Objectifs
L'écran de la fiche des divisions permet la saisie de données et la mise à jour du fichier des divisions et contient les champs suivants:
Fiche des divisions |
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Champs |
Requis |
Format |
Description
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Division
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OUI |
N |
Code de référence de la division. |
Description |
OUI |
A |
Description de la division.
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Facture client |
OUI |
N |
Code de référence des rapports personnalisés aux fins de l'impression des factures des clients.
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Client NI |
NON |
A |
Code de référence d'un client dont les transactions de temps seront limitées seulement à des transactions non imputables.
Possibilité de définir un client NI par division.
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Débours Imp.
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OUI |
O/N |
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Chacun de ces champs représente une option et/ou un champ déjà défini dans la table des usagers.
Les quatre champs suivants permettent d'appliquer ces options à tous les usagers de la division |
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|---|---|
Ajout des champs suivants: |
Description |
"FT DBT FIN" |
Cette option permet de mettre à jour l'heure de "Fin" de l'entrée précédente lors du report de la transaction courante. Si la case est cochée, le champ "Mise à jour du champ Fin précédent" sera coché (activé) à tous les usagers actifs de cette division. Voir la rubrique Options aux feuilles de temps et transactions des tec
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"HC" (heures calculées) |
Option de calculer les heures selon la durée (correspondant au champ "HC" des feuilles de temps et des projets de temps) . Si la case est cochée, le champ "Calcul des heures selon la durée" sera coché (activé) à tous les usagers actifs de cette division.
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"TEMPS MIN" |
Permets d'indiquer si l'option d'appliquer un temps minimum est applicable ou non. La valeur minimale est inscrite au champ "HRES MIN PRCT". Si la case est cochée, cette option sera activée à tous les usagers actifs de cette division.
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"HRES MIN PRCT" |
Permets d'indiquer le pourcentage en heures comme valeur minimale à chacune des transactions de temps. Si cette valeur est modifiée et que l'option précédente est activée, cette valeur sera assignée à tous les usagers actifs de cette division.
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"MDTS FT"
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Permet d'afficher la grille des mandats à la fiche des feuilles de temps. Si la case est cochée, le champ "Affiche la grille des mandats" sera coché (activé) à tous les usagers actifs de cette division.
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Options applicables à tous les usagers de la division:
Ajout des champs suivants: |
Description |
|---|---|
"COMM" TEMPS" |
Lorsque cette option est activée, les usagers de la division doivent inscrire un commentaire aux transactions de temps.
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"COMM. BÉBOURS" |
Lorsque cette option est activée, les usagers de la division doivent inscrire un commentaire aux transactions des déboursés.
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Champs aux fins de l'impression des relevés des clients
Les champs suivants sont utilisés pour l'impression des relevés des clients et applicables selon la division du client.
Fiche des divisions - informations reliées aux relevés des clients |
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Champs |
Requis |
Format |
Description
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Nom du bureau
|
OUI |
A |
Nom du bureau |
Adresse * |
NON |
A |
Adresse
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Ville et province * |
NON |
A |
Ville et province
|
Code postal * |
OUI |
A |
Code postal
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Tel. bureau * |
OUI |
N |
Tel. du bureau
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Télécopie * |
OUI |
N |
Télécopie
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Contact * |
NON |
A |
Contact
|
* Si aucune valeur n'est inscrite, la valeur du champ correspondant à la fiche des paramètres sera retenue.
Possibilité de joindre un fichier annexé aux courriels
Depuis la version 2.97.1, la fiche des divisions contient un champ « Fichier courriel facture » permettant d'inscrire le nom du fichier (avec son extension). Lorsque ce champ contient le nom d'un fichier, ce dernier sera annexé au courriel de la facture sélectionnée pour l'envoi par courriel. Ce fichier doit se retrouver au sous-répertoire « Rapports » du répertoire de TEC2000. Par exemple, ce fichier pourrait décrire les modalités de paiement de la division du cabinet.
Depuis la version 3.31, la fiche des divisions contient un champ « Fichier courriel relevé » permettant d'inscrire le nom d'un fichier (avec son extension). Lorsque ce champ contient le nom d'un fichier, ce dernier sera annexé au courriel des relevés. Ce fichier doit se retrouver au sous-répertoire « Rapports » du répertoire de TEC2000. Par exemple, ce fichier pourrait décrire les modalités de paiement de la division du cabinet.
Ces deux champs sont disponibles pour chacune des divisions. Le fichier annexé sera le fichier inscrit à la fiche des divisions et correspondant à la division du client de la facture ou du relevé expédié.
Enregistrement obligatoire
Le fichier des divisions est un fichier source pour le fichier des clients qui est lui-même un fichier source pour les fichiers des transactions des travaux en cours et des comptes clients. Le champ Division est un champ obligatoire au fichier des clients. Il est donc obligatoire de maintenir en tout temps au moins un enregistrement afin de permettre la saisie de données au fichier des clients.
Suppression d'un enregistrement
Il est impossible de supprimer un enregistrement au fichier des divisions si cette division est déjà assignée à un client. Dans ce cas, la suppression d'un enregistrement sera possible uniquement si la référence à cette division, dans la fiche des clients, est modifiée pour une autre valeur.
Vous pouvez modifier la référence d'une division pour une autre valeur, à l'ensemble des clients, en utilisant la procédure à cet effet à la fiche du Traitement en lot.
Utilisation des données
Les données inscrites au fichier des divisions constituent des données sources qui sont utilisées lorsque des données sont saisies au fichier des clients.
Les données au fichier des divisions permettent aussi, entre autres:
•de valider la valeur du champ Division lors de saisie de données au fichier des clients;
•d'appliquer un filtre sur le champ Division au fichier des clients;
•l'impression des différents rapports disponibles, triés en fonction des divisions.
Type de rapport
| Liste des divisions: | Liste de tous les champs |
Ordre d'impression des données (tri)
| Référence: | Tri croissant selon le champ Division |
| Alphabétique: | Tri alphabétique selon le champ Description de la division |
Version 3.3.2
Ajout de deux (2) nouvelles options disponibles pour chacune des divisions. L'option de toujours retenir l'associé du client comme associé du mandat et l'option de toujours retenir le directeur du client comme directeur du mandat.
Ces options sont activées en cochant les cases "Ass. Mdt = Ass. client" et/ou "Dir. mdt = Dir. client".
Ces options seront possibles seulement si les données (avant l'activation d'une de ces options répondent déjà au critère de l'option sélectionnées). Si les données ne répondent pas aux critères de l'option, un administrateur du logiciel peut utiliser les boutons [MAJ des associés mandats] et/ou e bouton [MAJ des directeurs mandats] afin de mettre è jours les donnes existantes.
Ajout du champ "MDTS FT" à la fiche et à la grille des résultats sous la rubrique "Options appliquées à tous es responsables".