bouton Report 
situé à gauche au bas de l'écran du fichier des projets des déboursés.
Suite à ce report, les données du fichier des projets des déboursés sont éliminées de ce fichier et sont dorénavant inscrites dans les fichiers de données permanentes des travaux en cours.
Suite à ces opérations, la valeur des transactions de déboursés qui ont été reportées est ajoutée au calcul de la valeur des travaux en cours.
Fonctionnement
Lors de l’ajout d’un déboursé, l’usager doit inscrire le client, le mandat et le code de déboursé désiré.
Les valeurs des champs INI, Coût unitaire, Taux unitaire sont retenues (par défaut) pour chacun de ces champs à la table des projets des déboursés.
L’usager n’a plus qu’à inscrire le nombre d’unités et un commentaire facultatif afin de conclure une transaction.
Le logiciel calculera le coût total et le montant facturable en fonction du nombre d’unités, du coût unitaire et du taux unitaire.
Voici les conditions de bases, pour l’ajout des projets de déboursés, à moins de modifier les options à la fiche des paramètres.
1). Un déboursé inactif (selon la table de référence des déboursés) n’est pas autorisé.
2). Un changement de statut (I/NI) d’une écriture des projets de déboursés n’est pas autorisé.
3). Un changement de taux d’une écriture des projets de déboursés n’est pas autorisé.
4). L’ajout d’un déboursé non imputable (NI) à un client autre que les clients définis à titre de bureau n’est pas autorisé. Voir l’option # 04.
Voici d’autres considérations qui ne sont pas liées à des options:
a). Lors de l’ajout d’un déboursé non imputable (NI), le taux retenu est toujours de zéro.
b). L’ajout d’un déboursé imputable (I) à un client défini à titre de bureau n’est pas autorisé.
c). Le taux unitaire d’un déboursé imputable (I) doit être supérieur à zéro.
Si l’usager désire inscrire un crédit, il est possible d’inscrire un nombre d’unités en négatif tout en conservant un taux unitaire positif.
Un usager peut, tout temps, consulter l’onglet des transactions incomplètes afin de valider chacune des transactions des projets des déboursés.
À la fiche des paramètres, sous l’onglet « Travaux en cours # 4 », des options sont possibles concernant les déboursés.
Voir les notes Paramètres - Travaux en cours # 4.