Objectifs
Cette nouvelle fiche a été ajoutée afin de définir et de gérer les différents rapports aux fins des DAS TPS TVQ et de la tenue de livres.
Contrairement aux Relevés et formulaires annuels, ces rapports se rapportent à une fin de période (mois) et sont répétitifs selon une période spécifique (annuelle, trimestriel, etc..)
Champs |
Description |
ID * |
Compteur interne (assigné automatiquement par le logiciel) |
Client * |
Le numéro de client (assigné automatiquement par le logiciel) |
Année * |
Année du rapport |
Fin mois* |
La fin du mois du rapport |
Mandat |
Lié au mandat sélectionné aux fins des budgets. Champ optionnel. |
Rapport * |
Le type de rapport selon la fiche de référence des rapports |
Période * |
La période du rapport selon la fiche de référence des périodes |
Modifié * |
Indique si le rapport est un rapport modifié |
Actif * |
Indique si ce rapport est en cours de production |
Non produit |
Indique si ce rapport est non produit par le cabinet (code non production <> 0) |
Code non pro. |
Sélection d'un code de non production et accès à la fiche correspondante |
Responsable * |
Le responsable de la préparation de ce rapport |
Réviseur |
Le réviseur selon la fiche de référence des responsables |
Entrée** |
La date d'entrée des documents nécessaires |
Cours |
La date en cours de réalisation |
Révision |
La date du début de la révision |
Révisé |
La date de fin de la révision |
Posté le** |
La date de la mise à la poste du rapport |
Posté par** |
Responsable qui a posté ce rapport |
Référence |
Libre. Ex. la référence de poste Canada d'un courrier recommandé |
Facture |
Libre. Numéro de facture du cabinet comptable |
Data |
Indique qu'au moins un champ optionnel contient une donnée. |
Date asc. |
Indique qu'une date est inscrite au champ "Entrée" et que l'ordre des dates inscrites (si d'autres dates sont inscrites) est ascendante. Le titre du champ a été modifié de OK à date asc. |
* champs dont la saisie est obligatoire pour l'ajout d'un enregistrement
** champs dont la saisie est obligatoire pour modifier le statut du champ "Actif".
Fiche de référence des rapports
L'onglet des rapports présente le bouton 
qui permet l'accès à la fiche de référence des rapports.
Voir la Fiche de référence des rapports.
Fiche de référence des périodes
L'onglet des rapports présente le bouton 
qui permet l'accès à la fiche de référence des périodes.
Voir la Fiche de référence des périodes.
Fiche des codes de non production
L'onglet des rapports présente le bouton 
qui permet l'accès à la fiche des codes de non production.
Voir la Fiche des codes de non production des rapports.
Fiche de l'ajout en lot des rapports
L'onglet des rapports présente le bouton 
qui permet l'accès à la fiche de l'ajout en lot des rapports.
Voir l'Ajout en lot des rapports
Mémo
Le bouton 
donne accès à un éditeur de texte qui permet de compléter le champ Mémo.
Option à la fiche des paramètres sous l'onglet travaux en cours # 3
Lorsque cette option est activée sous l'onglet "Travaux en cours 3" de la fiche des paramètres, un nouveau rapport est créé automatiquement lorsqu'un rapport est approuvé (statut inactif). Cette option facilite la gestion des rapports au fur et à mesure de leur utilisation, car les rapports à produire sont toujours à jour.
Rapport disponible relié à l'onglet DAS TPS TVQ TL
Liste des rapports TPS DAS TL.
Versions 3.2.5 et 3.3.4
Le fonctionnement de cette fiche a été révisé à la version 3.2.5 et la version 3.3.4 (en développement) . Ces changements visent principalement à éviter la suppression des données par des usagers non autorisés et de restreindre l'édition au responsable de dossier, à un usager autorisé (version 3.3.4) et à un administrateur.
