L'envoi des factures par courriel est restreinte aux conditions suivantes:
1). Seul un usager autorisé à la fiche des usagers ou un administrateur du logiciel (si l'option correspondante est cochée à la fiche des paramètres) peut utiliser cette option.
2). Seuls les clients autorisés (voir l'onglet "Fiches des clients 3/3") aux fins des envois des relevés clients par courriel peuvent être sélectionnés pour l'envoi des factures par courriel.
3). Toutes les données nécessaires à l'envoi du courriel ne peuvent être modifiées.
a). l'adresse de courriel du client provient de la fiche du client,
b). le message d'accompagnement provient de la fiche des messages prévus à cet effet.
c). utiliser l'adresse de courriel de l'expéditeur au lieu de l'adresse de courriel du bureau (selon les options selon l'onglet "Courriels du bureau" à la fiche des paramètres).
d). ajouter l'adresse du courriel du bureau en CC (selon les options selon l'onglet "Courriels du bureau" à la fiche des paramètres).
e). ajouter l'adresse de l'expéditeur (usager) en CC (selon les options selon l'onglet "Courriels du bureau" à la fiche des paramètres).
Envoi d'une facture par courriel avant le report de l'écriture de facturation des travaux en cours
Un usager autorisé peut expédier une facture approuvée par courriel si toutes les conditions sont remplies. L'usager devra s'assurer que les données de cette facture ne seront pas modifiées avant le report cette facture. Un message indiquant que la facture en cours a déjà été expédiée par courriel est affiché dans les situations suivantes:
a). avant l'édition d'une écriture de facturation à la fiche des factures papier (V.3.1.3). Consulter les notes de la fiche Factures papiers des clients,
b). avant l'édition d'une écriture de facturation à la fiche des projets des factures des travaux en cours (V.3.1.3). Consulter les notes de la fiche Étape 6/7: Factures papiers.,
c). avant la suppression d'une écriture de facturation des travaux en cours par un usager qui est un administrateur (V.3.1.3). Consulter les notes de la fiche Consulter ou supprimer une facture reportée.
La suppression d'une écriture de facturation (projet et non reportée) et dont la facture papier est déjà expédiée par courriel n'est plus autorisée par un usager qui n'est pas un administrateur.
La suppression d'une écriture de facturation (facture approuvée et reportée) et dont la facture papier est déjà expédiée par courriel n'est plus autorisée par un usager qui n'est pas un administrateur.
Facture en format PDF
L'onglet "Comptes-clients # 2" de la fiche des paramètres offre l'option de générer un fichier en format PDF lors de chaque 'impression d'une facture client en version finale. Ce fichier sera déposé au répertoire prévu à cet effet et portera le nom [no de facture-date(date et heure de l'impression)-usager.PDF]. Par exemple, la facture # 67676 en date du 2017-01-01 et imprimée le 14 juillet 2017 par l'usager AP sera 67676-01-01-2017(14-07-2017-09-18-20)-AP.PDF.
Cette procédure permet de conserver une copie de toutes les factures imprimées en version finale.
Version 3.2.2
La version 3.2.2 prévoit l'ajout de nouvelles options pour l'envoi des courriels. Consulter les notes Paramètres - Courriels du bureau. Selon ces nouvelles options, l'adresse de courriel de retour d'un courriel peut être l'adresse de courriel d'un usager unique ou l'adresse de courriel de l'expéditeur. Ce nouveau champ "Adresse de courriel de retour" est ajouté sous l'onglet "Expéditeur".
Version 2.98.4
Depuis la version 2.98.04, la case "Confirmation de lecture du courriel" est cochée par défaut et permet à l'expéditeur du courriel d'obtenir une confirmation de lecture du courriel expédié.
Table des factures papier générées en format PDF
Depuis la version 2.97.00, les données liées à l'impression d'une facture finale sont conservées dans une table de données prévue à cet effet. Ainsi, lors de l'envoi d'une facture par courriel, le fichier (le plus récent) généré en format PDF sera annexé au courriel correspondant.
L'usager est en mesure de consulter ce fichier avant l'envoi par courriel. Le logiciel proposera même de le consulter, si l'usager ne la pas déjà fait, avant de l'expédié.
Le logiciel n'est pas en mesure de retracer un fichier généré avant la version 2.97.00. Dans ce cas, vous pouvez imprimer à nouveau la facture papier client en format final et toutes les données seront disponibles pour cette option.
Message annexé au courriel
Le message d'accompagnement est défini à la fiche des messages des courriels dont la référence est "FACTURE". Cette fiche est accessible par le bouton "Fiche des messages - courriels" sous l'onglet des options de la fiche des rapports des comptes clients et par le bouton "Fiche des messages" de la fiche des envois des relevés par courriels. Cette fiche est disponible seulement aux administrateurs du logiciel.
Possibilité de joindre un autre fichier (fichier annexé) au courriel d'une facture
La fiche des divisions contient un champ « Fichier courriel facture » permettant d'inscrire le nom d'u fichier (avec son extension). Lorsque ce champ contient le nom d'un fichier, ce dernier sera annexé au courriel de la facture sélectionnée pour l'envoi par courriel. Ce fichier doit se retrouver au sous-répertoire « Rapports » du répertoire de TEC2000. Par exemple, ce fichier pourrait décrire les modalités de paiement de la division du cabinet.
Le ficher annexé sera le fichier inscrit à la fiche des divisions et correspondant à la division du client de la facture expédiée.
Exemple de l'envoi d'une facture:
Envoi par courriel complété
Suite à l'envoi du courriel, la table des données des relevés et des factures sera mise à jour. Ce bouton 
vous permet d'accéder à cette fiche des relevés et des factures expédiées par courriel.