Afin de générer les écritures de facturation de travaux en cours, vous devez indiquer la sélection des clients des travaux en cours qui doivent être facturés. Lors de l’acceptation des données relatives aux projets de factures (étape 1 de 5), le logiciel procède à l’ajout des mandats à la liste des clients /mandats correspondants au numéro de client déjà inscrit.
Par la suite, vous devez indiquer les autres clients des travaux en cours qui doivent être facturés au numéro de facture correspondant en utilisant le bouton Sélection des clients /mandats. Vous pouvez sélectionner plusieurs clients à facturer aux travaux en cours même si la facture des comptes clients se rapporte obligatoirement à un seul client.
Le logiciel va ajouter à la liste des clients/mandats tous les mandats du client que vous avez sélectionné.
Il y a seulement trois (3) champs que vous pouvez modifier, soient :
| Ajout: | Indique si le mandant sélectionné doit être inclus au calcul des Tec. Les écritures des travaux en cours sont automatiquement générées dès la sélection d’un mandat spécifique. |
| Date de calcul : | Indique la date de calcul des Tec pour ce mandat particulier. La date de calcul par défaut est celle indiquée au projet des factures. Cette date peut être différente pour un mandat en particulier. |
| Dès que cette date est modifiée, le champ Solde Tec est révisé en fonction de cette nouvelle date et les écritures des travaux en cours sont automatiquement générées et/ou révisées en conséquence. |
| Ferme MDT: | Indique au logiciel de procéder à la fermeture du mandat lors du report des transactions. |
Lors d'un report d'une facture des travaux en cours, le logiciel vérifie si le solde de chacun des mandats sélectionnés immédiatement avant le report est le même que le solde obtenu lors de la sélection de ces mandats aux fins de la facturation. Dans les versions
Les écritures des travaux en cours sont automatiquement générées dès la sélection d’un mandat (en cochant la case Ajout) à la liste des clients / mandats (voir l’onglet Écritures de facturation des travaux en cours).
Lorsque la sélection d’un mandat (en décochant la case Ajout) est annulée, les écritures des travaux en cours correspondantes sont supprimées.
Dans l’exemple présenté, deux clients seront inclus au calcul des écritures de facturation des travaux en cours. Le montant de la facture est de 2 600 $ et le mode de calcul choisi est le (PR) prorata.
Version 3.03.03 et 3.03.03.1 Fermeture des mandats
Dans les versions précédentes, lorsque la case "Ferme MDT" d'un mandat était cochée, ce mandat était fermé lors du report de cette facture. Depuis cette version, le mandat sera fermé seulement si ce mandat est sélectionné dans les transactions des travaux en cours. La procédure de fermeture des mandata a été optimisée < la version 3.03.03.1.
MAJ des soldes - autorise le report des factures même si le solde d'un mandat a été modifié
Lors d'un report d'une facture des travaux en cours, le logiciel vérifie si le solde de chacun des mandats sélectionnés immédiatement avant le report est le même que le solde obtenu lors de la sélection de ces mandats aux fins de la facturation. Dans les versions précédentes à la version 2.95.00, le logiciel obligeait l'usager de réviser ces soldes en utilisant le bouton "MAJ des soldes". Cette révision des soldes annulait la sélection des transactions de travaux en cours et obligeait l'usager à recommencer cette sélection.
Lorsque cette option est activée, sous l'onglet Paramètres - Travaux en cours # 2 à la fiche des paramètres, et que le solde d'un mandat immédiatement avant le report sera différents du solde de ce mandat, un message sera affiché à l'usager lui indiquant ces changements. L'usager aura le choix d'utiliser le bouton "MAJ des soldes" avant le report ou d'effectuer le report sans changement.