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Fiche de gestion des factures papier des clients

 

Sous l'onglet "Facturation des comptes clients" vous avez le bouton "Factures des clients" qui vous permet d'accéder à la fiche de gestion des factures papiers des clients.

 

 

Accès à la fiche des factures papier destiné aux clients

 

Si l'option de produire la facture papier par le logiciel est activée à la fiche des paramètres, L'écriture nécessaire à l'enregistrement de la facture papier sera automatiquement ajoutée à la fiche de gestion des factures papiers des clients.

 

 

Ventilation des montants lors de l'ajout d'une facture

 

Lors de l'ajout d'une facture, le montant inscrit à titre de montant non taxable à la fiche des écritures de facturation sera inscrit sur la facture comme déboursé non taxable. Le montant taxable sera inscrit à titre d'honoraires taxables. L'usager peut modifier cette répartition (taxable ou non) selon la présentation désirée sur la facture. Le montant inscrit aux champs "TPS, TVH et TVQ" ne peuvent être modifiés, car ils proviennent de l'écran de facturation des travaux en cours. Le champ "TVH" a été ajouté à la version 2.99.0.

 

 

Sélection du texte d'une facture papier destiné aux clients

 

Le texte de la facture peut être copié à partir d'une facture existante, à partir d'une facture modèle ou manuellement.

 

 

Rapport prédéfini ou rapport personnalisé

 

Pour chacune des factures, vous pouvez utiliser un rapport prédéfini ou sélectionner un rapport personnalisé aux fins de l'impression de la facture. Vous pouvez assigner un modèle de rapport par défaut pour chacune des divisions.

 

 

Envoi d'une facture par courriel

 

La version 2.97.00 est la première version permettant l'envoi d'une facture par courriel. Il s'agit plutôt de l'envoi du fichier en format PDF généré lors de l'impression d'une facture finale au client correspondant.

 

Depuis la version 3.1.1, le bouton sera de couleur lorsque le client est admissible à l'envoi des courriels.  Un client est admissible à l'envoi par courriel, lorsque le champ "Envoi des factures et des états de compte par courriel" est coché à la fiche des clients, sous l'onglet 3/3. Depuis la version 3.1.3, le bouton courriel est accessible seulement si le nombre d'impressions de la facture est plus grand que zéro.

 

 

Édition ou suppression d'une facture déjà expédiée par courriel

 

Depuis la version 3.1.3, lors de l'édition d'une facture, un message sera affiché afin de confirmer (autoriser) l'édition de la facture déjà expédiée par courriel. L'usager doit s'assurer qu'aucune modification ne sera effectuée par la suite. De plus, la suppression d'une facture déjà expédiée par courriel (de l'enregistrement sélectionné)  n'est plus autorisée par un usager qui n'est pas un administrateur.

 

 

Sélection du rapport

 

Depuis la version 3.1.0, lors de l'acceptation des modifications à l'enregistrement d'une facture papier ce message apparaîtra "Ce modèle de rapport est inactif." lorsque le modèle de rapport sélectionné est inactif.

 

Le logiciel ne modifiera pas le statut d'une facture papier en mode projet lorsque des changements sont effectués au champ "Impression du logo".

 

L'accès à la fiche des rapports modèles  n'est plus réservé seulement aux administrateurs du logiciel, mais plutôt sujet des droits d'accès accordés aux usagers. Consulter les notes Gestion des modèles des rapports des factures des clients.

 

 

Ajout de la version 3.0.0

 

•Couleur des cellules

 

Les cellules de la grille qui sont en lecture seule sont affichés avec une couleur différente afin d"identifié les champs modifiables.

 

•Ajout d'un nouveau champ # Imp.

 

Ce nouveau champ cumul le nombre d'impression d'une facture approuvée (version finale du texte et des autres conditions).  Des qu'une facture passe en mode projet, ce champ est initialiser à zéro.

 

•Consulter une facture ou l'ensemble des factures

 

Lors de l'ouverture de la fiche, vous avez accès à la facture sélectionnée à l'écran de facturation des travaux en cours. Cependant, vous avez l'option de consulter la facture courante, les factures en projets de texte, les factures projets non reportés (selon l'écran de facturation des tec) et toutes les factures émises par le logiciel.

 

La version 3.00.0 modifie les paramètres de lecture des factures lorsque la sélection "Factures reportées" est retenue. La sélection des factures correspondra aux transactions de la période correspondante à la période des rapports de l'usager. Ainsi, l'usager peut consulter, et imprimer en format PDF, toutes les factures de la période sélectionnée.

 

 

Étapes afin de compléter une facture papier destinée aux clients

 

•Ventiler les montants entre les honoraires et déboursés taxables et les honoraires et déboursés non taxables si ces montants sont différents des montants par défaut. Par exemple, lorsque l'usager désire présenter distinctement sur la facture un déboursé taxable ou non.

•Compléter, s'il y a lieu, les champs additionnels disponibles sur la facture.

•Compléter le texte de la facture à partir d'une facture existante, d'un modèle ou manuellement.

•Approuver la facture finale.

•Imprimer la facture papier avant le report de l'écriture de facturation des travaux en cours.

 

Copier les texte d'une facture existante

 

Le bouton vous donne accès à la fiche de sélection du texte des factures déjà existantes. Si la facture en cours contient déjà du texte, le logiciel vous demandera de confirmer avec la question suivante,

"Le mémo courant  contient déjà du texte. Voulez-vous quand même poursuivre ? avant d'afficher la fiche de sélection du texte. Voir les notes de la fiche Copie du texte d'une facture existante.

 

Changements de statut d'une facture papier en version projet (version finale -> version projet)

 

Le logiciel modifiera (automatiquement) le statut de la facture papier en mode projet lorsque des changements sont effectués aux champs suivants:

 

Transactions non reportées seulement:

 

 

Voici un exemple de l'écran avant la version 3.1:

 

 

 

Voici un exemple de l'écran avant la version 3.00.00:

 

 

 

Version 2.99.0

 

Avant la version 2.99.0, lors de la copie du texte d'une facture existante (ou du texte d'un modèle de facture), le format du texte était modifié automatiquement à sa valeur par défaut, soit "Tahoma 10" sans retenir aucun format particulier.  

 

Depuis la version 2.99.0, lors de la copie du texte d'une facture existante (ou du texte d'un modèle de facture) le format du texte source conserve ses particularités comme des caractères en gras ou toute forme particulière. L'usager peut utiliser le bouton afin d'appliquer le format par défaut.