L'onglet Courriels du bureau permet de définir les paramètres et les options nécessaires à l'envoi des courriels.
L'Envoi en lot des relevés des clients par courriel est accessible à la fiche de l'âge des comptes-clients .
L'Envoi d'une facture par courriel est accessible à la fiche Fiche des factures papiers des clients.
Version 3.3.1
Les trois (3) adresses de courriel possibles (expéditeur, de retour et de confirmation de lecture) permettent maintenant toutes les possibilités entre l'adresse de courriel de l'usager, l'adresse de courriel du bureau ou 'adresse de courriel de la division du client.
La case "Utiliser l'adresse courriel de l'usager à titre d'expéditeur" est remplacée par une boîte de sélection
afin de sélectionner l'adresse de courriel de l'expéditeur:
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Courriel de l'expéditeur |
Description |
1. |
Adresse de courriel de l'usager |
L'adresse de courriel de l'usager (inscrite à la fiche des usagers et groupes) sera retenue comme adresse de courriel de l'expéditeur.
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2. |
Adresse de courriel du bureau |
L'adresse de courriel du bureau sera retenue comme adresse de courriel de l'expéditeur.
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3. |
Adresse de courriel de la division du client
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L'adresse de courriel de la division du client (inscrite à la fiche des divisions) sera retenue comme adresse de courriel de l'expéditeur. |
Avec ces options, le cabinet peut choisir d'utiliser comme adresse de courriel de l'expéditeur une adresse fixe comme l'adresse de courriel du bureau, une adresse fixe pour chacune des divisions ou encore l'adresse du l'usager connecté au logiciel.
L'adresse de courriel de retour, advenant une réponse du destinataire, peut être l'adresse de courriel de l'usager, l'adresse de courriel du bureau ou l'adresse de courriel de la division du client.
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Courriel de retour |
Description |
1. |
Adresse de courriel de l'usager |
L'adresse de courriel de l'usager (inscrite à la fiche des usagers et groupes) sera retenue comme adresse de courriel de retour.
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2. |
Adresse de courriel du bureau |
L'adresse de courriel du bureau sera retenue comme adresse de courriel de retour.
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3. |
Adresse de courriel de la division du client
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L'adresse de courriel de la division du client (inscrite à la fiche des divisions) sera retenue comme adresse de courriel de retour. |
L'option des accès SMTP est modifiée par l'ajout de l'option # 4.
Options de sélection de l'accès SMTP.
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Paramètres |
Description |
1. |
Aucune authentification |
Aucune authentification n'est requise pour l'envoi des courriels.
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2. |
Authentification unique |
L'adresse de courriel de l'usager et le mot de passe SMTP de l'usager définis sous la section Accès SMTP.
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3. |
Authentification de l'usager |
L'adresse de courriel (bureau) de l'usager et le mot de passe SMTP de l'usager inscrits à la fiche des usagers et groupes seront retenus aux fins de l'accès au serveur SMTP.
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4. |
Authentification du bureau |
L'adresse de courriel de l'usager bureau et le mot de passe SMTP de l'usager bureau seront retenus aux fins de l'accès au serveur SMTP.
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L'adresse de courriel de confirmation de lecture, disponible pour l'envoi des factures, peut être l'adresse de courriel de l'usager, l'adresse de courriel du bureau ou l'adresse de courriel de la division du client..
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Courriel de confirmation de lecture |
Description |
1. |
Adresse de courriel de l'usager |
L'adresse de courriel de l'usager (inscrite à la fiche des usagers et groupes) sera retenue comme adresse de confirmation de lecture.
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2. |
Adresse de courriel du bureau |
L'adresse de courriel du bureau sera retenue comme adresse de courriel de confirmation de lecture.
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3. |
Adresse de courriel de la division du client
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L'adresse de courriel de la division du client (inscrite à la fiche des divisions) sera retenue comme adresse de confirmation de lecture. |
Le rapport des relevés comprend maintenant les "Relevés des clients # 4".
La case à cocher "Inclure un fichier (PDF) pour chacun des envois par courriel" est retiré.
Le nouveau bouton "Informations SMTP" présente les informations suivantes:
Lorsque l'option de confirmation de lecture est activée (disponible lors de l'envoi d'une facture par courriel) et que le destinataire a lu un courriel lui étant expédié un courriel de confirmation de lecture est alors émis par le destinataire. L'ajout d'une nouvelle boîte de sélection permet de sélectionner l'adresse de courriel de confirmation de lecture entre ces trois (3) adresse possibles.
Actuellement l'option de confirmation de lecture est disponible uniquement lors de l'envoi d'une facture par courriel en cochant la case "Confirmation de lecture du courriel". Voir les notes Envoi d'une facture par courriel.
Actuellement, l'option de confirmation de lecture n'est pas retenue pour l'envoi de relevés en lot.
Version 3.2.2
Ajout du champ "Mot de passe SMTP de l'usager bureau" et de l'option de sélection de l'adresse de retour des courriels à la rubrique Configuration. L'authentification exigée est remplacée par une option de sélection d'accès sous la rubrique Accès SMTP.
Certains serveurs SMTP (pour l'envoi des courriels) exigent une authentification lors de la connexion. L'ajout d'un nouveau champ et l'ajout de nouvelles options permettent définir différentes configurations selon les besoins des cabinets.