Lorsque la case "Actif" est cochée, cela indique que le rapport correspondant à l'enregistrement est en cours de réalisation. Les fonctions d'édition ou de suppression seront différentes si le rapport est en cours de réalisation et s'il est final (approuvé).
Résumé du fonctionnement
|
Commentaires |
Rapports complétés (approuvées ou complet) |
|
Suppression |
La fiche des divisions comprend un nouveau champ qui précise les usagers autorisés (ou non) à supprimer un enregistrement approuvé ou complété.
Voir les notes de la Fiche des divisions.
|
Édition |
Seul un administrateur peut éditer un tel enregistrement.
|
|
|
Rapports en cours de réalisation (projet) |
|
Suppression |
Seuls le responsable assigné au dossier, un usager autorisé (version 3.3.4) ou un administrateur peuvent supprimer un enregistrement d'un rapport en mode projet.
La fiche des responsables comprend un nouveau champ qui permet de définir un responsable à titre d'usager autorisé (aux fins de supprimer un enregistrement des rapports).
|
Édition |
Seuls le responsable assigné au dossier, un usager autorisé (version 3.3.4) ou un administrateur peuvent modifier un enregistrement d'un rapport en mode projet.
La fiche des responsables comprend un nouveau champ qui permet de définir un responsable à titre d'usager autorisé (aux fins d'éditer un enregistrement des rapports).
|
Version 3.3.4
La version 3.3.4 comprend les changements suivants:
1). Rapport 2306 Liste des rapports TPS DAS TL:
Ce rapport présente l'ajout d'un tri et d'un regroupement additionnel basé sur le champ client. Ce nouveau tri permettra d"afficher le nom du client lorsque l'usager désire un regroupement par responsable et par clients.
2). Données requises afin d'indiquer qu'un rapport est complet (actif = non):
a). Lorsque le rapport est produit par le cabinet, les champs "Entré", "Posté le" et Posté par" doivent être complétés afin d'être en mesure de modifier le statut champ "Actif" à inactif. Tous les autres champs sont facultatifs.
b), Lorsque le rapport n'est pas produit par le cabinet, il faut sélectionner un code de non production (un code différent de zéro) et inscrire une note dans le champ commentaire et cocher la case "Non produit".
3). Possibilité de définir un usager autorisé:
La fiche des responsables comprend un nouveau champ qui permet d'autoriser un responsable (ou plusieurs responsables) à éditer ou supprimer un enregistrement de la table des "Rapports DAS TPS TL" et ce, uniquement pour les rapports (projets) en cours de réalisation.
3). Possibilité de restreindre la suppression des données.
La fiche des divisions comprend un nouveau champ "Code de suppression Dastpstl" qui précise les autorisations de suppression et ce, uniquement pour les rapports (approuvés ou complétés). Voir les notes de la Fiche des divisions.
Nouvelle fonctionnalité à la version 3.3.4, l'ajout des champs "Non prod." et "Code non pro."
L'ajout de ces nouveaux champs permettra de spécifier que le rapport correspondant n'est pas produit par le cabinet. Dans cette situation, les champs requis afin de modifier le statut du champ "Actif" (actif à inactif) seront différents.
Modifier le statut du champ "Actif" lorsque le rapport en cours est en cours de production (actif = Oui)
Lorsqu'un rapport est en cours de production et que l'on désire indiquer qu'il est terminé il faut modifier son statut à inactif (décocher a case Actif). Tel que mentionné précédemment, les champs "Entré", "Posté le" et Posté par" doivent être complétés et la case de validation "OK' des données doit être cochée afin d'être en mesure d'effectuer ce changement.
Modifier le statut du champ "Actif" lorsque le rapport en cours n'est pas produit par le cabinet
Lorsqu'un rapport n'est pas produit par le cabinet, il faut sélectionner un code de non production (un code différent de zéro) et inscrire une note dans le champ commentaire et cocher la case "Non produit".
Lié le rapport en cours à un mandat
Développement en cours.