Options de sélection de l'adresse de retour des courriels.
L'adresse de retour d'un courriel est l'adresse courriel qui sera proposée lorsqu'un destinataire désire répondre à un courriel.
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Paramètres |
Description |
1. |
Adresse de l'expéditeur |
Avant la version 3.3.2, l'adresse de l'expéditeur était l'adresse courriel du bureau sauf si l'usager avait coché la case "Utiliser l'adresse courriel de l'usager à titre d'expéditeur".
Cette option peut être utilisée lorsque l'expéditeur du courriel est un usager unique (comme l'adresse de courriel du bureau). |
2. |
Adresse de l'usager qui a expédié le courriel |
L'adresse de courriel de l'usager qui a expédié le courriel sera retenue comme adresse de retour.
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Options de sélection de l'accès SMTP.
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Paramètres |
Description |
1. |
Aucune authentification |
Aucune authentification n'est requise pour l'envoi des courriels.
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2. |
Authentification unique |
L'adresse de courriel de l'usager et le mot de passe SMTP de l'usager définis sou la section Accès SMTP.
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3. |
Authentification par usager |
La sélection sera en fonction de la case "Utiliser l'adresse courriel de l'usager à titre d'expéditeur".
Lorsque cette case n'est pas cochée: L'adresse de courriel bureau et le mot de passe SMTP bureau seront retenus aux fins de l'accès au serveur SMTP.
Lorsque cette case est cochée: L'adresse de courriel (bureau) de l'usager et le mot de passe SMTP de l'usager inscrits à la fiche des usagers / groupes seront retenus aux fins de l'accès au serveur SMTP.
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Paramètres
Voici les paramètres nécessaires à l'envoi des courriels.
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Paramètres |
Description |
1. |
Adresse de courriel du bureau |
L'adresse de courriel du bureau et définie à titre d'expéditeur des courriels. |
2. |
Adresse SMTP |
L'adresse SMTP.
Exemples: , smtp.bellnet.ca
Consulter votre technicien afin d'obtenir votre adresse SMTP et le port utilisé par votre ordinateur. |
3. |
Port SMTP |
Le port SMTP (valeur par défaut: 25) |
4. |
Mot de passe SMTP de l'usager bureau |
Mot de passe SMTP de l'usager bureau aux fins de l'accès au serveur SMTP |
5. |
Rapport des relevés |
Inscrire le modèle du rapport des relevés du cabinet (1,2 ou 3). |
6. |
Option de sélection de l'adresse de retour des courriels. |
Nouvelle sélection de l'adresse de retour:
a). adresse de l'expéditeur. b). adresse de l'usager.
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Accès SMTP
Certaines configurations exigent une authentification afin d'accéder au serveur SMTP. Ces champs ont été ajoutés à la version 2.99.0.
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Description |
1. |
Option de sélection d'accès SMTP
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Nouvelle sélection d'accès SMTP:
a). aucune authentification b). authentification unique. c). authentification par usager.
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2. |
Usager. |
Inscrire le code d'usager aux fins de l'identification unique.
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3. |
Mot de passe: |
Inscrire le mot de passe aux fins de l'identification unique.
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Options pour l'ensemble des courriels
L'option d'expédier certains rapports par courriel est accessible aux usagers spécifiquement autorisés à la fiche des responsables.
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Options pour les rapports |
Description |
1. |
Autorise les administrateurs à expédier des factures des clients. |
Autorise les administrateurs à l'envoi des factures par courriel. |
2. |
Ajouter l'adresse de courriel du bureau en cci. |
L'adresse de courriel du bureau est ajoutée à titre de destinataires du courriel. |
3. |
Ajouter l'adresse de l'usager en cc.
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L'adresse de courriel de l'usager est ajoutée à titre de destinataires du courriel. |
4. |
Utiliser l'adresse de courriel de l'usager à titre d'adresse de l'expéditeur |
Utilise l'adresse de courriel de l'usager à titre d'adresse de l'expéditeur au lieu de l'adresse de courriel du bureau. |
Options pour l'envoi des relevés en lot des clients
L'option d'expédier les relevés des clients par courriel est accessible aux usagers spécifiquement autorisés à la fiche des responsables.
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Paramètres pour les relevés en lot des clients |
Description |
1. |
Autorise les administrateurs à expédier certains rapports des courriels. |
Autorise les administrateurs à l'envoi des relevés des clients en lot par courriels. |
2. |
Sélection des clients selon la division de l'usager. |
La sélection des clients pour l'envoi des relevés des clients en lot est limitée aux clients de la division de l'usager. |
3. |
Générer un fichier en format PDF pour chacun des envois par courriel. |
Création d'un fichier en format PDF pour chacun des envois par courriel dans un répertoire ("Relevés") prévu à cet effet. |
4. |
Relevé des clients personnalisés |
Lorsque cette case est cochée, le rapport personnalisé sera sélectionné aux fins de l'impression des relevés papier et pour l'envoi par courriel. |
5. |
Limite d'un seul relevée par client. |
L'envoi d'un second courriel à un client n'est pas autorisé pour un relevé déjà expédié pour cette même date. |
6. |
Exclure les relevés des clients de la période courante. |
Les relevés des clients dont toutes les transactions sont incluses dans la période courante sont exclus de la sélection des relevés aux fins de l'envoi en lot.
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